Efikasno vođenje dokumentacije unutar preduzeća

U poslovanju se generira mnogo dokumentacije. Obrada i pravilna klasifikacija je često neuredan proces koji može uzrokovati uska grla, dokument se izgubi ili se na njega zaboravi. U nastavku objavljujemo intervju sa Simonom Pangeršičem, PANTHEON konsultantom iz kompanije Datalab SI d.o.o. u kojem ćemo objasniti kako ukloniti ove i druge probleme pri radu s dokumentacijom unutar preduzeća ili računovodstvenog servisa.

 

Kako pravilno urediti i organizirati dokumente?

Preduzeća svakodnevno dobivaju i izdaju veliki broj dokumentacije, tako da je od presudne važnosti pravilno uređivati i organizirati dokumentacija. U videu niže pogledajte primjer klasifikacije dokumenata u DMS-u.

 

 

Preduzeća ili računovodstveni servisi mogu prikupljati informacije o svojim klijentima, zaposlenicima i raznim dokumentima na različitim mjestima, u različitim formatima: u PANTHEON-u, na papiru, elektronski, pa čak i u raznim aplikacijama. Stoga je informacije teško konsolidirati ili pronaći na jednom mjestu. Kako se može riješiti ovaj problem?

DMS smo u potpunosti integrirali u sve forme u PANTHEON-u, tako da korisnik može brzo i lako pristupiti informacijama koje su mu potrebne za rad.

U priloženim video snimcima niže, prikupili smo za vas primjere upotrebe u pojedinačnim odjelima unutar poduzeća:

• Komercijala / prodaja – POGLEDAJTE VIDEO
• Kadrovska služba – POGLEDAJTE VIDEO
• Proizvodnja – POGLEDAJTE VIDEO
• Računovodstvo – POGLEDAJTE VIDEO

 

Predstavio si nam kako brzo i jednostavno urediti ili tražiti dokumente. Pogledajmo sada kako teče razmjena i obrada različitih podataka. Poslovni procesi su ti koji daju dokumentnom sistemu dodatnu prilagodljivost i učinkovitost pri radu s dokumentima. S njima DMS postane “živ” te nam po koracima pomaže pri obradi dokumenata.

Tako je. Više ne moramo brinuti hoćemo li zaboraviti korak ili izostaviti neke informacije. Mnogi poslovni procesi se pripremaju na web serverima. Međutim, možemo ih sami dizajnirati prema specifičnim potrebama našeg preduzeća.

U videu u prilogu pogledajte primjer u kojem kupac koristi vlastitu metodu potvrđivanja faktura, pa smo u skladu sa time dizajnirali prilagođene poslovne procese za njega u PANTHEON-u.

 

U video snimci u prilogu pogledajte primjer u kojem kupac koristi vlastitu metodu potvrđivanja faktura, pa smo u skladu s time dizajnirali prilagođene poslovne procese za njega u PANTHEON-u.

Računovođa, jedan od naših klijenata prima mjesečne račune i drugu dokumentaciju od raznih klijenata u namjenski elektronski sandučić. Sada više ne treba čuvati e-mail priloge, ispisivati ih i spremati u registratore. PANTHEON-ov server za automatizaciju pokreće poslovni proces koji osigurava da se sadržaj e-pošte i svi priloženi dokumenti prenesu u DMS u odgovarajuću bazu podataka njegovog klijenta.

Pogledajte primjer u videu niže.

Ostanimo još malo na razmjeni. Korištenje skeniranja i e-mail-a je prilično zastario način razmjene dokumentacije. eRazmjena je mnogo prikladnija. Svaki elektronski račun želimo pouzdano proslijediti kupcu putem odgovarajućeg eSandučića. Ali i ovdje želimo istu garanciju isporuke koju smo imali klasičnom poštom, za sve papirne fakture. Kako to postižemo?

Sada za svaki subjekt možemo pojedinačno odrediti putem kojeg sandučića razmjenjujemo dokumente s našim redovnim kupcima. Objašnjavamo kako u videu niže.

 

Do sada je razmjena u PANTHEON-u bila prilično komplicirana, jer ste morali ručno provjeravati poštanski sandučić svakog poslovnog partnera.

Da, prilično komplicirano. Krivica je isključivo na nama, jer smo se fokusirali na jedan proces i nismo vidjeli širu sliku.

Poboljšanje je bilo izuzetno jednostavno: kada se PANTHEON pokrene, on radi potpuno isto kao i u fizičkom svijetu. Prvo ujutro provjerimo šta ima u sandučiću i uzmemo cijeli paket pošte. PANTHEON ga preuzima iz eRazmjene poštanskih sandučića ili adrese elektronske pošte i arhivira u DMS.

Za poznate i standardizirane dokumente – na primjer primljene eRačune, eNarudžbe, eIsporuke i eKompenzacije, odmah pokreće odgovarajuće zadatke i preusmjerava ih odgovarajućim ljudima u preduzeću. Ostale označava kao neklasificirane i predaje na prijem.

 

Što nam je potrebno za efikasno obrađivanje dokumenata unutar preduzeća na predstavljen način?

Korisnicima je prvo potreban paket za izabrani format pohrane. Oni mogu izabrati jedan od tri oblika skladištenja dokumenata ili njihovu kombinaciju.

Na ovom mjestu želim istaknuti da paket eDokumentacije možete dobiti po cijeni jedne kafe mjesečno.

Pored paketa za skladištenje dokumenata, potreban je i paket elektronske razmjene dokumenata. Za korisnike s većim brojem razmijenjenih dokumenata dostupni su mjesečni paketi, pri čemu korisnik dobiva fakturu na kraju obračunskog mjeseca.

Za one koji imaju malo manje ovih dokumenata, prikladniji su prepaid paketi, koji nisu vremenski ograničeni. Kada se paket potroši, jednostavno se naruči novi.

Paketi obuhvaćaju transakcije raznih logističkih dokumenata od eRačuna, eNarudžbenice, eDostavnice i – kao što ćemo kasnije vidjeti – također sve više računovodstvenih/finansijskih dokumenata – na primjer eKompenzacije.

Za više informacija predlažem da se obratite našim prodajnim savjetnicima na 033 652 101 ili na godigital@datalab.ba.