Online poslovanje uz PANTHEON Web Light i Granule

U intervjuu s Dejanom Kontićem, vođom PANTHEON prodaje iz Datalab SR d.o.o., predstavljamo online poslovanje uz PANTHEON Web Light i Granule.

Dejane, često u kompanijama PANTHEON koriste samo pojedini zaposleni, dok su neki moduli, kao što je Evidencija radnog vremena, potrebni svim zaposlenima. Zato smo za njih pripremili poseban metod licenciranja – tzv. Granule. Možete li nam objasniti šta su granule?

Bez obzira da li se bavite uslužnom delatnošću, ugostiteljstvom, stručnim uslugama, prodajom ili drugim djelatnostima, Granule vam omogućavaju da rješenje prilagodite baš po svom ukusu i potrebama.

Granula je dodatna usluga za sve korisnike rješenja PANTHEON Web. Povezan je sa imenovanim korisnikom i bazom podataka, što znači da svaka granula mora biti povezana sa određenim zaposlenim u određenoj kompaniji.

Saželi smo opšta objašnjenja o granulama u video snimku ispod*:

Koliko koštaju granule? Koja je cijena i kako ih naši korisnici mogu naručiti?

U zavisnosti od funkcionalnosti dostupne su na sljedećim linkovima:

• Evidencija radnog vremena –  više
• Online putni nalozi –  više
• Dokumenti i zadaci –  više
• B2B naručivanje –  više
• Nadzorna ploča –  više

Granule aktivirate preko korisničkih stranica.

Prijavu na korisničke stranice možete izvršiti preko PANTHEON-a i komande: Pomoć | Sadržaj pomoći.

Dodatne usluge mogu naručiti ovlaštena lica u kompaniji. Ukoliko imate bilo kakvih problema sa naručivanjem, obratite se našoj službi prodaje na 033 652 101 ili pišite na godigital@datalab.ba.

Upotreba Granula je dostupna u PANTHEON-u od verzije 10.0.29.10. Korisnici PANTHEON hostinga mogu odmah da počnu da koriste Granule. To smo omogućili nadogradnjom hosting baze, koja je obavljena tokom vikenda, između 4. i 6. novembra 2022. godine.

Osjetite nove dimenzije poslovanja bez papira. Sve što vam treba je najmanje jedna PANTHEON Web Light licenca i izbor bilo koje granule!

Veoma pristupačno. Pogotovo ako uzmemo u obzir sve vrijeme koje će korisnici uštedjeti kada više ne moraju da prepisuju podatke.
Da li Granule mogu da koriste samo korisnici cloud-a?

Za korisnike PANTHEON Cloud je aktivacija Granula najjednostavnija. Sve što treba da urade je da odu na korisničke stranice Datalab-a i, kao što je opisano u prethodnoj tački (ili u videu u prilogu ispod), aktiviraju Granule. Moguće je aktivirati jednu ili više granula u samo jednom koraku, ali je uvijek moguće naknadno ispraviti, povećati ili čak smanjiti ovaj broj.

Mjesečni trošak granula biće automatski izračunat.

Korisnici cloud-a će odmah vidjeti svoje korisnike i izabrati kojem korisniku će dodijeliti koju Granulu. Moguće je podesiti samo jedan posao ili nekoliko različitih Granula za svakog korisnika.

Kada su u pitanju korisnici PANTHEON-a koji imaju svoju lokalnu bazu podataka, na istoj korisničkoj stranici (kao što je pomenuto u prethodnom pasusu ili prikazano na video snimku) prvo klikom na dugme Dodaj lokalnu WEB bazu podataka, baza podataka i njeni korisnici su dodati za izbor Granule. Dalji koraci u vezi sa dodjelom broja i vrste granula su isti kao i za Cloud.

Konačno, u PANTHEON Web Light-u, administrator prenosi Granule korisniku preko dugmeta Osvježi. Jednom kada se bilo koja Granula dodijeli korisniku, on gubi pristup licenci PANTHEON Web Light (ako je je ranije imao). Saznajte više o samom procesu aktivacije u videu u prilogu ispod:

 

Na prvom mjestu ste spomenuli Evidenciju radnog vremena Granula. Šta nam ova Granula omogućava?

S obzirom na to da Slovenija već priprema izmjenu zakona o evidenciji radnog vremena, dok ćemo mi ostali prepisivati, po ovom zakonu biće potrebno da se evidencija rada vodi isključivo u elektronskom obliku, a ne više u Excel-u ili na papiru. Shodno tome, ova granula je upravo za ovu svrhu. To je kompletna online, elektronska evidencija rada.

Zaposleni koji imaju pristup Granuli Evidencija radnog vremena mogu mu pristupiti uvijek, bez obzira gdje i kako rade, bilo da je to redovan rad u kancelariji, rad od kuće ili na terenu. U ovoj Granuli je moguće zabilježiti na kojim projektima ili odjeljenjima rade naši zaposleni.

Svaki zaposleni ima pregled obavljenog posla, koji se kasnije uzima u obzir pri obračunu plate, kao i direktan uvid u svoj prekovremeni ili eventualni manjak radnog vremena.

U ovoj evidenciji zaposlenik vodi evidenciju o svojim odsustvima i ima pregled dana godišnjeg odmora: i onih koji su raspoređeni za ovu godinu, onih koji su već iskorišteni i preostalih dana odmora.

Evidencija radnog vremena vam je predstavljena u videu u prilogu:

 

Ali šta je sa pregledom prisustva zaposlenih? Gdje i kako mogu provjeriti šta članovi mog tima rade, na primjer?

Rad od kuće donio je nove izazove u praćenju ovog segmenta. Zanima nas gdje je zaposlenik, ko danas radi od kuće, ko je na službenom putu, pa čak i ko je koliko radio, na kojem projektu i slično.

Ono o čemu ste pitali možete provjeriti u Pregledu prisutnosti. U tom dijelu menadžer ili vođa tima može provjeriti status prisutnosti svog tima, za sve podređene zaposlenike, u realnom vremenu. Možete provjeriti koje radne obaveze trenutno imaju; da li su na odmoru, rade od kuće ili na poslovnom putu, sa kojim klijentom su i koliko dugo.

U granuli Evidencija radnog vremena korisnici mogu upravljati i pratiti SVE podatke o redovnom radu i drugim vrstama poslova, koji su potrebni za naknadni obračun zarada u PANTHEON-u, bez uvoza tabela ili drugih zapisa. Svi ovi sati se takođe mogu izvesti u Excel ili odštampati ako je potrebno.

Pregled prisutnosti predstavljamo u videu ispod:

 

Božićni i novogodišnji praznici se bliže. Očekuje se da će biti veći broj zahtjeva za odobrenje odsustva. Koliko je lako obraditi zahtjeve za odsustvo?

Jednostavna obrada zahtjeva i odobravanje zahtjeva za odsustvo je veoma važna potreba onih koji vode tim. U posljednje vrijeme, odobrenja za odsustvo su prenijeta sa HR na menadžere timova.

 

 

U evidenciji radnog vremena imamo mogućnost lakog potvrđivanja raznih vrsta reklamacija kroz poslovni proces koji je prilagođen potrebama korisnika. Na ovaj način možemo potvrditi:

1. odsustva kao što su slobodni dani i praznici,
2. zahtjevi za prevremeni odlazak sa posla ili odlaganja ili zahtjevi za službeno putovanje
3. zahtjevi za promjenu smijena, zahtjevi za razne sastanke…

Zaposleni može lako poslati zahtjev za odobrenje odsustva kroz poslovni proces. Menadžer će primiti zahtjev na svoju adresu e-pošte i može ga lako potvrditi ili odbiti koristeći svoj mobilni telefon.

Zaposleni će moći da provjeri šta se dešava sa njegovim potraživanjem; da li je u postupku potvrđivanja, da li je uopšte odbijen i razlog odbijanja, ako ga je menadžer unio.

Kada odsustvo ili zahtjev za odsustvo potvrdi vođa tima, to će se automatski evidentirati u kalendaru odsustava, za kasniji i odgovarajući obračun plate u klasičnom PANTHEON-u.

Upoznajte kratku prezentaciju Potvrđivanja potraživanja u evidenciji radnog vremena u video snimku u prilogu:

 

Ovo što ste rekli djeluje kao rješenje koje rezultira manjom potrošnjom papira i uštedom vremena za evidentiranje izostanaka?

Tako je. Uz to, treba da pomenem još jednu prednost. Prednost poslovnog procesa validacije potraživanja je u tome što je prilagodljiv specifičnim potrebama kompanije. Na primjer, kada odsustvo treba da potvrdi više od jedne osobe u hijerarhiji.

 

 

Na ovaj način štedimo mnogo vremena, jer se svaki korak od slanja zahtjeva za odsustvo do potvrde bilježi u aplikaciji. Takođe automatski kompletira obračun zarada u PANTHEON-u, bez ponovnog kucanja ili uvoza tabela.

Uveli smo Granulu evidencije radnog vremena. Kako zaposleni mogu lako pristupiti samo putnim nalozima?

U prošlosti su putne naloge obavljala HR odjeljenja, ali danas korisnici PANTHEON-a jednostavno koriste Granulu Putni nalozi za ovo.

U njemu zaposleni imaju samo online pristup putnim nalozima. Relacije jednostavno unose preko Google maps-a, a dnevnice se automatski popunjavaju i obračunavaju. Evidentiraju se i obroci za koje se oduzimaju dnevnice, a upisuju se troškovi goriva, hotelskog smještaja, putarine ili neki drugi trošak.

Računi za troškove nastale na putu se jednostavno i brzo fotografišu telefonom i automatski prikažu na online putni nalog, gdje je čak i poslovna ruta vidljiva preko Google mapa.

Svi podaci su odmah vidljivi u klasičnom PANTHEON-u. Računovođa samo provjerava putni nalog ili ga eventualno popunjava, isplaćuje dnevnice zaposlenima i automatski knjiži putni nalog.

Kako koristiti Granulu Putni nalozi opisujemo u video snimku u prilogu*:

 

Rukovodioci, direktori i odgovorna lica obično samo treba da odobre dokumente ili račune troškova. Često nisu za kompjuterom, možda čak ni u kompaniji. Kakvo rješenje imamo za ovaj izazov?

Digitalizacija je u punom jeku u cijelom regionu i u mnogim preduzećima još uvijek čekate da se menadžer vrati sa puta ili direktor sa odmora da plati ili odobri račun. Čak i za mala preduzeća i poduzetnike, ovaj proces uvijek zahtijeva vrijeme i dodatni rad.

Rješenje za jednostavnu potvrdu dokumenata ili obračun troškova su Granula Dokumenti i Zadaci.

 

Koristeći ovu granulu, mali poduzetnik će na veoma jednostavan način telefonom ili tabletom uslikati sve primljene račune, sačuvati ih u dokumentaciji ili arhivi i odmah potvrditi.
Istovremeno, njegovo računovodstvo će dobiti ove dokumente na pregled i slanje, direktno u njegov PANTHEON.

Na ovaj način će moći da izbjegne kašnjenja u slanju računa i uručenju ostalih dokumenata putem elektronske pošte, običnom poštom ili lično računovođi.

Granula Dokumentacioni sistem su vam predstavljeni u videu u prilogu ispod*:

 

Ovo što ste pomenuli značajno smanjuje rad poduzetnika i ubrzava rad računovođe! Šta je sa korisnicima koji su veći od poduzetnika?

U skoro svakoj velikoj kompaniji dokumente arhivira i skenira posebna osoba, recepcija ili čak eksterni servis koji skenira dolaznu poštu.

Potvrđivanje dokumenata odvija se kroz višestepeni poslovni proces, koji mora da omogući i višestepenu potvrdu.

Na primjer, negdje šef sektora odobri trošak i on tek onda ide direktoru na potvrdu. U drugim slučajevima, izdatu fakturu prije izdavanja mora odobriti rukovodilac pojedinačnog sektora koji je učestvovao u nekom dijelu ove izdate fakture ili na kraju direktor prodaje.

Granula Dokumentacioni sistem je online aplikacija u kojoj možete potvrditi dokumente bilo gdje i bilo kada, čak i sa telefona.

 

Pogledajte kako da koristite Granulu Dokumentacioni sistem u sistemu koji ima više nivoa odobrenja, u video snimku u prilogu ispod*:

 

Većina menadžera i direktora želi brzi pregled poslovanja. Imamo li Granulu i za to?

Imamo. Preko Granule Nadzorna ploča svi izvještaji i grafikoni dostupni na telefonu ili tabletu bez potrebe da se neko poveže sa računarom. U praksi, izvještaji putuju sa menadžerom gdje god da se nalazi.

 

Za ove potrebe PANTHEON Web Light je dodao izbor skupova podataka i izvještaja, kakve već imamo u klasičnom PANTHEON-u i na koje su korisnici navikli. Lako je napraviti nadzorne ploče i grafikone od ovih podataka.

Ukoliko menadžment ili zaposleni žele da jednostavno i brzo pogledaju analizu prodaje, ostvarenu razliku u cijeni, strukturu otvorenih artikala, top kupce ili top artikle i slično, to mogu lako da urade uz pomoć telefona, uz pomoć pomoć nadzorne ploče Granule, u realnom vremenu i bez aplikacija na klasični PANTHEON.

Kako lako pregledati poslovne rezultate uz pomoć Granule Nadzorna ploča, samo uz pomoć telefona ili tableta, možete vidjeti u videu u prilogu ispod*:

 

Završićemo diskusiju o granulama sa posljednjom, petom granulom, koja se ipak malo razlikuje od ostalih. Opišite nam po čemu se razlikuje od ostalih i šta omogućava?

Od sada možemo da omogućimo našim kupcima da naručuju robu direktno od nas i da u isto vrijeme imaju uvid u naše zalihe ako žele.
U tu svrhu smo razvili Granulu B2B naručivanje, gdje je direktna veza između dobavljača i kupca.

Razlikuje se od prethodno opisanih Granula po tome što nije vezana za zaposlenog u kompaniji, već za zaposlenog iz eksternog entiteta, odnosno kod našeg klijenta.

Preko Granule B2B olakšavamo naručivanje distributerima, jer kupci imaju pristup našoj bazi podataka, gdje mogu da vide trenutne zalihe i unose narudžbi. Obavještenje o statusu narudžbi se šalje našem službeniku kroz prilagođeni poslovni proces. Kada potvrdimo narudžbu, status narudžbe se automatski mijenja u Potvrđeno i potvrda se šalje nazad kupcu putem e-narudžbe ili e-pošte. Na ovaj način kupac ima uvid u cijeli proces od narudžbe do preuzimanja. Dobavljač, s druge strane, štedi na ručnim unosima i neslaganjima i raznim komplikacijama u vezi sa cijenama ili raspoloživim zalihama.

Granulu B2B naručivanje vam predstavljamo u videu ispod*:

 

U praksi još uvijek imamo mnogo dokumenata koji su u papirnoj formi i zahtijevaju ručni potpis. Imate li rješenje i za ovo? 

U slučaju odnosa kupac-dobavljač, još uvijek je uobičajeno u mnogim kompanijama da ručno potpišu otpremnicu po prijemu robe. Stoga je naša ideja bila da ovo riješimo jednostavnim potpisivanjem dokumenata na mobilnim uređajima, jer sa PANTHEON Web Light-om možete ponijeti svoj PANTHEON i dokumente sa sobom na teren.

Pored klasičnog PANTHEON-a, u PANTHEON Web porodici, uključujući granule, dokumente možete potpisivati pomoću table za potpis, dodirne table ili čak telefona. Potpis kao komponenta se može konfigurisati i omogućiti na ispisima svih vrsta dokumenata, po želji korisnika.

 

Ova funkcionalnost se može koristiti prilikom potpisivanja dokumenata, kao npr dostavnice, revers, priznanice. Nakon prijema robe, kupac jednostavno potpisuje dokument da je roba primljena, a potpis se ispisuje i štampa na otisku i čuva u PANTHEON-ovom dokumentacionom sistemu.

Predstavljamo vam Potpisivanje dokumenata u video snimku ispod*:

 

Dejane, “potpisujem” :). Sada prelazimo sa Granula i potpisivanja dokumenata na PANTHEON Web Light. Šta nam to omogućava?

Kao što naziv govori, našim korisnicima je dobro poznat PANTHEON Web u verziji Light.

Praktično sve što PANTHEON-ovih skoro 80.000 istovremenih korisnika koristi da rade svoj posao dok sjede za računarom, sada je takođe dostupno sa telefona: prodavnica, maloprodaja, proizvodnja, zalihe, gotovina, HR, dokumenti, izvještaji i još mnogo toga.

Iako već u nazivu piše „Light“, svakim danom PANTHEON Web Light raste sa novim opcijama i dodatnim funkcionalnostima.

Aktivacija je vrlo jednostavna, kao što smo naučili malo ranije.

Sigurno ste i vi naišli na gužvu kod frizera, doktora ili zubara. Uglavnom zbog lošeg planiranja rasporeda. Da li sam u pravu?

Naravno :). Mnogi naši kupci imaju slične probleme. Na primjer, imaju svoju ljekarsku ordinaciju, salon, servisni centar i slično. Željeli smo da lako i efikasno riješimo problem zakazivanja termina kupaca i planiranja za tekući mjesec, nedjelju itd. bez upotrebe papirnih sveska ili druge evidencije.

U PANTHEON Web Light-u smo razvili rješenje Kalendar naručivanja i time pojednostavili unos i ažuriranje termina preko kalendara. Korisnici mogu da prate i uređuju svoje kalendare tako što će ih prikazati prema različitim filterima: prema individualnom radnom resursu ili po zaposlenom, na dnevnom, nedjeljnom i mjesečnom nivou.

Oni takođe mogu pratiti korišctenje resursa. Na primjer, popunjenost kanala za popravku automobila ili stolica u frizerskom salonu. Na osnovu podataka mogu lako da zakazuju nove kupce. Oni vrlo jednostavno koriste kalendar da zakažu novi sastanak na osnovu besplatnih resursa, ljudi i radnih resursa.

U kalendar takođe mogu da unesu sve važne podatke i napomene o klijentu ili vrsti usluge i na taj način spriječe duplo naručivanje ili stvaranje nepotrebne gužve, a uvid u slobodne termine je jasan i vidljiv čak i sa telefona.

Od ovako raspoređenih usluga u kalendaru, potom se jednostavnim klikom kreiraju doznake u kasu za obračun usluge i kreira se gotov izlazni račun za klijenta. Bez dodatnih ručnih unosa, ove fakture idu direktno u poresku potvrdu, naravno ako je potrebno.

Kalendar naručivanja predstavljamo u video snimku u prilogu*:

 

Dejan i ja smo predstavili zaista mnoge mogućnosti koje su omogućile PANTHEON Web Light ili Granule. Gdje možemo pronaći korisnička uputstva za korišctenje programa ili Granula? Na primjer, ako želite da dobijete korisnička uputstva za evidenciju radnog vremena ili neku drugu funkcionalnost pritiskom na dugme?

Poboljšali smo pristupačnost korisničkim uputstvima. Do korisničkih uputstava u programu sada se može doći jednim klikom.

Na primjer, ako su vam bila potrebna uputstva prilikom kreiranja nove fakture za kupca u programu PANTHEON Web Light, na odgovarajućem obrascu biste izabrali samo meni Pomoć i opciju Prikaži primjere u uputstvima.

Klikom na datu komandu brzo i lako ćete doći do povezanih primjera. U našem slučaju, na primjer, da kreiramo novu fakturu za kupce (kao što možete vidjeti na slici ispod).

 

Rješenje je u saradnji sa razvojnim timom trenutno dostupno u programu PANTHEON Web Light za Sloveniju, a planiramo da pripremimo primjere do kraja finansijske godine i da ih shodno tome povežemo za cijeli PANTHEON, a uskoro i za sve lokalizacije.

Tehnička uputstva za program su već dostupna u svim lokalizacijama preko komande Help | Uputstva ili dalje Korisničke strane.

*Videa su pripremljena na jeziku autora, kako su predstavljena na PANTHEON konferenciji, Opatija 2022.