eKnjiženje (OCR) – Umjetna inteligencija u službi računovođe

U današnjem digitalnom svijetu ključno je da poduzeća iskoriste tehnološke inovacije koje su dostupne kako bi poboljšala efikasnost i preciznost svog poslovanja. Jedna od tehnologija koja igra važnu ulogu kako u računovodstvu tako i u poslovanju općenito je optičko prepoznavanje znakova ili skraćeno OCR.

Šta je OCR?

Optičko prepoznavanje znakova (eng. OCR – Optical Character Recognition) je tehnologija koja omogućava računalu da prepozna i interpretira tekst sa slike ili optički skeniranog dokumenta. Ova tehnologija je posebno korisna u računovodstvu jer omogućava brzu i preciznu obradu važnih informacija iz dokumenata kao što su računi, ugovori i izvodi.

Uloga OCR u računovodstvu

Glavna prednost korištenja eKnjiženja je brzina obrade velikog broja primljenih računa. Račun se jednostavno skenira, a zatim OCR sistem automatski prepoznaje dobavljača, valutu, PDV broj, moguće popuste i postavke računa te konvertira svaku stavku na računu u stavku na elektronskom računu (e-računu). Na taj način se brzina obrade cijelog računa višestruko povećava u usporedbi s ručnim unosom računa u sistem. eKnjiženje je ne samo značajno brže i pouzdanije od ručnog unosa podataka, već je i jeftinije jer štedimo vrijeme. Uvođenje eKnjiženja donosi nekoliko prednosti:

• Automatizacija procesa
  Uz pomoć OCR tehnologije, računovodstveni procesi mogu postati više automatizirani. Umjesto ručnog unosa podataka s računa, što je vremenski zahtjevno i podložno greškama, OCR automatski prepoznaje i izdvaja važne podatke poput iznosa, datuma, identifikacijskih brojeva itd. To skraćuje vrijeme potrebno za obradu dokumenata i omogućava brže izvršavanje zadataka.
• Preciznost podataka
  Ručnim unosom podataka postoji mogućnost grešaka poput tipografskih grešaka ili pogrešnog postavljanja numeričkih separatora, kao i pogrešno tumačenje rukopisa. OCR osigurava veću preciznost prepoznavanja i bilježenja podataka, smanjujući rizik od grešaka i time poboljšavajući pouzdanost računovodstvenog poslovanja.
• Sledljivost i preglednost
  OCR također omogućava praćenje dokumenata i njihovo čuvanje u elektronskom formatu. To pridonosi većoj preglednosti poslovanja i olakšava pretraživanje i pristup dokumentima. Ako želimo pregledati prošle transakcije ili pronaći važne informacije, relevantne dokumente možemo pronaći mnogo brže uz pomoć funkcija pretraživanja i indeksiranja.

OCR kao dodatak ERP sistema

eKnjiženje donosi prednosti ne samo računovodstvenom poslovanju, već je izvrstan dodatak za sve kompanije koje koriste poslovne programe (ERP). Integracija OCR tehnologije u ERP sistem omogućava automatsku obradu dokumenata, brzo prepoznavanje ključnih podataka i njihov prijenos u poslovni program. Time se postiže bolja povezanost između dokumenata i poslovnih procesa te skraćuje vrijeme i smanjuje napor potreban za ručni unos podataka.

Osim toga, kombinacija OCR-a s ERP sistemom poboljšava kvalitetu podataka i omogućava njihovu analizu. Podaci dobiveni iz dokumenata pretvaraju se u korisne informacije koje pomažu pri donošenju odluka i optimizaciji poslovnih procesa.

Rješenje eKnjiženje s optičkim prepoznavanjem znakova (OCR) ključni je alat za računovodstvo i poslovanje općenito. Iskorištavanjem ove tehnologije kompanije mogu automatizirati svoje računovodstvene procese, povećati preciznost podataka te poboljšati sledljivost i preglednost dokumenata, čime dodatno optimiziraju poslovne procese i olakšavaju analizu podataka. Sada je pravo vrijeme da preduzeća iskoriste prednosti OCR tehnologije i postanu još učinkovitije i konkurentnije na tržištu.