Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Često se u praksi susrećemo sa slučajevima problematičnih implementacija poslovnog softvera. Iz iskustva Datalaba, naših partnera i korisnika, a broj ide preko nekoliko hiljada u regiji pripremili smo neke od tipičnih izazova sa kojima se susreće svaka kompanija koja implementira složeno poslovno rješenje ERP kategorija, ali i izazove kompanija implementatora ovih rješenja.

Šta je toliko specifično? Ipak, je to samo računarski program. Instaliramo i koristimo. Upravo je u tome jedan od primarnih izazova. Softver je softver, ali je i poslovni softver u isto vrijeme. To znači da pored toga što zahtijeva tehničku stranu priče, zahtijeva i ozbiljnu poslovnu stranu.

Često se taj momenat previdi prilikom i izbora i implementacija i onda nastaju problemi, ili kako je to sad moderno reći izazovi. Ti i takvi problemi kreiraju neočekivane i «neočekivane» troškove i predstavljaju kamen spoticanja za implementaciju.

Koji su to izazovi i kako oni stvaraju troškove? Očekivane i neočekivane.

Poznati troškovi

Troškovi koje već znamo nećemo posebno objašnjavati, ali je važno da ih pomenemo jer su ti troškovi najčešće jednokratni, osim kada je riječ o pretplatnom modelu. Dakle, imamo za početak trošak licenci ili trošak najma licenci, zavisno od načina prodaje. Tu su zatim nove verzije softvera i održavanje odnosno tehnička podrška. Ovo su manje više poznati troškovi.

Osim implementacije – tu se svašta može pojaviti. Počev od nedovoljno jasnih zahteva, do preširoko ili preusko definisanog obima projekta implementacije pa sve do stvari koje su prisutne, ali na početku projekta nisu prepoznate kao trošak.

Ovim tekstom pokušaćemo da vam skrenemo pažnju na neke od ovih prisutnih, ali neprepoznatih troškova implementacije koji mogu imati manji ili veći uticaj na uspijeh cijele implementacije.

Neočekivani troškovi – izazovi implementacije

Prethodno navedeno je već odavno poznato ili bi bar trebalo da je poznato. Ono što je manje poznato i o čemu se manje priča/piše jesu neočekivani troškovi koji se mogu javiti prilikom implementacije ERP rješenja. Svakako ovo nisu jedini neočekivani troškovi koji se mogu pojaviti u procesu implementacije, ali su neki od najčešćih koji se pojavljuju te smo ih zato izdvojili kao troškove na koje treba posebno obratiti pažnju.

Vrijeme koje menadžment posveti ERP projektu

Opšte je mjesto da uspješnost implementacije poslovnog ERP rješenja u ogromnoj mjeri zavisi od posvećenosti najvišeg rukovodstva. Razmislite koliko vremena je potrebno da bi projekat implementacije ERP rješenja bio uspješan uz najmanju moguću uzurpaciju vremena najvišeg rukovodstva koje je uvijek deficitarno? Potrebno je naći balans, ali je svakako još važnije da se i ovaj trošak uračuna. Zašto? Kako ERP rješenje dotiče sve poslovne procese u kompaniji i mijenja ih na način da budu efikasniji, bolji, jednostavniji.Neke izmjene u postojećem načinu poslovanja može donijeti samo najviše rukovodstvo, to znači da mora biti uključeno u projekat i vrijeme uključivanja bi trebalo uračunati u implementaciju. Ne biste želeli da se zaglavite u procesu i čekate direktora da nešto odluči.

Vrijeme potrebno da se projekat sprovede do kraja (upravljanje projektom)

Ako želite da se implementacija uspešno privede kraju, pored toga što će sa strane implementatora neko biti zadužen za upravljanje projektom, potrebno je i sa strane kompanije da postoji osoba koja će pratiti razvoj događaja i napredovanje projekta.

Troškovi promjene načina rada (vrijeme potrebno da se naviknu ljudi na rad na novom sistemu)

Ovi troškovi se često ne vide odmah, jer nisu direktno mjerljivi u vremenu, ali svakako utiču na ukupne troškove implementacije novog sistema. Ako je neki proces trajao X vremenskih jedinica, a zbog novog sistema i perioda prilagođavanja traje Y vremenskih jedinica, potrebno je razumjeti, ako ništa drugo, da će se procesi vjerovatno sporije u početku odvijati nego što su se odvijali u „starom“ sistemu, jer postoji period prilagođavanja na novi sistem. Često se ovo zaboravi, te se dođe u situaciju da se postavlja pitanje: „Zašto je sada sporije, kada smo novi sistem upravo uveli da nam ubrza procese?“ Ništa strašno, i trebalo bi poslije određenog perioda da stvari dođu na svoje mjesto, ali ipak treba imati na umu ovaj vremenski trošak kada se planiraju druge aktivnosti u kompaniji. Ukoliko posle perioda prilagođavanja i dalje proces ide sporije nego što je očekivano/planirano tek onda treba reagovati i vidjeti šta i kako dalje.

Migracija podataka i provjera ispravnosti migriranih podataka

Ako drugi put implementirate poslovni softver, vjerovatno biste željeli da zadržite podatke iz starog sistema. Ipak, oprez. Ovo zna da bude jako osjetljiva operacija. Koje podatke ćete migrirati? Koja istorija vam je potrebna? Koliko detalja želite u novom sistemu? Sve ili samo ključne informacije? Sva ova i mnoga druga pitanja nemaju jednostavne odgovore i svaki odgovor ima i svoje pozitivne i negativne strane. Iz našeg iskustva, izdvojite ključne informacije koje su vam potrebe i takve ih prenesite (migrirajte) u novi sistem. Prevelike želje, mogu prouzrokovati prevelike troškove, a nekada kompletnu migraciju (najčešće) nije ni moguće uraditi iz raznoraznih razloga. Svakako, ako krenete ovim putem imajte na umu da ćete imati troškova po ovom pitanju i svakako ih treba planirati u procesu implementacije.

Testiranje sistema

Često se previdi činjenica da je prije puštanja u produkciju (operativan rad) neke stvari potrebno prvo testirati, odnosno provjeriti da li rade. Vrijeme potrebno da se sistem kod korisnika provjeri može varirati u zavisnosti od obima samog projekta implementacije. Koliko je vremena potrebno da se kompleksan sistema ili izmjene u sistemu testiraju? Kako će se testirati? Ko će testirati? Da li onaj koji testira jasno zna zašto, kako i na koji način treba da uradi test? Odgovori na sva ova pitanja zahtjevaju vrijeme da se definišu, a onda i da se zaista i urade. To vrijeme takođe treba uračunati u projekat, da se ne bi u toku operativnog rada pojavile stvari koje ne rade.

Trošak promjena obima i detalja projekta (dodatni zahtjevi)

Iako ga navodimo na kraju, ovaj trošak je možda najveći uzročnik izazova implementacije. Već znate situaciju: dogovoren je obim, implementacije je počela i onda se pojavljuju stvari koje niko nije pomenuo. Neke manje, a neke drastično mijenjaju kurs cijele implementacije. Zbog ovoga je veoma važno na početku jasno definisati zahtjeve sa što je moguće više detalja. Iako na početku djeluje kao višak, kasnije se isplati ako se zahtjevi definišu kako treba i potroši se malo više vremena. I ovdje itekako važi stara izreka: „ko ne plati na mostu, platiće na ćupriji“. U praksi se često može naići na ovakve situacije. One umnogome utiču na dužinu, brzinu i efikasnost implementacije. Danas manje-više svi programi imaju obračun zarada, ali na koji način baš VI radite obračun zarada? Da li imate obustave, kredite, nagrade i kazne? Da li imate spoljne saradnike? Kako su oni angažovani? Što detaljnije na početku definišete ove stvari lakše će teći implementacija.

Ostali nepredviđeni troškovi

I ovo naravno nije sve. Lista se može dopunjavati, kako se čini, do u nedogled. Ipak, ovim tekstom smo željeli da iz naše prakse sa vama podjelimo neke od, kako se nama čini, najčešćih izazova implementacije.

Ako pažljivo pročitate, vidjećete da je ključni akcenat u svim navedenim tačkama, stavljen na vremensku komponentu. Trošak vremena je često i komponenta koja se najčešće previdi, a vrijeme je novac, zar ne?