5 tipova kompanija koje mogu imati koristi od Cloud ERP rješenja

Često se čuju prednosti Cloud rješenje. Često se čuje kako će to pomoći kompanijama da unaprijede poslovanje i da pojeftine IT. Ipak, često za krajnje korisnike sve ovo djeluje prilično apstraktno i daleko od realnosti. Vrlo jednostavno, kompanije imaju problem da svoje poslovanje „vide“ u kontekstu Cloud-a. Zbog toga smo ovaj blog post posvetili upravo tipičnim predstavnicima kompanija koji možda mogu prepoznati elemente svog poslovanja i postaviti ih u Cloud kontekst.

Već smo više puta pominjali prednosti poslovanja u Cloud-u. Zato na ovom mjestu samo kraći podsjetnik:

• Dostupnost s bilo kog mjesta putem interneta
• Niži inicijalni troškovi (praktično plaća se samo mjesečni zakup licence)
• Malo ili nimalo troškova održavanja IT infrastrukture (serveri, operativni sistemi, baze podataka,…)
• Niži troškovi nadogradnje i podrške
• Brža i redovnija nadogradnja na najnoviju verziju poslovnog softvera
• Bolja sigurnost podataka (bez brige o čuvanju rezervne kopije podataka jer ponuđač cloud rješenja redovno radi bekap)

Ipak, sve ove prednosti mogu, ali ne moraju biti prednosti za sve. Vrlo je jednostavno, nije svako rješenje odgovarajuće za svaki tip kompanije.

Mi smo u ovom blog postu izdvojili 5 tipična scenarija ili tipa kompanija s kojima smo se u praksi sretali i izazove i probleme tih 5 tipova ćemo opisati u ovoj blog objavi.

Samostalni preduzetnici

Ovo je najjednostavniji slučaj, ali je po brojnosti u regionu najzastupljeniji tip. Uzmimo primer Srbiju, od blizu 300.000 kompanija skoro 200.000 su samostalni preduzetnici. Preduzetnik kao oblik privrednog subjekta najčešće podrazumeva 1 osnivača i vlasnika koji najveći deo posla obavlja samostalno – odatle i opis samostalni preduzetnik. Najčešće su ograničavajući faktori vreme, novac za ulaganje i organizacioni izazovi ispunjavanja dogovorenih poslova i rokova sa klijentima.

Kako su, pre svega, vreme i novac, ograničavajući faktor, idealno rešenje za osnovne stvari jeste Cloud. Cena Cloud rešenja je vrlo pristupačna, plaća se na mesečnom nivou, implementacija se, praktično, može samostalno obaviti, jer je pre svega potrebno podesiti izgled računa i osnove postavke praćenja troškova poslovanja i što je najvažnije nema dugoročnih obaveza (pretplata se može prekinuti u bilo kom trenutku).

Dakle, ako ste samostalni preduzetnik koji se uklapa u gore pomenuti opis, Cloud može predstavljati veoma razumno rešenje za početak vašeg poslovanja.

Ima tu još detalja, ali ključne odlike su:

• Jedan osnivač
• Minimalna sredstva za ulaganje
• Vreme ograničavajući faktor
• Najčešće osnivač radi i sav ugovoreni posao sa klijentima

Uobičajene delatnosti: internet preduzetništvo, web dizajn, poslovni konsultanti, ISO eksperti, finansijski konsultanti

Novoosnovano preduzeće koje planira rast

Druga situacija jeste veoma slična samostalnom preduzetniku uz par bitnih razlika. Novoosnovana preduzeća često imaju nešto više novca i vremena za početak poslovanja, ali nedovoljno da uspostave sve sisteme koje bi željeli, a nemaju ni preveliku želju da previše ulažu u tzv. sisteme podrške primarnom poslovanju. Zašto? Na svakom početku razvoj primarnog poslovanja, koja god da je djelatnost u pitanju, je ključni prioritet za vlasnike. Novac i vrijeme su preko potrebni resursi koje osnivači najčešće ulažu u primarni biznis i zaposlene koji će pomoći razvoju tog primarnog biznisa. Svakako je i ERP sistem važan deo za primarni biznis, ali se često nema dovoljno sredstava za ozbiljnije ulaganje – ni u ERP, a ni u IT infrastrukturu. U sljedećoj fazi, kada se primarni posao stabilizuje i novac počne da pristiže, tek tada se počne razmišljati i o ERP sistemima.

Kako su resursi ograničeni na sličan način kao kod samostalnih preduzetnika, ima smisla za ovaj tip kompanija „početnika“ da razmišljaju o Cloud rješenju. „Jeftin početak“, relativno brza implementacija i niski troškovi, a bez razmišljanja o tome da li će me sistem kasnije ograničavati u rastu i razvoju.

Na kraju, zamislimo u ovoj situaciji suprotan primer: šta ako sam se na početku odlučio za neadekvatno rješenje koje će me kada kompanija počne ozbiljnije da raste biti ograničavajući faktor? Takvo rješenje će u nekom trenutku morati da se mijenja, u svakom slučaju. Zbog toga smo moćni Pantheon ERP osnažili Cloud ponudom upravo iz ovog razloga. Start small, think big – baš kao što popularna izreka kaže.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Vreme i dalje ograničavajući faktor
• Više angažiranih ljudi, ali i dalje jedan čovjek radi više poslova

Uobičajene djelatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, proizvodnja u malim serijama ili mala proizvodnja po narudžbeni i sl..

Manje i srednje velike kompanije sa ograničenim budžetom za ERP i IT infrastrukturu

Manje ne znači loše, da se u startu razumijemo. Preko 90% svih kompanija u svetu čine mala i srednja preduzeća. Dakle, mala i srednja preduzeća su okosnica i nosioci svjetske, europske, regionalne i lokalne privrede.

To su kompanije koje uspješno rade već godinama i uspješno odolijevaju svim izazovima i vanjskog i unutrašnjeg okruženja. To su kompanije koje su izašle iz Go-Go faze (faze rasta po Adižesu) i koje su spremne da s biznisa pređu na organizovan biznis. Dakle, ovakve kompanije, s kojima i mi u Datalab-u imamo i najviše iskustva, jesu kompanije koje traže pouzdanog partnera za dugoročno održivo poslovanje uz mogućnost pranja njihovog rasta i razvoja.

Vreme i novac su i u ovom tipu kompanije ograničeni resursi, ali postoji prepoznavanje da bez adekvatnih alata za praćenje poslovanja nema održivog poslovanja. Zbog toga ovakve kompanije najčešće počinju s pregledom rješenja koja su povoljnija, a koja kasnije mogu da isprate rast i razvoj kompanije.

Za ovaj tip kompanija jako je važno da se prepozna potreba za organizacijom i strukturom, pre svega, a zatim i rješenjem koje može ispratiti tu organizaciju i strukturu. Kako su vijreme i novac ograničavajući faktor i za ove kompanije ima smisla razmisliti o početku u Cloud-u s osnovnim postavkama, povoljnom cijenom i dovoljnim funkcionalnostima za početak.

A šta ako Cloud Pantheon nije adekvatan ili postane nedovoljan u nekom trenutku za kompanije ovog tipa?

Hajde prvo da razmotrimo zašto bi mogao da bude neadekvatan Cloud? Pre svega Cloud u velikoj mjeri zavisi od brzine i dostupnosti internet konekcije. Ako je internet spor ili negdje nije dostupan, onda Cloud vjerojatno neće zadovoljiti sve potrebe ovog tipa korisnika.

Zbog toga je predviđena mogućnost da se uradi „spuštanje“, žargonski rečeno, sa Cloud-a na pun desktop Pantheon. Na taj način, kompanija može da pređe u desktop režim i nastavi s radom kao da nikada nije bila na Cloud-u.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača
• Relativno ograničena sredstva za ulaganje u IT
• Više vremena, ali i dalje nedovoljno
• Više angažiranih ljudi, ali i dalje jedan čovjek radi više poslova

Uobičajene djelatnosti: veleprodaja, maloprodaja, transport i logistika, male i srednje proizvodnje, uvoz i distribucija

Srednje veće i velike kompanije – migracija u Cloud – ušteda na infrastrukturi

Ove kompanije posluju već godinama. Rasle su i razvile se u organiziran i strukturiran biznis. Zna se šta ko radi, kada to radi i kako to radi. Poslovi su podijeljeni, uloge i zadaci jasni i najčešće dobro dokumentirani kroz neki od standarda kvaliteta (npr. ISO 9001). Kada je IT u pitanju, najčešće postoji ili IT menadžer ili cijelo odjeljenje koje se bavi IT-jem. IT je deo budžeta i planira se u okviru standardnih poslovnih aktivnosti. Još jedna stvar koje je u vezi sa IT-jem važna za ove kompanije jeste činjenica da su ove kompanije tokom svog poslovanja, vrlo vjerojatno, uložile i dalje ulažu značajna sredstva u informatičku infrastrukturu (hardver, softver,…).

Zašto bi i srednje velike i velike kompanije mogle da razmišljaju o migraciji u Cloud?

Vrlo jednostavno: ušteda na troškovima IT infrastrukture u budućnosti i izmještanje rizika upravljanja internom IT infrastrukturom na Cloud provajdera. Dodatno, mijenja se tip IT troškova. Kako su Cloud usluge uglavnom pretplatne na mjesečnom nivou, umjesto ulaganja u ERP (CAPEX), troškovi ERP-a postaju operativni troškovi (OPEX), kao što su račun za struju, grijanje, mobilne telefone i sl.

Naravno svaka kompanija za sebe mora da izračuna isplativost cijelog pothvata, ali ima smisla bar izračunati za početak i to na period od najmanje 5 godina. Zašto toliko? Zato što se poslovni softver ERP kategorije najčešće u kompanijama koristi između 5 i 15 godina.

Ako kompanija već ima Pantheon onda je situacija lakša za računanje, ali i dalje je to odluka koju treba dobro razmotriti i o njoj razmisliti uzimajući u obzir sve relevantne parametre.

Tipični predstavnik:

• Jedan do dva osnivača ili više kompanija u grupi
• Postoji budžet za ulaganje u IT
• Postoji IT odjeljenje
• Strukturiran i organiziran način rada (standardi kvaliteta ISO i sl.)

Uobičajene djelatnosti: veće proizvodnje, uvoz i distribucija, veleprodajni i maloprodajni lanci

Računovodstvene agencije

Cloud ERP predstavlja posebnu poslasticu za računovođe i računovodstvene agencije. Zanemarimo na ovom mjestu sve opšte i tehničke prednosti Cloud-a i razmotrimo samo prednosti iz ugla poslovanja računovodstvene agencije i nadamo se da će biti jasno zašto smo upotrebili termin poslastica!

Iz našeg iskustva najveći problem računovodstvenih agencija je pravovremena i ažurna razmjena dokumentacije s klijentima. Veći problem je na žalost na strani koju računovodstvena agencija ne može kontrolirati – dostavljanje dokumenta od strane klijenata. Druga česta situacija je kreiranje izvještaja za klijente nakon knjiženja i sređivanja dokumentacije. Treći najčešći izazov je kontrola i savjetovanje klijenata prilikom izrade dokumentacije ili pomoć u izradi dokumentacije. I četvrta najčešća stvar koja se dešava je takozvano sravnjivanje stanja gdje se klijent i računovodstvena agencija usaglašavaju po pitanju stanja zaliha, kupaca, dobavljača i sl.

Pod pretpostavkom, a uz mogućnost, da i klijent i računovodstvena agencija koriste isti program u Cloud-u svi ovi problemi nestaju ili se na samom početku detektuju i otklanjaju.

Dakle klijent u svom programu, na svojoj lokaciji, unosi operativnu dokumentaciju (račune, predračune, troškove i sl.), zatim računovođa u istom programu (cloud to omogućava), na svojoj lokaciji, pregleda, kontroliše i knjiži tu dokumentaciju. Klijent odmah vidi promjene i može imati ažurne izvještaje, a računovođa ima podatke klijenta i može knjižiti bez prekucavanja. Dodatno, Pantheon za računovođe ima i mogućnost da automatizuje dnevno operativne poslove knjiženja za svakog klijenta pojedinačni ili za sve klijente odjednom.

Dakle, četiri osnovna problema su rješena sa Cloud-om:

• preuzimanje dokumentacije od klijenta – dokumentacija je već u programu unijeta od strane klijenta
• kontrola rada i unijete dokumentacije – ali bez prekucavanja i dostupno za kontrolu odmah po unosu
• izvještaji su dostupni odmah i klijentu i računovođi – klijent dobija izveštaje odmah po knjiženju
• sravnjivanje stanja postaje stvar prošlosti – i klijent i računovođa gledaju iste podatke na Cloud-u

Uzimajući u obzir samo ova četiri problema, nadamo se da je jasno zašto smo na početku rekli da je Cloud poslastica za računovođe, ali i za klijente!

Tipični predstavnik:

• Jedan osnivača
• Minimalna ili nepostojeća sredstva za ulaganje u IT
• Vrijeme ograničavajući faktor
• Više angažovanih ljudi, ali i dalje jedan čovek radi više poslova

Uobičajene delatnosti: računovodstvo, knjigovodstvo, finansijsko i poresko savjetovanje

Cloud ili ne?

Ako se prepoznajete u bilo kom opisanom tipu kompanije ili scenariju, onda je možda vrijeme da razmotrite mogućnost da svoje poslovanje premjestite ili izmjestite u cloud. To ne znači da će vam računari u budućnosti biti nepotrebni, već znači da ćete dobar deo IT-ja izbaciti iz svoje kompanije i prestati da brinete o njemu. Ostalo je na vama, a Datalab je tu da pomogne da zajedno razmislimo koje rješenje može biti najbolje za Vas!