Digitalizacija s PANTHEON-om i vizija budućnosti
Intervju s Simonom Klemenom, vođom razvoja PANTHEON-a
Simon Klemen je produktni vođa za modul Novac (Finansije) i vođa razvoja poslovno-informacionog sistema PANTHEON. U razvoj PANTHEON-a je uključen zadnjih 10 godina, a na razvoju poslovno-informacionih sistema radi više od 20 godina.
Datalab je 2017. godine obilježio 20 godina postojanja. Evolucija PANTHEON-a je vrlo duga. Možete li nam objasniti kako je sve počelo i kakva je vizija budućnosti?
Započeli smo s client/server programom za naplatu i skladišno poslovanje te smo mu dodavali module i funkcionalnosti, zatim smo ih ujedinili u PANTHEON i doveli u cloud. 2015. godine. PANTHEON se počeo pojavljivati na mobilnim uređajima, a danas imamo online proizvode: PANTHEON Web Light i PANTHEON Web Retail. Oni su prvi u novoj grupi usluga, koja će od 2020. godine cijeli PANTHEON, kakav smo do sada poznavali, premjestiti na web preglednik te tako omogućiti korištenje na bilo kojem uređaju unutar ili izvan kompanije. PANTHEON-u SE će se pridružiti PANTHEON WS, a PANTHEON-u MF novi WF. Po istim cijenama i uz mogućnost dijeljenja Windows, Mobile i Web licenci.
Time ćemo našim korisnicima omogućiti ne samo mix&match nego u potpunosti i bez rupa pokriti potrebe tržišta od najmanje pravne osobe do kompanije s 1000 zaposlenih. Vašu investiciju u PANTHEON održavamo već više od 20 godina u i brinemo o objedinjenosti podataka u kompaniji.
Danas otključavamo sljedeće desetljeće. U sljedećih šest mjeseci ćemo u WorkFlow dodavati još i input/output poštanske sandučiće – prije svega e-mail, online usluge i FTP, tako da PANTHEON može automatski reagirati na dolaznu poštu, proizvodne naloge ili bilo koji drugi događaj. PANTHEON od početka nije informacioni otok, ali je zbog svog otvorenog koncepta integriran u druge informacione sisteme kompanije. Stvaranjem PANTHEON Web grupe usluga dobivamo niz online usluga, koje će olakšati integraciju usluga trećih strana te omogućiti integraciju u Cloud.
Web tehnologija nam omogućava korištenje naprednih funkcija poslovno-informacionog sistema unutar neprekinutog procesa, bez obzira gdje se nalazimo ili u kojoj smo ulozi.
Spomenuli ste da danas nudite dva online proizvoda – PANTHEON Web Light i PANTHEON Web Retail – te da će razvoj online rješenja još napredovati. Možete li nam ukratko opisati prednosti ovih rješenja?
Odobrenje poreza i povezane glavobolje, poput knjige vezanih računa, još uvijek su s nama. Za sve one koji još uvijek račune unose ručno, zajedno s partnerima smo pripremili besplatnu verziju PANTHEON online blagajne. Ona je uključena u poslovne pakete i omogućava izdavanje do 6 računa mjesečno. U pozadini PANTHEON online blagajne nalazi se poznata i pouzdana digitalizacija koja automatski obrađuje dokumente i šalje ih u PANTHEON.
Naravno, u online blagajni možete pregledavati i uređivati izdane račune te uređivati šifrante artikala i poslovnih partnera. U online blagajnu smo također uključili i slikanje i skeniranje primljenih računa te njihovo potpisivanje i prosljeđivanje računovođi.
Svi podaci se odmah sinhroniziraju s PANTHEON bazom. Računovođa tako u svom PANTHEON-u jednostavno knjiži dokumente, što znači da štedi vrijeme pri ručnoj obradi dokumenata, a podaci su mu dostupni sve vrijeme.
Na drugoj strani je usluga Web Light, koja je razvijena kao web rješenje i radi na istoj bazi podataka kao i vaš PANTHEON Desktop. Tako je korisnicima omogućeno da rade sa istim podacima u uredu, na terenu ili kod kuće.
Web Light funkcionalnost namijenjena je manjim kompanijama i cilja isti segment korisnika kao i ostali pružatelji online poslovnih rješenja, osim što, za razliku od konkurencije, Web Light nije rješenje iz kojeg je potrebno prepisivati podatke kada kompanija naraste i treba ozbiljniji poslovni sistem.
Mi štitimo ulaganja naših korisnika, stoga, kao i uvijek kod Datalaba, za nadogradnju je potrebna samo kupovina više licence, a sva vaša historija već je spremna.
Vjerujemo da će PANTHEON Web Light posebno dobro prihvatiti računovodstveni servisi za svoje manje klijente, jer jedini na tržištu donosi integraciju upravo eRačunovodstvo.
Koje funkcionalnosti za digitalizaciju korisnici mogu koristiti već danas? Koje alate biste preporučili?
Na prvom mjestu bih istaknuo eKnjiženje. Danas je ova funkcija, koja je sjajan primjer nadolazeće digitalne ekonomije i vanjskih pružatelja usluga, već u produkciji i možete je odmah početi koristiti. Omogućava vam da sliku računa putem poslovnog procesa šaljete na prepoznavanje, nakon nekoliko trenutaka račun se vraća i prikazuje u primljenim računima.
Spomenuo bih Workflow i Mnemo, koji su danas integralni dio PANTHEON-a. Nakon više od jedne godine testiranja unutar Datalab grupe i kod testnih korisnika, modul je zreo za širu upotrebu. Pripremili smo tipične radne procese s kojima se susrećemo u svakoj kompaniji: zaprimanje pošte i dokumenata te reklamacije, smo uključili u online library od kuda ih možete preuzeti.
PANTHEON WorkFlow vodi korisnika kroz njegove zadatke. Pomoću različitih oznaka, npr. žutog natpisa odmah ispod izbornika i crvenih vertikalnih crta u potrebnim poljima, možete jasno vidjeti što program očekuje od vas. Korak po korak unosite potrebne parametre u označena polja i tako kreirate zadatke koje često obavljate samo jednom godišnje. Neki od primjera su zaključak godine, obračun plate, izračun godišnjeg odmora. Ako naiđemo na problem ili pogrešku koju treba urediti saradnik, možemo ga obavijestiti putem e-mail-a iz samog WorkFlow-a.
Workflow se vrlo brzo razvija i povezuje s PANTHEON-om. Postoji li funkcionalnost koja vam je posebno zanimljiva?
Da, slanje cirkularnih pisama. Prvo moramo pripremiti Word predložak s tekstom i smjestimo ga u Mnemo. U Aresu potražimo kome i kada je proizvod prodan. Ove varijable koristimo u pretraživanju čije rezultate kao skup podataka prenesemo u Word.
U Workflowu koristimo komponentu Word MailMerge i odaberemo artikl o kojem želimo obavijestiti kupce o povlačenju. Odaberemo mogućnost izrade dokumenata kako bi se osiguralo da se kreirana pisma osim ispisa također pohranjuju u sistem arhiviranja u odgovarajućoj klasifikaciji. Zatim pisma ispišemo ili ih šaljemo putem e-mail-a.
Razvrstavanje, odnosno klasifikacija, dokumenata može biti problem. Također, mora biti i u skladu sa zakonom. Koja rješenja su dostupna korisnicima?
Za Mnemo (eDokumentacija) smo pripremili različite vrste klasifikacijskih nacrta, usklađene s važećim zakonodavstvom i uključili ih u online library. Ako ste računovođa i želite da vaši klijenti klasificiraju dokumente na vaš način, objavite svoj klasifikacijski plan u našoj knjižnici i jednostavno ga distribuirajte svojim klijentima.
Do sada smo u PANTHEON-u vanjske dokumente pohranjivali na više nepovezanih mjesta: garancije u registru osnovnih sredstava, ugovore pri kupcima itd. S time su korisnici imali problema. Koja rješenja biste ovdje istaknuli?
Sada se svi ti dokumenti automatski prenose u Mnemo arhivski sistem, gdje se trajno sigurno pohranjuju za brzo traženje. Prilikom nadogradnje možete odlučiti da program traži dokumente na lokalnim diskovima i prebacuje ih u arhivu.
Ispis ili slanje dokumenata u PANTHEON-u također se može izvršiti putem Mnemo-a. Poslane otvorene stavke vidljive su u Mnemu u šifrantu subjekata, a poslane odluke o godišnjem odmoru u personalnoj mapi. Ne moramo pregledavati cijelu dokumentaciju jer je dokument vidljiv kod određenog subjekta ili zaposlenika.
Podaci su gorivo naših kompanija. U razvoju i podršci ste često iznenađeni kako kompanije ne brinu dovoljno dobro o osnovnoj zaštiti podatka. Razvili ste rješenje i za to, zar ne?
Programske podatke iz PANTHEON oblaka pohranjujemo na sigurnosnim kopijama i sada isti sistem za pohranu podataka koristite kao i korisnici s vlastitim serverima.
Kontrolu nad izradom sigurnosnih kopija imate u administratorskoj konzoli gdje postavljate i aktivirate kreiranje sigurnosnih kopija. Na istom mjestu možete pregledati pohranjene baze u oblaku i možete ih bilo kada vratiti na lokalni server. Preporučujem da osigurate svoje podatke i pretplatite se na uslugu Sigurnosna kopija u cloud-u (eBackup).
Kada govorite o narudžbi eUsluga… gdje se mogu pronaći i naručiti sve eUsluge?
Na korisničkim stranicama PANTHEON UserSite usersite.datalab.eu smo pripremili ponudu eUsluga u kojoj možete odabrati rješenja koja želite dodati vašem poslovanju. Prijavite se na korisničke stranice i u području Moji podaci odaberite Narudžbe dodatnih usluga. Možete birati između ePoslovanja i dodatnih PANTHEON Web rješenja. Za dodatne informacije i narudžbe također smo dostupni na +387 33 652 101 ili putem info@datalab.ba.
