Digitalizacija računovodstva uz usluge ePoslovanja

Datalab BH organizuje 29.1.2020. u Sarajevu konferenciju pod nazivom “Dan PANTHEON računovođa“. Događaj je prvenstveno namijenjen predstavnicima računovodstvenih agencija  i zaposlenim u finansijsko-računovodstvenim odjelima preduzeća kao i svim zainteresovanim za digitalizaciju i optimizaciju poslovnih procesa.

Razgovarat ćemo o alatima za digitalizaciju i automatizaciju računovodstva, računovodstvenim trendovima i izazovima struke kao i zakonskim izmjenama. U sklopu događaja bit će organizovan i okrugli sto na temu: “Digitalizacija, računovodstveni trendovi i glavni izazovi 2020. te budućnost računovodstva” koji će moderirati prof. dr. Željko Šain.

Poseban naglasak će biti na PANTHEON uslugama za ePoslovanje koje do krajnjih korisnika pružamo u saradnji sa našim partnerom kompanijom BH Telecom, ujedno i generalnim sponzorom konferencije. Tim povodom, obavili smo intervju sa jednim od predavača  na temu “Optimizacija poslovanja računovodstvenog odjela/servisa uz usluge ePoslovanja Datalaba i BH Telecoma: od narudžbe do implementacije“.

 

Fokus konferencije je na uslugama za ePoslovanje? O kakvim uslugama se radi i kome su namijenjene?

U saradnji sa kompanijom BH Telecom pružamo sljedeće digitalne servise: PANTHEON Workflow, eDokumentacija, eKnjiženje i Sigurnosna kopija do poslovnih korisnika u Bosni i Hercegovini. Integrisani u ERP PANTHEON, pomenuti servisi automatiziraju svakodnevne poslovne procese klijenata odnosno podržavaju digitalnu transformaciju poslovanja. Kao fundament ERP PANTHEON-a pomenuti servisi omogućavaju nadzor nad procesima u preduzeću ili u računovodstvenim servisima, lakši, jednostavniji i brži pristup podacima, bespapirno poslovanje i garantuju sigurnost svih podataka u obliku sigurnosnih kopija ili clouda u zavisnost od opcije za koju se korisnici opredijele.

Koji se poslovni procesi mogu optimizirati uvođenjem usluga ePoslovanja u preduzeće i šta to praktično znači za zaposlene u računovodstvene odjelima/servisima?

Uzet ću kao primjer PANTHEON WorkFlow. To je pravo rješenje za automatizaciju svih uobičajenih poslovnih procesa poput prijema pošte, obračuna PDV-a, plate, amortizacije, zaključka godine i sl. Pored standardnih procesa, vi naravno možete kreirati Workflow i za neki samo za vašu kompaniju tipični proces. Svi ti procesi, ako nisu automatizirani kradu dragocjeno vrijeme i uvijek ste u riziku nastanka greške.

Dalje, skladištenje i pretraživanje poslovne dokumentacije više nije mukotrpan proces uz PANTHEON eDokumentaciju. Imate mogućnost skeniranja dokumenta, koje kasnije i po potrebi jednostavno pronađete, a koji su u međuvremenu sigurno arhivirani.

ePoslovanje vam dakle omogućava niz prednosti kao što su: brzina poslovanja, veća prilagodljivost promjenama na tržištu, tačnije i dostupnije informacije o kompaniji, digitalno poslovanje i brojne uštede (papira, registratora, ormara za skladištenje, servera, prostora, poštanskih usluga, te niže troškove fizičkog rada).

 

Možete li pobliže objasniti prednosti korištenja eDokumentacije u računovodstvenim odjelima kompanija ili servisima?

eDokumentacija predstavlja skladište cjelokupne dokumentacije koju kompanija koristi. U dokumentaciju pohranjujemo i skeniramo  primljenu i izdanu poštu, svu računovodstvenu dokumentaciju, komercijalnu dokumentaciju, tehničku dokumentaciju. Ukratko sve dokumente koje smo odlagali u registratore ili koje su kružili po kompaniji gdje smo imali rizik od gubljenja ili uništavanja. Sada, uz pomoć eDokumentacije dokumenti su nam dostupni na klik, kako kompaniji koja koristi eDokumentaciju, tako i računovodstvenoj agenciji.

Dakle, optimizacija u prostoru, arhivi, dostupnosti podataka pa samim tim i kvalitetnije odlučivanje i planiranje. Naravno, ključno je spomenuti i da zahvaljujući eDokumentaciji znatno smanjujemo rizik gubljenja i uništavanja dokumenata i gubljenja vremena na traženju istih, što je kompanijama i računovodstvenim servisima posljednjih godina predstavljalo veliki izazov.
Računovodstveni servis nema više potrebe prenosa ili fizičkog nošenje dokumenata, jer u slučaju da je stranka već skenirala dokument isti se snima u bazi i agencija će do njega imati pristup.

Na koji način usluga eKnjiženja optimizira svakodnevni rad računovođe?

Riječ je o sistemu za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenata u PDF obliku, koji omogućava snimanje i prepoznavanje  podataka iz papirnog dokumenta u oblik e-Računa, nadalje automatsko knjiženje u saldakonta i glavnu knjigu. Dakle, nema više prekucavanja! Namijenjen je računovodstvenim servisima i kompanijama koje žele automatizirati unos primljenih računa i svima koji žele izbjeći zamorno pretipkavanje dokumenata. To je naravno jeftiniji i brži unos u odnosu na ručni, kao i minimizirana mogućnost greške. Zahvaljući umjetnoj inteligenciji sistem nakon par mjeseci korištenja prepoznaje ranije unesene podatke i obezbjeđuje ih uz veću pouzdanost prepisa podataka.

Spomenuli ste sigurnosnu kopiju i izazove gubljenja podataka, koje su novosti i poboljšanja do sada integrisani u PANTHEON i da li smo prevazišli ovaj problem?

Računarski podaci su jezgro i gubljenje istih predstavlja ozbiljan problem u poslovanju kompanije. Naravno, nećemo zanemariti ni emocionalni stres kojem smo izloženi pri gubljenju podataka. Kada smo napravili cjelokupnu infrastrukturu vezanu za Workflow i eDokumentaciju istu smo željeli iskoristi i za Sigurnosnu kopiju. Na pomenuto su dodatno uticali sve učestaliji hakerski napadi na računare korisnika kao i brojni drugi faktori poput ljudskih grešaka, hardverskih kvarova, softverkih korupcija, prirodnih katastrofa i slično.

Ono što iskustvo pokazuje jeste da uprkos svemu pomenutom mali broj korisnika redovno radi sigurnosne kopije koje bi se u slučaju problema mogli restaurirati. Postavlja se pitanje zašto je to tako? Nemamo vremena, ne znamo kako se rade sigurnosne kopije, smatramo da nam ne trebaju ili utopijski vjerujemo u snažnost hardvera. Probleme smo prevazišli tako što smo našim korisnicima omogućili čuvanje podataka u cloudu.

Cloud korisnici svoje baze već imaju sigurne u cloudu, dok naši korisnici „zemaljskih“ licenci mogu automatskim vremenskim postavkama da prenose svoje baze na sigurne servere u BH Telecom. Unutar PANTHEON-a korisnici će imati uvid u prenesene baze sa prikazom vremena prenosa baze, pregled iskorištenog serverskog prostora kao i mogućnost brisanje starih baza. Jedan zaista elegantan alat koji će korisicima pomoći da više ne brinu o svojim podacima, a brigu o istim će prepustiti Datalabu i BH Telecomu. Zaključno, cilj nam je bio skrenuti pažnju na važnost računarske higijene i redovno obavljanje sigurnosne kopije na jednostavniji i sigurniji način.

Kako garantujete za sigurnost podataka i da li korisnici se ustručavaju kod korištenja obzirom da je cloud u pitanju?

Sve navedene usluge kako je na početku napomenuto pružamo uz pomoć našeg partnera BH Telecoma, koji nam je omogućio serverski prostor i samu brigu za sigurnost skeniranih podataka i sigurnosnih kopija po najvećim sigurnosnim standardima, tako da korisnici nemaju potrebe za brigu o svojim podacima.

Na naše zadovoljstvo korisnici, sljedeći svjetke trendove digitalizacije i prepoznajući sve prednosti koje ona donosi, a kojima ćemo svakako detaljnije razgovarati i prezentovati 29. januara na konferenciji se sve više informišu i  odlučuju na poslovanje u cloudu.

Kako izgleda sam proces implementacije usluga ePoslovanja i da li su potrebni neki preduslovi?

Sam proces implementacije i narudžba usluge je vrlo jednostavan. Preduslov je da je korisnik minimalno na verziji PANTHEON-a 10.0.17.10 gdje putem našeg dobro poznatog korisničkog sajta https://usersite.datalab.eu/ (moji podaci – e-servisi) kao registrovani korisnik popunjavate i naručujete željenu uslugu. Ova usluga je do kraja mjeseca januara 2020 čak besplatna za testiranje i korištenje.  U slučaju da zadovoljava potrebe, uslugu mogu nastaviti koristiti i u narednim mjesecima po cijenama navedenim na našem sajtu. Za više informacija korisnici nas mogu kontaktirati na  033 652 101 ili nam pisati na prodaja@datalab.ba ili jednostavno posjetite našu konferenciju 29. januara.

Šta PANTHEON korisnici mogu očekivati još u budućnosti?

U skorijoj budućnosti našim korisnicima će biti dostupan PANTHEON WebLight i PANTHEON WebRetail. PANTHEON kakav smo do sada poznavali će se premjestiti na web preglednik te tako omogućiti korištenje na bilo kojem uređaju unutar ili izvan kompanije.

U planu je uvođenje  i certificirane dokumentacije, koja garantuje da je dokument koji se pohranio izvoran, nepromIjenjen i identičan originalu i koji je validan u slučaju sudskih sporova.

Više o konferenciji, mogućnost prijave i detaljan program na https://acckonferencija.datalab.ba/program/.