Digitalizacija procesa evidencije radnog vremena uz Time&Space i integraciju s PANTHEON-om

Na konferenciji “Dan PANTHEON računovođa“, koja se održava 29.1.2020. u Sarajevu, ćemo kroz predavanja, radionice i primjere iz prakse predstaviti optimizaciju cjelokupnog procesa od prijema dokumenata u računovodstvo do izvještavanja i analize podataka uz korištenje digitalnih alata odnosno usluga ePoslovanja (PANTHEON Workflow, eDokumentacija, Sigurnosna kopija, eKnjiženje).

Među digitalnim rješenjima koja će biti predstavljena je i Time&Space: Prikaz i opis softvera za evidenciju radnog vremena uz detaljni osvrt na modul Payroll Integration Framework (PIF) kompanije Špica Systems d.o.o. Sarajevo. Tim povodom, obavili smo intervju sa gospođicom Suadom, voditeljicom Workforce Management divizije Špica Systems d.o.o. Sarajevo, također  jednim od predavača na konferenciji.

Koliko je zapravo pravilna evidencija radnog vremena zaista bitna te na koji način Time&Space olakšava istu?

Poznato je da se vremenom i evidencijom radnog vremena teško upravlja. Posebno u velikim organizacijama složene strukture, politika o radnom vremenu i pravila o izračunu sati. Tu se zaista ističe Time&Space zbog svojih bogatih struktura podataka, preciznog podešavanja parametara, automatskih rasporeda, dinamičkih radnih shema, panoramske vizualizacije podataka i ugrađenog radnog toka odobrenja.

Evidencija radnog vremena i kontrola pristupa važni su segmenti modernog poslovanja. Međutim, potrebe firme sve više zahtijevaju uvođenje novih integralnih rješenja koja omogućuju dodatnu optimizaciju i uštede. Naš Time&Space omogućava vođenje elektronske evidencije koja je u skladu sa zakonskim okvirima. Moduli kao što su Approval Workflow (elektronsko odobravanje odsutnosti), Payroll Integration Framework (integracija u ERP sisteme),  Putni nalozi (elektronsko podnošenje i obračun putnih naloga) i Spica Mobile Time (mobilne registracije), samo su neki od naših dodataka standardnoj evidenciji radnog vremena, koji nas čine jedinstvenim na našem tržištu, a našim korisnicima olakšavaju rad i štede najdragocjeniji resurs današnjice — vrijeme.

Kako to izgleda evidencija radnog vremena sa cjelovitim rješenjem za upravljanje radnim vremenom i kontrolu pristupa Time&Space-om?

Zaposleni u Ljudskim resursima/kadrovskoj ne vode osmice i šihtarice, ne vode ručno godišnje odmore, ne upisuje bolovanja, službena putovanja, privatne izlaze, već sve dobiju gotovo! Zaposleni u računovodstvu ne prepisuju sate (redovne, prekovremene, noćne, vikend, godišnje odmore…) iz šihtarice u program za plate,  ne broje dane za topli obrok i ne obračunavaju dnevnice za putne troškove, već importuju jedan fajl u računovodstveni program i obračun plate je tu!  Šefovi daju odobrenja za odsustva iz e-maila u pokretu, a godišnje odmore svojih uposlenika planiraju i odobravaju elektronski! Menadžeri imaju kompletan pregled sati i prisustva na poslu u realnom vremenu na svom pametnom telefonu!

Možete li pobliže objasniti prednosti korištenja Vašeg Time&Space softvera te koje su prednosti istoga sa modulom PIF?

Sistem Time&Space odlikuje fleksibilnost i skalabilnost zbog čega je prikladan za razna društva i organizacije, neovisno o njihovoj veličini i geografskoj rasprostranjenosti. Korisnici pripadaju raznim sektorima, od proizvodnje, energetike i rudarstva do maloprodaje, finansija, ugostiteljstva, zdravstva i vlade.

Veći sistemi mogu imati neograničen broj terminala za evidenciju radnog vremena i pristupnih tačaka, radnih stanica za administraciju evidencije radnog vremena, neograničen broj klijenata koji pristupaju pametnim telefonima i putem web interfejsa. Može se upotrebljavati više servera za servise prikupljanja podataka, baze podataka i aplikacije.

Sve se komponente spajaju preko korporativne mreže (intraneta). Važna osobina softvera Time&Space je njegova modularnost, koja korisniku omogućava odabir dodatnih komponenti u bilo kojem trenutku kao i kasniju nadogradnju sistema, ako i kada to bude potrebno.

Sama prednost Time&Space kroz digitalizovanje procesa evidencije radnog vremena je to što smanjuje broj grešaka, centralizuje samu evidenciju, unaprjeđuje HR procese. Prilagodljivost sistema omogućava rad softvera prema vašem internom pravilniku. Payroll Integration Framework (PIF) je modul Time&Space sistema koji omogućava automatizaciju pripreme i prijenosa podataka za obračun plata.

Automatskim obračunom sati i pripremom podataka za obračun plata smanjuje se vrijeme potrebno odjelima ljudskih resursa i računovodstva za obradu plata te uklanja mogućnost pogrešaka koje nastaju ručnim unosom podataka. Modul PIF neposredna je veza između baze podataka Time&Space i programa za obračun plata. Omogućuje unos dodatnih podataka, transformaciju i preračunavanje podataka te njihov izvoz u gotovo bilo kojem podatkovnom formatu. Modul uključuje mnoge prethodno pripremljene izračune, uključujući module za izračun ukupnog broja sati, službene i privatne izostanke, razne vrste bonusa, naknade za troškove prehrane i prijevoza te mogućnost direktonog prijenosa sati.

Dodatne prednosti modula PIF-a:
• smanjenje administrativnog posla prilikom pripreme obračuna plata
• transparentna i tačna evidencija radnog vremena koju daje
• jednostavnije i brže izvođenje postojećih procesa (kao što je tačna, brza i jednostavna priprema podataka za obračun plata).
• mogućnost razvoja „custom“ izvještaja i obračuna
• predefinirane formule i formati za različite izračune

Fokus je na obračunima, izvještajima i izvozu. Sve dobivene podatke od radnih sati do službenih izlaza koje ste dobili kroz naš Time &Space dalje kroz naš modul PIF za pripremu za obračun preračunamo u vrste primanja tako da imamo sve spremno za daljni izvoz ka ERP-u.

Na koji način je moguće izvršiti integraciju sa našim ERP-om PANTHEON?

Firme koja su svoje poslovanje znatno poboljšale uvođenjem sistema Time&Space i PANTHEON, svjesna su velike važnosti učinkovitog upravljanja procesima ljudskih resursa. Jedan od najvažnijih parametara koji omogućava ispunjavanje zakonskih zahtjeva i osigurava značajne uštede administrativnog rada je učinkovito upravljanje radnim vremenom.

Sve je ovo u potpunosti riješeno Time&Space sistemom koji, integrisan s PANTHEON-om, omogućava direktnu razmjenu podataka. Integracijom ova dva sistema osiguravamo značajnu prednost koja eliminira dupli rad i smanjuje broj pogrešaka. Postoji više nivoa integracije sa PANTHEON-om.

Naš modul PIF poštuje sva interna i zakonodavna pravila koja korisnik u sistemu postavi. Uobičajeno proces pripreme podataka za pripremu plata izgleda ovako:

*korisnici se registriraju na terminalima, telefonima ili putem weba
*odsutnosti zavedu u evidenciju preko najava putem interneta (i odobrenja od voditelja)
*na kraju mjeseca voditelji provjeravaju je li sve unutar evidencije onako kako treba biti
*računovođe u PIF-u pripreme podatke za obračun plata
*računovođa prenese podatke u platforme za obračun plata (ERP ili računovodstveni program) u ovome slučaju PANTHEON.

Možete li nam reći nešto više o partnerskom programu Špica Systems i o partnerstvu sa kompanijom Datalab BH te zajedničkom nastupu prema kupcima koji imaju vaše rješenje za evidenciju radnog vremena Time&Space uz modul PIF (za pripremu za obračun plata) te naš ERP?

Uz pomoć iskustva na zajedničkim projektima na području BiH i regije, te sklopljenom partnerstvu, Time&Space projekti sa modulom PIF PANTHEON korisnicima  omogućava direktnu razmjenu podataka. Integracijom ova dva sistema osiguravamo značajnu prednost koja eliminira dupli rad i smanjuje broj pogrešaka, kao što smo već i rekli. Ovakav se nastup pokazao dosta učinkovit tako da našu saradnju i dalje nastavljamo sa nadamo se još više integracija u ovoj godini.