Kako uspješno savladati sve izazove implementacije poslovnog programa? Iskustva sa terena.

Implementacija je proces koji se sastoji od niza aktivnosti, vanjskih i unutarnjih faktora koji u konačnici utječu na njenu uspješnost i ishode.  Na osnovu iskustava sa terena u toku implementacije, kreirana je lista izazova s kojima se implementatori/konsultanti i klijenti/krajnji korisnici programa najčešće susreću prilikom implementacije. Najčešće se govori o nedostatku vremena, problemima prilikom sprovođenja obuka, o nedostatku resursa, te stručnosti implementatora i krajnjih korisnika, ipak sve je moguće uspješno savladati.

Izazove smo svrstali u pet najčešćih skupina:

1. Resursi i sredstva
2. Implementatori/konsultanti
3. Edukacija korisnika/stručni kadar u toku obuke
4. Vremenski rokovi
5. Puštanje u rad “LIVE” i podrška

Resursi i sredstva

Budući da se nalazimo u podneblju gdje centralizacija i digitalizacija ulazi na “sva vrata”, tako i naši korisnici svjesni te činjenice, zbog kvalitetnijeg i fleksibilnijeg poslovanja moraju birati alate da to postignu. Jedan od njih je zasigurno i PANTHEON. PANTHEON je ERP rješenje (Enterprise Resource Planning) tj. poslovno-informacioni sistem za mala i srednja preduzeća, koja ulažu u stabilnost, napredne funkcionalnosti i prilagodljivost sistema. Širok spektar funkcionalnosti omogućava da sistem koriste svi u preduzeću, od rukovodstva do nabavke i računovodstva.

U toj želji za boljim ili novim rješenjem, uz obezbjeđenje resursa i sredstava, potencijalni korisnici se obraćaju nama sa zahtjevom za prezentaciju. Nakon prvog kontakta, ja kao konsultant, imam obavezu da na najjednostavniji, a opet korisniku najbliže razumljiv način predstavim “Šta sve to može program PANTHEON?”

U pripremnoj fazi je potrebno održati sastanak na kojem će se zaposlenicima predstaviti plan projekta. Pomno osmišljen projektni plan je ključ uspješne implementacije. On se treba sastojati od predefinisanih ciljeva, terminskog plana i popisa odgovornosti za svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik bi trebao biti upoznat sa planom te znati šta će se od njega očekivati tokom implementacije.

Na početnim prezentacijama koje su uglavnom ograničene vremenom (obostrano) mi želimo u kratkom vremenu da pokažemo opsežne mogućnosti PANTHEON-a a uz to da se približimo samoj djelatnosti potencijalnog klijenta. Suprotno tome, krajnji korisnik često očekuje “sve“, što je nemoguće u kratkom vremenu pa je preporučljivo da krajnji korisnik bude pripremljen sa pitanjima potrebnim za njegov opis posla i samu djelatnost firme.

Također, bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja budžeta koji je jedan od glavnih faktora implementacije.

Implementatori / konsultanti

Veoma bitan faktor jesu implementatori, konsultanti, partneri koji dokumentiraju vaše poslovne procese kako bi imali uvid u vaš način rada. Kroz razgovor s ključnim korisnicima utvrđuju se razlozi zbog kojih se prelazi na novi software i prema tim saznanjima se isti prilagođava. Konsultanti također prikupljaju osnovne podatke o firmi, broju odjela, zaposlenih itd.

Bitno je definisati koliko će zaposlenih raditi u novom software-u, što će tačno raditi te koje module će koristiti. Zatim, treba odrediti koji podaci će se uvoziti u novi software, te da li će se podaci unositi-uvoziti od strane korisnika programa ili ćete to prepustiti konsultantima. Ovo je ujedno i prilika da se suvišni podaci „počiste“ prije unošenja u novu bazu.

Željela bih skrenuti pažnju na jedan primjer problema/situacije, a to je kada klijent ili nema podataka u već određenom file-u za uvoz (Excel) ili su podaci u Excelu nestruktuirani, tačnije, klijent dostavi podatke koji nisu popunjeni po navedenoj proceduri Excela koja je data pri samom početku implementacije. Konkretno ovdje dolazi do “gubljenja vremena” na ispravkama ili unosima nakon klijenta, a klijentu uzrokuje troškove.

Kao primjer uvoza šifranata subjekata unose se poštanski brojevi, države, PDV brojevi, oznake kupaca, dobavljača pa je neophodno da se krajnjim korisnicima pojasni način unosa, iako je to u file-u slikovito predstavljeno. Greške ovih ispravki mogu da traju satima a rezultat je smanjen broj ugovorenih sati na sljedećem koraku implementacije.

Edukacija korisnika / stručni kadar u toku obuke

Edukacija zaposlenih je vjerojatno i najvažniji dio implementacije ERP-a. Kvalitetno sprovedena edukacija osigurat će uspješno rukovanje novim software-om i smanjiti problem pri upotrebi. Važno je da se krajnji korisnici u potpunosti posvete savladavanju korištenja novog software-a. Na kraju, to je bitno za njihov svakodnevni rad. Krajnji korisnici vrlo vjerojatno neće „pohvatati“ sve detalje rukovanja novim ERP-om tokom edukacije i sigurno će tokom daljnjeg rada imati pitanja za konsultante.

Navodim jedan od primjera pri implementaciji Kadrova i plata, naočigled lagan zadatak, koji nam uvijek traži stručnost i praćenje zakonskih promjena te njihovu upotrebu u programu. Idealna prilika je ta da klijent raspolaže sa stručnim osobljem na tim poljima. Lakša i brža je edukacija. Lakše je sprovesti obuku sa osobom koja je radila plate i zna sve te zakonom propisane odredbe nego obuku raditi sa osobama koje se tek upoznaju sa zakonodavstvom, obračunima a još je tu i novi program! Najčešće kao posljedica toga je da se edukacija mora “produžiti” ili pak uvijek traje beskrajno dugo zbog “nedovoljne stručnosti krajnjeg korisnika”.

Vremenski rokovi

Bez kvalitetne pripreme može doći do  prekoračenja rokova potrebnih za dovršenje implementacije. U prethodne tri tačke sam pojedinačno spomenula razloge koji mogu utjecati na prekoračenje rokova.

Puštanje u rad “LIVE” i podrška

Nakon uspješne implementacije i testiranja ERP rješenja koje se većinom radi na testnoj bazi, vrijeme je da korisnici počnu koristiti novi software u svakodnevnom poslovanju “LIVE”. Ovdje posao ne završava, jer je tokom korištenja ERP-a potrebno kontinuirano pratiti njegovo funkcionisanje. Program je potrebno redovito održavati i ažurirati kako bi pravilno funkcionisao te kako bi njegovi korisnici mogli neometano raditi. Ovdje ključnu ulogu ima menadžment.

Ukoliko nije prekoračen budžet i rokovi implementacije, također bitan elemenat jeste da u ovom dijelu krajnji korisnik sa svojim menadžmentom predlaže dodatne zahtjeve. Ovdje se otkrivaju ideje šta to može ubrzati njihov rad, šta bi se moglo programirati, a sve u cilju unapređenja poslovnih procesa.

Ovdje ću naglasiti i jednog našeg klijenta, kompaniju Omega d.o.o. Živinice, koji je imao super ideje oko samog izvještavanja  i analiza, a trošio je puno vremena na svakodnevne izrade. Uz naše uvode u Ad-hoc analize sa primjerima šta sve može i uz klijentovu veliku stručnost i znanje SQL-a, dovelo je do super rezultata. Stotine izvještaja su napravljeni i grupisani po želji i potrebama krajnjeg korisnika i šalju se u određeno vrijeme na više mail adresa iz baze PANTHEON-a.

I kao drugi primjer, navodim situaciju sporosti dosadašnjeg rada, a odnosi se na slanje platnih lista. Imali smo zaposlenika u kadrovskom odjeljenju, koji je imao zadatak da šalje platne liste nakon obračunate plate. Taj uposlenik je danima nakon obračunate plate pripremao, printao, slao poštom ili nosio do radnika na potpis platne liste, a sve u namjeri da platna lista stigne do uposlenika da bi time zadovoljio propisanu zakonsku obavezu.

Uz samo jednu funkcionalnost PANTHEON-a, jednim klikom, bezbroj platnih lista se šalje na bezbroj mail adresa uposlenika. Time smo također pojednostavili i ubrzali navedeni proces te se kao rezultat dobije obavijest u koje vrijeme, koji dan i kome su poslate platne liste. Iste takve platne liste se mogu urediti po želji korisnika (sa pečatom, potpisom, logom i sl) a sve u cilju zadovoljenja zakonom propisane procedure.

Na kraju, kako znati da li koristite sve prednosti PANTHEON-a?

Tu nastupa jedan od najbitnijih faktora a to je kvalitetna podrška! Stoga je pri odabiru ERP-a vrlo bitno obratiti pažnju na kvalitet korisničke podrške koju nudi preduzeće koje ste odabrali za implementaciju novog software-a. Što je podrška kvalitetnija, vašim zaposlenicima će biti lakše savladati funkcionalnosti novog software-a.

Implementacija ERP-a je veliki izazov, ali uz pravilno planiranje i realizaciju ne bi trebala predstavljati nikakav problem vama i vašoj firmi. Uz odgovoran i ozbiljan pristup, implementacija ERP-a  kakav je PANTHEON će vam donijeti mnoge benefite uključujući veću produktivnost, bolju organizaciju i konkurentnost na tržištu.