5 ključnih poslovnih kriterijuma za izbor ERP rješenja

U svojoj knjizi Paradoks izbora autor Bari Švarc navodi da je problem izbora standardni problem savremenog društva kada je izbor preveliki. Tu tvrdnju potkrepljuje obimnim istraživanjem. Tvrdi da ako je broj opcija veći od 4 izbor predstavlja problem. Obilje izbora, suprotno onome što bi inače pomislili, nas ne čini srećnijim niti zadovoljnijim. Naprotiv, čini nas paraliziranim i frustriranim. Razlog je jednostavan: strah da se ne pogriješi, da se ne napravi loš izbor.

Kako na tržištu poslovnog softvera u regionu posluje preko nekoliko stotina ponuđača poslovnog softvera jasno je da izbor postaje ozbiljan problem. I to ne samo kao tehnička kategorija već i, kako autor knjige navodi psihološka kategorija.

Šta možemo da uradimo kako bi ovo olakšali? Da li postoje neke prečice koje operativno možemo primijeniti kako bi nam ovaj posao bio jednostavniji?

Mi mislimo da postoji i iz našeg iskustva podijelit ćemo sa vama prečice koje nama i našim korisnicima pomažu kada biramo poslovni softver.

Top 5 kriterijuma za izbor ERP rješenja

#1: Podrška lokalnog partnera

Koliko je podrška važna uvjerili su se svi oni kojima je zatrebala. I zaista dokle god vam podrška ne treba, kvaliteta podrške nije od značaja, ali ako ste ikada čekali dugo slušajući automatizovanu melodiju iz govornog automata tada smo poprilično sigurni da znate o čemu govorimo.

Podrška je najvažniji kriterijum. Vrlo jednostavno, softver ćete nabaviti, platiti, implementirati i to je to. Kada počnete zaista da ga koristite vidjet ćete da kvalitet podrške može da znači različite stvari za različite ljude.

E sad, neko bi rekao «a šta će mi podrška» kada naučim da radim u programu. Razmislite. Firme rastu, razvijaju se, mijenjaju strateško usmjerenje, uvode nove proizvode i usluge, angažuju nove ljude i sl.

Poslovni softver ERP kategorije je zamišljen kao alat koji pomaže u radu i prati poslovne procese i sve uzgred, jasno je da će za sve gore navedene aktivnosti trebati podrška.

#2 Praćenje performansi sistema od strane proizvođača

Šta ovo u suštini znači? Ovako napisano djeluje prilično maglovito i nejasno. U suštini je lako za razumjevanje, ako uporedite performanse softvera sa npr. automobilima. Svake godine, proizvođač automobila izbaci novi model sa unapređenim performansama. Kako znaju šta treba da unaprijede? Znaju tako što prate i testiraju performanse svojih proizvoda kako u realnom tako i u testnom okruženju.

Nije svaki put pogodak u centar, ali postepenim nadogradnjama automobili danas nimalo ne liče na one od prije samo nekoliko godina. Tu su računari, automatska kontrola proklizavanja, ravnomjerna distribucija sile kočenja i druge raznorazne pametne stvarčice koje proizvođači ugrađuju, a koje su rezultat upravo praćenja performansi.

Vratimo se nazad na softver. Sa softverom je značajno bolje! Zato što, ako kupite automobil i proizvođač u sljedećoj verziji napravi značajna poboljšanja performansi vi nećete automatski dobiti novi auto (ko zna možda u budućnosti Auto as a Servis, ali to je već previše A J AaaS) već ćete morati da kupite novi. Sa softverom je situacija značajno bolja. Jednostavno, nadogradite softver i imate najnoviju verziju. Sa svim unapređenjima koja su se u međuvremenu pojavila. Zgodno zar ne?

#3 Mogućnost sistema da zadovolji  poslovne potrebe

ERP sistemi se kupuju kako bi pomogli, podržali i unaprijedili poslovanje. Zbog toga je ovaj kriterijum veoma važan. Ma koliko moćan, ako nije u stanju da se prilagodi ili pomogne unapređenju vašeg poslovanja, ERP sistem je bezvrijedan za kompaniju.

Već smo pomenuli da se svaka kompanija razvija i raste vremenom. To znači da softver treba da omogući ako ne sve onda barem prve tri stavke sa ove liste:

• Fleksibilan i prilagodljiv sistem za izvještavanje
• Podršku za širok dijapazon poslovnih procesa
• Podršku za planiranje – jer inače nije ERP J
• Mogućnosti proširenja internim ili eksternim alatima

I to nije sve. Poslovni softver je alat koji kompanija nabavlja na duže staze. To nije jednokratna operacija. Ako u startu ne promislite dobro i ako bar ne pokušate da predvidite svoje poslovne potrebe u narednim godinama, postoji velika vjerovatnoća da rješenje koje je «taman» danas, sutra postane tijesno. Imali ste slična iskustva sa kupovinom svečanih odijela, zar ne?

#4 Potencijal kontinuiranog razvoja rješenja

Ovdje se zapravo govori o snazi softverske kompanije da kontinuirano unapređuje svoje proizvode. O kojoj snazi govorimo? Vrlo jednostavno, govorimo o snazi softverske kompanije koja se mjeri njenim finansijskim rezultatom (ima li dovoljno prihoda i profita), brojem ljudi u razvoju i podršci, kao i trendovima kroz vrijeme. Danas je ove parametre relativno lako «ispitati» jer postoje javne biblioteke podataka u kojima su ovi podaci dostupni. Dodano, pojedine kompanije posluju na berzi (da tu spada i Datalab) te samim tim postoje javno dostupni godišnji izvještaji o poslovanju.

Zašto je ovo važno za korisnike? Vrlo je jednostavno snaga firme omogućava dalji razvoj i unapređenje kako firme, tako i proizvoda. A unapređenje proizvoda je od velikog značaja za krajnje korisnike. Jasno je da i danas imamo na tržištu kompanije koje i dalje tvrde da «nema ničeg kao što su DOS rješenja», ali budimo realni da li biste danas radije izabrali Yuga ili solidnog Pasata (ne mora čak da bude ni najnoviji model)?

#5 Cijena ERP sistema

Posljednje, ali ne manje važno jeste cijena. Ali kada govorimo o cijeni nije samo pitanje inicijalne cijene, odnosno koliko će me ERP koštati u startu. Pitanje je ukupnih troškova instalacije, korištenja i održavanja poslovnog softvera (eng. skr. TCO – Total Cost of Ownership).

Savjet: uvijek izračunajte (ili bar pokušajte) koliko će vas softver koštati na period od 3, 5 i više godina.

Imajte na umu, softverske licence su samo jedan od parametara za formiranje cijene poslovnog softvera. Implementacija poslovnog softver je druga stavka za koju se često «hvatamo». I ona najčešće nije od značaja. Šta onda jeste?

Dugoročni trošak podrške i novih verzija. Licence ćete kupiti i to je završeno. ERP ćete implementirati inicijalno i to je gotovo. Sve ostalo spada u podršku posle implementacije. Bilo da je to jednostavan zahtjev za tehničku podršku, u smislu «a kako da uradim ovo ili ono» ili «gdje da kliknem da dobijem ovaj ili onaj izvještaj, te sve do mini projekata koji podrazumijevaju mini-implementaciju konkretnog proširenja ERP rješenja u okvirima želje za proširenje osnovne funkcionalnosti nekim novim poslovnim procesom.

Primjera je bezbroj, a obim ovog teksta nas sprečava da ih obradimo sve. Ipak, imajte na umu da za sva ostala pitanja stojimo na raspolaganju.

Nabrojali smo 5 ključnih poslovnih parametara, po našem mišljenju i iz našeg iskustva. To svakako ne znači da su to svi kriterijumi. Posjetit ćemo vas na još neke koje svakako mislimo da su značajna, ali ne spadaju u top 5 po našem mišljenju.

• Kvalitetna dokumentacija
• Funkcionalnost sistema
• Jednostavnost korištenja
• Jednostavnost implementacije novog sistema
• Mogućnost sistema da radi sa postojećom opremom

Nadamo se da smo bar malo doprinijeli razumijevanju ove složene problematike i da će vam informacije iz ovog teksta pomoći na putu do uspjeha!

Za kraj pogledajte predavanje Barija Švarca na temu Paradoksa izbora koji smo pronašli za vas…