5 koraka do digitalnog računovodstva

Ideja da računovodstvo postane potpuno digitalno sve je prisutnija i istinitija u savremenom svijetu. Kompanije širom svijeta, zajedno sa svojim klijentima, već su preduzele značajne korake u digitalnom svijetu tokom protekle decenije, iako potpuna migracija na oblak tek treba da bude u potpunosti realizovana.

Na primjer, desktop računovodstveni softver je evoluirao do tačke u kojoj više nije tako striktno odvojen od digitalnih platformi. Uzmite u obzir da, kao potrošači, sada skoro 60% naših kupovina obavljamo online. Digitalno doba više nije nešto što nas čeka iza ugla, već je naša realnost.

A digitalizacija preduzeća više nije upitna. Sa trenutnom dostupnošću digitalne tehnologije, dva najvažnija pitanja su postala: kako i odakle početi?

Počnimo od osnova

Digitalna računovodstvena tehnologija počinje jednostavnim stvarima. Šta je jednostavnije i svakodnevnije od rukovanja dokumentima? Prelazak dokumenata u digitalni oblik postao je neophodnost, a ujedno je u redu stati na kraj običnom prekucavanju. Treba razmisliti i o skladištenju dokumenata. Određeni zahtjevi su obavezni jer su propisani zakonom, a neki se odnose na bezbjednost podataka. Zamislite da izgubite sve svoje dokumente i podatke o klijentima preko noći. Sa eDokumentima uskladištenim u oblaku, obezbjeđena je sigurnost i usklađenost sa zakonima, a istovremeno im se može pristupiti u bilo kojem trenutku. Sa automatski kreiranim rezervnim kopijama, obezbijedićemo da naše rukovanje podacima i dokumentima bude zaista bezbrižno.

Ovo su temelji svake savremene računovodstvene prakse, ali su u isto vrijeme upravo to – početak na kome se može graditi. Prati ih ponuda veće dodatne vrijednosti za kupce, ušteda vremena (i novca) i efikasna alokacija resursa. Samo uzimajući u obzir optimizaciju i digitalizaciju svih ovih elemenata, kompanija može postati zaista digitalna. U nastavku dijelimo neke korake koje računovođe treba da imaju na umu ako žele da posluju digitalno.

1. Jednostavna razmjena podataka sa kupcima

Glavna bolna tačka za računovođe i knjigovođe je dijeljenje svih informacija sa klijentima, čak iu modernom digitalnom dobu. Koliko puta se desi da klijenti na kraju mjeseca donesu gomilu računa u torbi! Razmislimo i o stalnim pozivima i koordinaciji preko telefona. Pomislite na sve vrijeme koje je potrebno za rješavanje malih, ali stvarnih problema sa dokumentima klijenata. Sada se ovakvi knjigovodstveni problemi mogu riješiti online rješenjem PANTHEON Web Light, koje je povezano sa knjigovodstvenom bazom podataka i omogućava dodavanje svih vrsta dokumenata. Kada klijenti predaju dokumente, računovođa ih automatski prima u PANTHEON-u, gdje se mogu knjižiti. Ovo brzo prekida lančane mailove, telefonske pozive ili čekanje da se fizički dokumenti isporuče.

2. Automatsko fakturisanje i upravljanje zalihama

Automatskim preuzimanjem faktura kupaca, problemi sa zaboravljenim fakturama se mogu riješiti i status zaliha može se odmah povezati. Uz online poslovni program, kupci brzo i lako sami izdaju i oporezuju fakture. Kupci i dobavljači se mogu automatski uvoziti u program iz AJPES baze podataka, čime se skraćuje vrijeme za unos podataka i izbegavaju moguće greške prilikom unosa. Prilikom izdavanja računa smanjuje se i vrijednost i količina zaliha. Program online poslovanja omogućava i prikaz liste izdatih računa, zatvaranje kase, unos kupaca i potvrđivanje faktura.

3. Bankovne informacije na dohvat ruke

Integracija ERP sistema sa bankarskim sistemima predstavlja veliki korak ka digitalizaciji poslovanja. Automatizacijom bankarskog poslovanja moguće je obezbijediti brzu i sigurnu razmjenu dokumenata platnog prometa između informacionog sistema kompanije (ERP) i informacionog sistema banke. Za sve koji se bave računovodstvenim uslugama dostupno je sveobuhvatno rješenje koje, između ostalog, nudi i automatsko ažuriranje izvoda stanja i plaćanja u realnom vremenu. Uz nekoliko klikova, svi važni podaci se mogu obraditi bez potrebe da ih sami unosite ručno. ERP integracija sa bankama omogućava pristup svim otvorenim bankarskim API-jima preko jedne tačke, što čini integraciju značajno lakšom i za provajdere trećih strana.

4. Pojednostavljeni poslovni procesi kroz unaprijed definisane tokove

Vrijeme za obavljanje ponavljajućih zadataka i poslovnih procesa može se lako smanjiti kreiranjem tokova posla. Sa PANTHEON WorkFlow modulom, ovo je prilično jednostavno. Računi se obično moraju odobriti prije ulaganja. Ručno potpisivanje je dugotrajno, pa se ovo može izbjeći uvođenjem PANTHEON poslovnog procesa (workflow) koji omogućava kreiranje poslovnog procesa od unosa dokumenta do njegovog potpisivanja i time potvrđivanja.

5. Čuvanje sve dokumentacije na jednom mjestu

Sa ERP sistemima možemo zaboraviti na ormare pune fascikli i gomile papira u arhivi. Takvo skladištenje je neefikasno, skupo i dugotrajno kada treba brzo da pronađemo određeni dokument. eDokumentacija je repozitorijum sve dokumentacije koja se koristi u kompaniji. U dokumentaciji čuvamo primljenu i izdatu poštu (zajedno sa vođenjem poštanske knjige), svu knjigovodstvenu dokumentaciju (bankovne izvode, zaključke godine, opomene i sl.), komercijalnu dokumentaciju (ugovori, aneksi i sl.) i tehničku dokumentaciju, dokumentaciju (uputstva za upotrebu, garantni listovi i sl.). Zahvaljujući poslovnom procesu koji je integrisan u PANTHEON, eDokumentacija omogućava lak prijem i obradu dokumenata. Velika prednost ovog sistema je i veoma laka pretraga svih dokumenata po različitim kriterijumima.

Da li ste zainteresovani za digitalno računovodstvo u vašoj kompaniji? Naši stručnjaci će vam rado reći više o mogućnostima digitalizacije vašeg računovodstva i pomoći vam da uvedete ePoslovanje u svoju kompaniju. Pošaljite nam e-mail na godigital@datalab.ba ili nas pozovite na 033 652 101.