5+ poboljšanja novog sistema za upravljanje dokumentacijom MNEMO

U Datalabu smo prepoznali sve veću potrebu korištenja digitalnih alata, kao što je DMS (Document Management System), posebno u vrijeme pandemije COVID-19 i potrebe za radom sa udaljenih lokacija. Iz spomenutih razloga smo razvili novi unaprijeđeni i modernizovani modul Dokumentacije, prijateljskog naziva MNEMO.  Šta je MNEMO? MNEMO je novi, poboljšani modul DMS-a dostupan u PANTHEON-u od verzije 10.20.00, vaš novi digitalni saradnik koji će poboljšati efikasnost, produktivnost i ROI vaših uposlenika. MNEMO donosi potpunu integraciju sa Worflow-om, automatizovanim poslovnim procesima i poboljšanje u brzini rada uz user-friendly interfejs i jednostavnije korištenje za krajnje korisnike.

Šta je to DMS (Document Management System)?

Sistem za upravljanje dokumentima ili DMS – skraćenica od engleskog termina „Document Management System“ koji ćemo i mi dalje koristiti u tekstu služi za skeniranje, upravljanje (WorkFlow) i arhiviranje papirnih i elektronskih dokumenata.

Bez obzira na vrstu djelatnosti koju obavljate, veličinu organizacije jedan od najkompleksnijih poslova unutar preduzeća je upravljanje dokumentacijom. Upravo u ovom poslovnom zadatku će vam pomoći naš DMS, unaprijeđeni modul MNEMO i korisniku PANTHEON-a omogućiti lakšu organizaciju digitalnih dokumenata i konverziju papirnih dokumenata u digitalni elektronski oblik. DMS omogućava korisniku da  svoje zadatke obavlja brže, jednostavnije i efikasno pruža sve potrebne informacije za obavljanje poslovnog zadatka.

Korištenjem DMS-a integrisanog u PANTHEON-u korisnik ima sljedeće mogućnosti:

• Upravljanje dokumentima ( tok dokumetacije unutar preduzeća ili radnog odjela, smanjenje potrošnje papira i potrošnog materijala za printere i kopir aparate.)
• Arhiviranje dokumenata (Sigurnost i integritet dokumenata. Dokumenti se čuvaju u centralizovanoj bazi podataka na sigurnoj CLOUD lokaciji bez mogućnosti gubitka dokumenata).
• Dostupnost (Na samo par klikova sa više vrsta uređaja možete pristupiti svojim dokumentima i izvršiti jednostavnu pretragu). Korištenjem PANTHEON Web Light rješenja koje je trenutno besplatno u sklopu Go Digital akcije svojim dokumentima možete pristupiti i korištenjem web browsera ili mobilnog telefona.
• Sigurnost i skalabilnost (Zaštićena centralna baza podataka, prilagođeno rastu obima poslovanja i zahtjeva, mogućnost dodjeljivanja dozvole pristupa za određene dokumente čime čuvate sigurnost i privatnost svojih poslovnih podataka).
• Upravljanje poslovnim procesima korištenjem digitalnog alata Workflow (lakša saradnja i komunikacija između uposlenika, praćenje toka poslovnog procesa i realizacije i jednostavno otkrivanje zastoja i neproduktivnosti u poslovnom procesu).
• Smanjenje fizičke arhive.
• Automatsko upravljanje vijeka dokumenta (automatsko brisanje svih dokumenata za kojima ne postoji potreba za dodatnim čuvanjem).

 

Koje su novosti i poboljšanja u  modulu Dokumentacije MNEMO?

Za pregled video snimka novosti, kliknite na svaki od naslova u nastavku.

1. Arhive

U novom modulu Dokumentacije jednostavno možete odrediti Arhivu kojoj pripada odgovarajuća vrsta dokumenta u PANTHEON-u, npr. Kojoj regiji unutar preduzeća ili filijali kako bi u konačnici vrlo jednostavno imali mogućnost kreiranja više Knjiga Pošte (protokola) za različite filijale preduzeća. Na samo par klikova ispišite svoju knjigu pošte za primljene i izlazne dokumente za poslovne jedinice ili filijalu preduzeća.

2. Klasifikacija

Jedno od poboljšanja u novoj verziji dokumentacije je i jednostavno preuzimanje gotovih klasifikacijskih planova sa web servisa. Sve što je potrebno da klasifikujete svoju arhivsku građu je da preuzmete postojeći klasifikacijski plan za preduzeća i modifikujete ga po vlastitim potrebama i dodijelite dozvole pristupa za svoje uposlenike. Dosadašnju papirnu arhivu, ormare i registratore definišite po vašim organizacijskim potrebama u klasifikacije kao što su: dopisi, ulazni računi, izlazni računi, kupoprodajni ugovori i slično i kasnije jednostavno vršite pretragu po određenim klasifikacijama i pristupite im sa bilo koje lokacije. Korištenjem PANTHEON aplikacije ili PANTHEON Web Light aplikacije npr. sa poslovnog sastanka kada vam je hitno potreban neki dokument ili izvršite slikanje i skeniranje računa sa službenog putovanja.

3. Meta podaci

Dodana je i mogućnost kreiranja i povezivanja custom meta podataka za dokumente u preduzeću. U praksi sada je moguće recimo za klasifikaciju kupoprodajnih ugovora definisati različite meta podatke za dokumente (kupac, iznos ugovora, kontakt osoba, prodajni odjel i sl.) i po definisanim meta podacima jednostavno u polju pretrage za metapodatke unesete ključnu riječ za pretragu. Ovo je jedna od najbitnijih novosti i olakšanja u radu sa dokumentima jer sada možete definisati kreiranje i pretragu meta podataka čak i za one podatke koji nisu vezani za PANTHEON.

Pretpostavit ćemo da smo vlasnik studija za uređivanje interijera i da svakom korisniku naših usluga želimo dodijeliti odgovarajući dizajn interijera. U kreiranu klasifikaciju dizajn interijeri ćemo definisati metapodatke kao što su: arhitektu koji izvodi radove, ime osobe koja je uradila dizajn, naziv projektanta, broj kataloga dobavljača korištenog namještaja u dizajnu, dizajnerski stil, interni broj 3D dizajna i sl. Nakon unosa meta podataka za svaki importovani 3D dizajn jednostavnim filtiranjem i pretragom u svakom momentu možemo naći potrebni dokument-dizajn interijera.

4. Nova user friendly forma DMS modula

Potpuno redizajnirana glavna forma modula Dokumentacije koja donosi brži rad i produktivnije upravljanje i korištenje dokumenata, veću preglednost i više prostora za pregled i rad na dokumentima. Također redizajnirani su i paneli za prikaz vezanih digitalnih dokumenata na vrstama dokumenta, npr. veći prikaz ulaznog računa kod knjiženja ulaznog računa ili lakši pregled drugog ovjerenog primjerka izlaznog računa ili ugovora u šifrarnicima subjekata.

5. Čarobnjak za postavke Dokumentacije

Potpuno novi i poboljšani čarobnjak za podešavanje funkcionalnosti MNEMO dokumentacije koji vas vodi kroz proces postavki i omogućava brzo i jednostavno postavljanje svih funkcionalnosti. Jednostavnim preuzimanjem postavki sa web service-a u nekoliko minuta ćete biti spremni za korištenje DMS-a i vaš sistem za upravljanje dokumenata će biti potpuno funkcionalan sa importovaim klasifikacijama dokumenata, skladištima za dokumente (CLOUD način pohrane ili lokalni DMS storage). Besplatno preuzmite predefinisane Worflowe za masovni import skeniranih dokumenata sa lokalnih ili mrežnih foldera, Workflow za skeniranje i automatsko klasificiranje dokumenata. Nakon čega je samo potrebno da povežete vrste dokumenata u PANTHEON-u sa odgovarajućim klasifikacijama i započnete svoj put u digitalizaciju i digitalnu pohranu dokumentacije u preduzeću.