5 savjeta koji će vam pomoći osigurati ERP podatke
Današnji moderni poslovno-informacijski programi omogućavaju cjelokupno praćenje poslovanja. Pomoću ERP-a se svi poslovni procesi integriraju u jednu cjelinu te tako nema potrebe za višestrukim programima. Ključne informacije su dostupne u pravim trenucima, a štede se vrijeme i resursi.
U ERP-u su pohranjeni važni podaci nužni za uspješno poslovanje vašeg preduzeća. Možete li zamisliti što bi se dogodilo kada bi ti podaci dospjeli u pogrešne ruke ili kada bi ih zauvijek izgubili?
Posljedice bi zasigurno bile vrlo štetne za vaše poslovanje. Upravo zato je potrebno brinuti o sigurnosti svih vaših podataka.
Sljedećih pet savjeta će vam pomoći osigurati ERP podatke.
Osigurajte računala i programe
Prvi i najvažniji korak za sigurnost, ne samo vaših ERP podataka nego i cjelokupnog sistema, je instalacija sigurnosnog softvera. Antivirus i antimalware programi će vam pomoći osigurati ERP podatke. Spriječit će viruse i zlonamjerne softvere koji mogu znatno naštetiti vašem računalu i ugroziti sigurnost vaših podataka.
Također je iznimno bitno da koristite snažne lozinke. Znate li da su „123456“ i „password“ već godinama jedne od najkorištenijih lozinki? Koristite li i Vi i Vaši zaposlenici slične jednostavne lozinke koje je lako pogoditi, samo zato da bi ih lakše zapamtili? Koristite li istu lozinku za više korisničkih računa? Ako ste odgovorili potvrdno na zadnja dva pitanja, riskirate sigurnost svojih podataka.
Lozinke koje koristite za ulogiravanje u svoje računalo, poslovni softver i sve ostale korisničke račune bi se trebale sastojati od najmanje 12 znakova. To uključuje kombinaciju velikih i malih slova te brojeva i specijalnih znakova. No, ne brinite. Ne morate ih sve pamtiti niti zapisivati na post-it papiriće. Postoje besplatne aplikacije za upravljanje lozinkama u kojima možete imati sve lozinke na jednom mjestu. Potrebno je zapamtiti samo jedan PIN koji će otključati aplikaciju.
Koristite cloud
Mnogi proizvođači ERP-a nude mogućnost korištenja svojeg poslovnog programa u cloud-u. S obzirom na to da pružatelji cloud usluga imaju sofisticiranije sisteme zaštite, Vaši poslovni podaci bit će sigurniji nego na Vašem računalu.
Pri pohrani Vaših podataka u cloud-u izrađuju se tri kopije koje se čuvaju na različitim serverima. Tako da, u slučaju kvara ili pada jednog servera, vi još uvijek možete pristupiti svojim podacima. S obzirom na to da se svaki server nalazi na različitoj lokaciji, Vaši su podaci sigurni i od štete koja može biti prouzrokovana elementarnim nepogodama.
Osim toga, svi podaci koje pohranjujete u cloud-u se šifriraju i nemoguće im je pristupiti bez odgovarajućeg ključa za dešifriranje. Podatke možete šifrirati i sami, prije pohranjivanja u cloud, i tako dodatno osigurati ERP podatke.
Educirajte zaposlenike
Zaposlenici su najveća prijetnja sigurnosti Vašem sistemu. Stoga je jedan od najvažnijih načina na koji možete osigurati ERP podatke edukacija zaposlenika. Vaši zaposlenici bi trebali biti u mogućnosti prepoznati prijetnje Vašem sigurnosnom sistemu i znati kako ih spriječiti.
Na primjer, jedna od vrlo bitnih stvari je prepoznavanje opasnih e-mail poruka. Ovdje se ubraja tzv. phishing e-mail. Ove poruke izgledaju kao da ih šalju firme čije usluge koristite, tražeći vas da se prijavite u svoj korisnički račun te da ažurirate svoje podatke. Cilj im je domoći se Vaših prijavnih podataka kako bi se sami mogli prijaviti na Vaše korisničke račune.
Vaši podaci se onda mogu iskoristiti za krađu identiteta ili prijavljivanje na druge usluge (ako koristite jednu lozinku za više računa). Također, takav website od Vas može zahtijevati da preuzmete određeni softver. To nikako ne biste trebali napraviti jer biste mogli instalirati malware (zlonamjeran softver) na svoje računalo.
Nažalost, ovakve poruke antivirusni softver često propusti filtrirati. Dakle, edukacija i oprez su ključ.
Ograničite pristup podacima
Samo zato što je ERP poslovni program koji obuhvaća cjelokupno poslovanje Vaše firme, ne znači da svi zaposlenici trebaju imati pristup svim podacima.
Tako, na primjer, prodaja ne treba imati pristup finansijskim podacima Vaše firme ako to nije potrebno za njihov posao.
Stoga, ograničite pristup osjetljivim podacima. Što manje zaposlenika ima pristup Vašim poslovnim podacima, manja je šansa da će sigurnost tih podataka biti ugrožena.
Ne zaboravite na ažuriranja i sigurnosne kopije
Redovita ažuriranja su iznimno važna ne samo zato što omogućavaju nove funkcionalnosti u programu već i zbog sigurnosnih zakrpa.
Osim samog ERP-a, iznimno je bitno ažurirati i antivirusni softver i operativni sistem koji koristite. Oni se također redovito nadograđuju sa sigurnosnim zakrpama tako da je te nadogradnje potrebno instalirati čim postanu dostupne.
Čak i ako implementirate sva navedena sigurnosna rješenja, postoji mogućnost da nešto pođe krivo te da vaši podaci budu kompromitirani. Zato je bitno dodatno osigurati ERP podatke i pohraniti sigurnosne kopije svih vaših podataka kako bi im mogli pristupiti u slučaju da se to dogodi.
Zaključak
S obzirom na to da se u Vašem ERP-u nalaze bitni podaci, vrlo je važno osigurati ih. Instaliranje i redovito ažuriranje kvalitetnog antivirusnog programa je polazna tačka. Daljnji koraci uključuju edukaciju zaposlenika i ograničavanje pristupa podacima. Ne zaboravite i na pohranjivanje sigurnosnih kopija ili korištenje ERP-a u cloud-u. Uz gore navedenih pet savjeta koji će Vam pomoći osigurati ERP podatke, možete više vremena posvetiti unaprjeđenju Vašeg poslovanja.
Izvori
The Number One Way to Keep Your ERP Data Safe
Phishing
