Automatizacija i digitalizacija računovodstva u praksi

U intervjuu sa Selmom Smječanin, konsultanticom za PANTHEON iz kompanije Datalab BH d.o.o., predstavljamo temu Automatizacija i digitalizacija računovodstva u praksi.

Selma, Datalab poslednjih godina aktivno radi na razvoju eBankinga. Identifikovali smo mnoge prednosti za naše korisnike. Kakva je dinamika promjena?

U poslednjih godinu dana primjećujemo pojačane aktivnosti u ovoj oblasti u regiji i njima se takođe prilagođavamo.
Pri tome slijedimo viziju da korisnik ima sve potrebne informacije za donošenje odluka i alate za korišctenje novih načina plaćanja na jednom mjestu. Razvijamo ih u modulu platnog prometa, koji za ovu svrhu dobija novi izgled.

U priloženom videu u nastavku* predstavljamo vam novosti u oblasti modula Platni promet.

 

Pomenuli ste napredak u oblasti eBankinga. Bankarski sektor je poslovno rigidan, ali stvari se kreću. Da li želite nešto posebno da istaknete?

S obzirom da pokrivamo mnoga tržišta, rješenja se međusobno razlikuju po sadržaju.

U isto vrijeme, integraciji uvijek pristupamo na isti način, tako da procesi unutar PANTHEON-a ostaju isti.

 

Koje su specifične prednosti integracija?

To uglavnom zavisi od toga šta integracija nudi. Računovođama je automatsko slanje naloga za plaćanje i primanje izvoda iz banke svakako na prvom mjestu.

To znači da se kreirani nalozi za plaćanje iz PANTHEON-a šalju direktno u banku, bez čuvanja na disku i uvoza u online banku. Važnije su integracije sa sistemom elektronskog bankarstva Halcom, u Makedoniji sa ProCredit bankom, a vrijedi pomenuti i integraciju sveobuhvatne SEPA platne transakcije sa MER, koja je trenutno u razvoju.

 

Pomenuli ste integraciju sa MER-om, koja je još u razvoju. Možete li nam pokazati kako ova integracija izgleda u praksi?

PANTHEON poslovni proces uvozi izvode u dokumentaciju direktno iz eBankinga. Primjer koji možete vidjeti u video snimku u prilogu prikazuje integraciju sa Mi eAccount, ali je proces potpuno isti kao i za druge integracije sa više naloga.

Na primjer, pri integraciji sa Halcom-om u Sloveniji, preko jednog interfejsa možemo dobiti izvode i platne transakcije svih banaka koje koriste Halcomov sistem.

Izvodi za sve transakcijske račune se uvoze, koji se zatim mogu objaviti na dva načina:

Prvi način je iz dokumentacije – klikom na poslovni proces otvara se obrazac za knjiženje izvoda.
Druga opcija je iz obrasca platne transakcije.

Pošto su to svakodnevni zadaci, prednosti ovakve integracije su velike. Proces je ubrzan, a računovodstvene službe tako mogu da izbjegnu fizičko slanje izvoda i bankovnih izvoda.

U videu koji je priložen ispod*, pokazujemo vam integraciju PANTHEON-a i MER-a.

 

Razgovarali smo o eBankingu i integracijama, koje svakako olakšavaju rad. Takođe primjećujemo sve veću upotrebu različitih rješenja za olakšavanje implementacije Kompenzacija. Da li smo i ovdje napredovali?

Možemo predvidjeti da će se usljed nadolazeće krize i recesije vratiti vremena slabe likvidnosti u kojima će znanje stečeno decenijama unazad u hiperinflatornoj Jugoslaviji veoma dobro doći. Kompenzacije i multikompenzacije – što znači lanci kompenzacije – prvo su što vam padne na pamet.

Online rješenja podržavaju cijeli proces kompenzacije sa svim radnjama inicijatora i učesnika kompenzacije. Sa integracijama želimo da se kompenzacija generisana u PANTHEON-u prenese direktno na online potvrdu lanca.

Trenutno nudimo integraciju sa Bizbox platformom, koja omogućava izvođenje automatskih kompenzacija uz transparentan pregled aktivnosti svih učesnika kompenzacije i fleksibilna obavještenja.

Više možete pogledati u videu u prilogu ispod*.

 

Napravili smo i korak naprijed u pravcu standardizovane obrade podataka. XBRL standard se sve više koristi u svijetu, a sve je više inicijativa da se standard koristi i za potrebe godišnjih izvještaja. Zašto?

XBRL postaje standard uglavnom zato što su podaci direktno uporedivi.

Podaci su istovremeno kompjuterski čitljivi i mogu se vidjeti u predstimulatoru.

Ovo što ste upravo dali kao objašnjenje zvuči komplikovano.

Da, ali u osnovi je lako. Dozvoli da objasnim; direktno uporedivo znači da je svaka bilansna stavka označena prema taksonomiji.

Ako karikiram, bilans kompanije sa Fidžija, koji sadrži poziciju Prihodi od ugovora, direktno je uporediv sa bilansom iz Slovenije, Hrvatske, Bosne i dr., koji takođe imaju poziciju označenu sa Prihodi od ugovora.

Ovo umnogome olakšava pripremu internog izvještavanja međunarodne kompanije, ali možemo zamisliti koje su prednosti za npr. za berze ili za finansijske analitičare. Stoga nije neobično da razvoj ide u ovom pravcu, pogotovo što očekujemo da poreske uprave zahtijevaju izvještaje u XBRL formatu.

Spomenula sam i kompjuterski čitljive podatke, što znači da se njima može kontrolisati računar i da se mogu pregledati bez posebnih alata, u pretraživaču.

Dakle, može se reći da XBRL nudi velike prednosti u svim fazama poslovnog izvještavanja i analize.

Danas se može govoriti uglavnom o upotrebi u računovodstvenim izvještajima, ali već smo svjedoci mnogih inicijativa da se standard koristi i za druge izvještaje. O ovome ćemo svakako razgovarati u budućnosti.

 

Sada prelazimo na drugu temu – eKnjiženje. Ovo je sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa odnosno dokumenta u PDF formatu. Šta je tu novo ili šta smo postigli u praksi?

eKnjiženje  je usluga koja postaje sve relevantnija. Ako smo koncept predstavili prošle godine, već ove godine možemo da pokažemo primjere dobre prakse. Imamo računovodstvene servise koji na ovaj način objavljuju preko hiljadu računa mjesečno, zbog čega su neprimjereno konkurentniji na tržištu.

Napravljene su i neke zanimljive implementacije. Činjenica da kompanija može lako prilagoditi usluge eKnjiženja svojim poslovnim procesima pokazala se korisnom.

U videu u prilogu u nastavku* predstavljamo vam primjer eKnjiženja sa nekoliko PDF faktura:

Proces eKnjiženja uključuje i omogućava:

• omogućava skeniranje i prepoznavanje podataka iz dokumenta u PDF formatu,
• pretvara prepoznate podatke u format eRačuna,
• automatski uvozi podatke u PANTHEON među primljene fakture.

Proces eKnjiženja je najbolje objašnjen dijagramom koji je definisan sa nekoliko važnih tačaka:

1. Skeniranje dokumenata – Papirni dokumenti/fakture se skeniraju i konvertuju u PDF format. Ako je potrebno, PDF dokumenti se razbije odnosno podijeli na nekoliko dijelova – ova funkcionalnost se koristi kada se nekoliko skeniranih računa kombinuje u jednu PDF datoteku.
2. Slanje PDF-a u OCR čitanje i pretvaranje u format eRačuna – centralna tačka u procesu e-knjiženja je slanje PDF dokumenta na OCR čitanje (sistem za prepoznavanje faktura) i primanje eRačuna u formatu koji se može uvesti u PANTHEON.
3. Uvoz eRačuna ili više eRačuna u PANTHEON
4. Slanje povratnih informacija OCR čitaču (učenje eKnjiženja) – informacije o uvezenim podacima se šalju OCR sistemu za čitanje radi poboljšanja daljeg kvaliteta čitanja.

Dakle, da rezimiramo; mi skeniramo primljene fakture, poslovni proces osigura da računovodstvo dobije račun u elektronskoj formi za uvoz u primljene fakture. Na ovaj način višestruko ubrzavamo cijeli proces i time smanjujemo troškove

 

Pomenula si OCR čitanje podataka. Kolika je tačnost?

Kada sistem prvi put dobije nalog za čitanje fakture, podaci mogu biti prilično nepotpuni, može se desiti da se pročitaju samo neki podaci. Na primjer, podaci o datumima mogu nedostajati ili podaci mogu biti nepotpuni o pozicijama.

Korisnik popunjava podatke koji nedostaju na obrascu za uvoz i kreira primljenu fakturu. Istovremeno se pokreće Učenje eKnjiženja, koje koristi vještačku inteligenciju kako bi sljedeći put račun istog dobavljača bio mnogo čitljiviji. Učenje eKnjiženja-a se pokazalo veoma efikasnim u praksi.

U videu priloženom u nastavku* predstavljamo vam kako funkcionira Učenje eKnjiženja.

 

Prošle godine smo proširili proces eKnjiženja. Šta se promijenilo?

Dodali smo nove opcije za čitanje PDF faktura u našu izvornu uslugu eKnjiženja.

• čitanje PDF dokumenta, sumarno po poreskim stopama (VIDEO) i
• čitanje dokumenta detaljno po pozicijama (VIDEO).

Kako biste ih bliže upoznali, pozivamo vas da pogledate video u prilogu iznad*.

Kako mogu da aktiviram ovu uslugu i koja je cijena?

Paket eKnjiženja možete naručiti preko korisničkih stranica; na Moji podaci |  eServisi.

Paketi su zasnovani na pretplati, što znači da iznajmljujete paket i koristite ga dok ne iskoristite svih 150 dokumenata – bez vremenskog ograničenja.

Korisnici koji koriste PANTHEON najmanje od verzije 10.0.26.00 prilikom naručivanja dobijaju prvi paket eKnjiženja besplatno i tako mogu sami da testiraju da li „robot“ može da radi i za njih.

Koja je razlika između eKnjiženja i eKnjiženja PRO?

Standardna usluga eKnjiženja nudi uvoz unaprijed definisanih podataka za knjiženje računa (kao što su datum fakture, broj fakture, datum izvršene usluge, artikli, cijene, popusti…).
Premium usluga – eKnjiženja PRO – uči i tako omogućava korisnicima da čitaju dodatne podatke sa računa, kao što su npr. spisak telefonskih brojeva na računu za telekomunikacije koji automatski upravlja ovim troškovima po odjelima. Isto je i sa računom za gorivo za određeni registarski broj.
Premium paket je pripremljen tako da se može maksimalno prilagoditi.

Za više informacija, pozivamo vas da pogledate našu ponudu  OVDJE ili kontaktirajte naše kolege iz prodaje na 033 652 101 ili godigital@datalab.ba. 

Naša sljedeća tema dotiče se računovodstva odnosno računovodstvenih usluga. Njima je lakše upravljati uz pomoć alata Računovodstvena konzola. Možete li nam to detaljnije predstaviti?

Računovodstvena konzola je alat za rad sa nekoliko baza podataka. Uglavnom je namijenjen računovodstvenim servisima koji na svom serveru imaju više baza podataka.

Računovodstvena konzola je alat za rad sa nekoliko baza podataka. Uglavnom je namijenjena računovodstvenim servisima koji na svom serveru imaju više baza podataka.

– operacije se mogu izvoditi na više baza istovremeno
– zadaci se mogu obavljati automatski van radnog vremena

 

Zvuči malo apstraktno. Možete li nam objasniti šta to znači u praksi?

U praksi to znači da ako nemamo Računovodstvenu konzolu, za period za koji želimo da obračunamo amortizaciju, moramo da kreiramo poziciju u obračunu u svakoj bazi podataka, unesemo kriterijum datuma, započnemo obračun, potvrdimo ga i proknjižiti.

Dakle, agencija koja vodi 10 kompanija i obračunava mjesečnu amortizaciju mora da ponovi proces 120 puta godišnje.

U video snimku u prilogu u nastavku* pokazujemo kako izgleda obračun amortizacije pomoću računovodstvene konzole:

 

Šta je sa automatskim pokretanjem i izvršavanjem zadataka van radnog vremena. Ovo ste takođe spomenuli kao jednu od glavnih prednosti?

Računovodstvena konzola omogućava knjiženje i provjeru knjiženja u više baza podataka istovremeno.
Ovi procesi mogu biti dugotrajni, tako da imamo opciju podešavanja automatskih zadataka. Ovo nam omogućava da vršimo provjere i automatske objave kad god želimo.

Pored toga, možemo odrediti primaoca rezultata, koji će o obavljenim zadacima biti obaviješten emailom.

Brze prečice za računovođe i druge funkcije takođe olakšavaju rad. Dakle, ovo je zaista korisna funkcionalnost koju vam predstavljamo u videu u prilogu ispod*:

 

Mnoge računovodstvene službe vode kadrovsku evidenciju i rade obračun plata za više kompanija. Da li ste napravili korak naprijed i u HR modulu da biste ubrzali ove prilično standardne procedure?

Rad sa kadrovskom evidencijom i kreiranje platnog spiska i zatim provjera ispravnosti obračuna obično je uslovljen detaljnijim pregledom „jedan na jedan“.

U tu svrhu, pored poboljšanja, dodali smo i neke alate koji bi omogućili brže upravljanje procesima pri obračunu plate i vođenje kadrovske evidencije. Ali prvo, dozvolite mi da napravim korak unazad da bismo razumjeli poboljšanja koja uvodimo.

U starijim verzijama računovodstvene konzole, plata je mogla da se obračunava u više baza podataka istovremeno. Izrada naloga za plaćanje i štampanje platnog spiska postojećih obračuna bilo je moguće samo u aktivnoj bazi podataka. Cijela stvar je bila veoma kruta i manjkava.

Sada smo stavili Računovodstvenu konzolu za kadrovsku evidenciju i platni spisak u modul Kadrovi

Ovo nam omogućava da napravimo novu kalkulaciju, prenesemo odsustva i prisustva u obračun i obračunavamo zarade praktično jednim klikom.

Iz izvorne baze podataka moći ćemo brže da pristupimo pojedinačnim fakturama, pregledamo greške, ispravimo ih ili jednostavno nastavimo sa računovodstvenim obračunima, kreiranjem naloga za plaćanje i štampanjem priznanica.

U videu u nastavku* predstavljamo vam šta je važno prije rada u računovodstvenoj konzoli;

Knjigovodstveni servisi koji upravljaju platnim spiskom za veliki broj preduzeća koriste šifrante Grupe u tu svrhu.
U šifrantima Koncerna uspostavljaju osnovnu bazu podataka iz koje se sinhronizuju šifranti, kao i baze podataka u koje se prenose podaci iz šifranata.

 

Jedna od ušteda je dakle već u samoj razmjeni podataka, ako je samo koristimo. Rečeno je da ćemo moći da prebacimo prisutnosti i odsutnosti u obračun plata, obračunamo platu i ispravimo greške praktično jednim klikom?

Tako je. Za sva izabrana preduzeća lako možemo da kreiramo nove fakture u izabranom periodu, uvezemo izostanke iz kalendara i uvezemo prisustvo iz evidencije vremena, a zatim počnemo sa obračunom.

Ukoliko se prilikom pregleda greške otkriju kritične greške, jednim klikom možemo otvoriti kalkulaciju za izabranu kompaniju koja zahtijeva ručnu intervenciju ili pregled.
Nakon odgovarajuće intervencije u izradi obračuna, ispravljamo greške, vraćamo se na računovodstvenu konzolu i pripremamo knjiženje zarada za sva preduzeća.
Platne liste se zatim mogu lako izvesti ili poslati zaposlenima emailom.

U video snimku u prilogu ispod*, pokazujemo vam kako funkcioniše računovodstvena konzola za obračun zarada.

 

Da li ste razmišljali i o rješenjima vezanim za kadrovsku evidenciju?

Da. Obično računovodstvena agencija istovremeno vodi kadrovsku evidenciju za više kompanija.

Nakon obavještenja o promjeni, na primjer o radnom odnosu, odgovorno lice mora brzo da pristupi ličnom folderu zaposlenog iz određenog preduzeća i unese promjenu. Ovo sada može da se uradi brže i lakše uz pomoć Računovodstevne konzole.

U video klipu u nastavku* predstavljamo vam rad na personalnim mapama zaposlenih preko računovodstvene konzole:

 

Odlično. Kakvi su planovi za budućnost?

U planu su poboljšanja u kadrovskom dijelu.
Početkom godine zaposlenima moramo da izdamo rješenja o godišnjem odmoru, a sredinom godine briše se odmor iz prethodne godine.
U tu svrhu ćemo na računovodstvenu konzolu dodati mogućnost obračuna godišnjeg odmora, za nekoliko preduzeća, i mogućnost lakog brisanja.
U budućnosti bismo željeli da računovodstvenu konzolu dopunimo zakonodavnim procesima, kao što je npr. izrada zakonom propisanih obrazaca.