5 ključnih koraka za implementaciju ERP-a

S obzirom na to da je konkurencija na tržištu sve veća, raste i broj preduzeća koje shvaćaju da im je potrebna bolja organizacija poslovanja. Kako bi zadovoljili korisnike i održali konkurentnost, potrebna je optimizacija resursa i veća profitabilnost. Shodno tome, rješenje za koje se u sve većem broju odlučuju je implementacija ERP-a.

Prije same implementacije potrebno je odabrati odgovarajuće ERP rješenje. Pritom treba obratiti pozornost na određene ključne kriterije i bitne korake prije same kupovine novog softvera. Nakon uspješno obavljena ova dva procesa, dolazi vrijeme za implementaciju. Implementacija zapravo podrazumijeva postupak od isporuke poslovnog rješenja do njegovog uvođenja u svakodnevno poslovanje preduzeća. Ovisno o preduzeću i samom ERP-u, proces može trajati od nekoliko sedmica, pa i do više mjeseci.

Kada se uspješno implementira, ERP povezuje sva područja unutar preduzeća, a poslovni procesi se standardiziraju i ubrzavaju. Rezultat toga je učinkovitije poslovanje, ušteda vremena i resursa, konkurentnost na tržištu i povećana produktivnost.

No, implementacija preduzeću može donijeti benefite jedino ako se pravilno odradi. U protivnome, preduzeću može čak i naštetiti. Upravo zato implementacija zahtijeva vrlo odgovoran i ozbiljan pristup, predanost projektnog tima, te potporu vodstva preduzeća.

 

1. Priprema

Tokom ove prve faze, potrebno je stvoriti preduvjete za početak implementacije. Bez kvalitetne pripreme može doći do prekoračenja budžeta ili rokova potrebnih za dovršenje implementacije.

U pripremnoj fazi je potrebno održati sastanak na kojem će se zaposlenicima predstaviti plan projekta. Pomno osmišljen projektni plan je ključ uspješne implementacije. On se treba sastojati od predefiniranih ciljeva, terminskog plana i popisa odgovornosti za svakog zaposlenika. Svaki zaposlenik bi trebao biti upoznat s planom, te znati šta će se od njega očekivati tokom implementacije.

 

2. Snimka stanja

Svaka tipična implementacija ERP-a počinje snimkom stanja. Snimka stanja podrazumijeva analizu trenutnih poslovnih procesa preduzeća. Tijekom ovog procesa, ERP konsultanti dokumentiraju vaše poslovne procese, kako bi dobili uvid u vaš način rada.

Kroz razgovor s ključnim korisnicima, utvrđuju se razlozi zbog kojih se prelazi na novi softver i prema tim saznanjima se prilagođava novi softver. Konsultanti također prikupljaju osnovne podatke o firmi, broju odjela i zaposlenih itd.

Tokom snimke stanja, također se definira projektni tim, koji će zajedno sa stručnim timom konsultanata raditi na implementaciji. Određuje se voditelj projekta koji će nadgledati i upravljati procesom od početka do kraja implementacije, te sve ostale osobe koje će sudjelovati u projektu.

Bitno je definirati koliko će zaposlenih raditi u novom softveru, što će tačno raditi, te koje module će koristiti. Zatim, treba odrediti koji podatci će se uvoziti u novi softver, te hoćete li ih unijeti sami ili ćete to prepustiti konsultantima. Ovo je ujedno i prilika da se suvišni podatci „počiste“ prije unošenja u novu bazu.

Prije prelaska na sljedeći korak,  potrebno je još dogovoriti edukaciju i odrediti datum početka rada u softveru.

 

3. Instalacija i podešavanje poslovnih procesa

Nakon prikupljenih svih potrebnih informacija, potrebno je instalirati novi softver i podesiti sve poslovne procese. Namješta se baza podataka i uvoze se podatci prema dogovoru tijekom snimke stanja.

Osim toga, konsultanti tokom ove faze postavljaju korisničke račune i lozinke, te podešavaju autorizacije za svakog korisnika.

Na kraju ove faze, konsultanti bi trebali testirati bazu podataka i provjeriti jesu li svi podatci tačni, te funkcionira li sve pravilno.

Također, konsultanti korisnicima mogu postaviti testnu bazu. Ona se može koristiti za vježbanje prije nego sistem počnu koristiti za svakodnevno poslovanje.

 

4. Edukacija

Edukacija zaposlenika je vjerojatno i najvažniji dio implementacije ERP-a. Kvalitetno provedena edukacija, osigurat će uspješno rukovanje novim softverom i smanjiti probleme pri upotrebi. Važno je da se vaši zaposlenici u potpunosti posvete svladavanju korištenja novog softvera. Na kraju, to je bitno za njihov svakodnevni rad.

Vaši zaposlenici vrlo vjerojatno neće „pohvatati“ sve detalje rukovanja novim ERP-om tokom edukacije i sigurno će tokom daljnjeg rada imati pitanja za konsultante. Stoga je pri odabiru ERP-a, vrlo bitno obratiti pozornost na kvalitetu korisničke podrške koju nudi firma koju ste odabrali za implementaciju novog softvera. Što je podrška kvalitetnija, vašim zaposlenicima će biti lakše savladati funkcionalnosti novog softvera.

 

5. Primjena novog softvera

Nakon uspješne implementacije i testiranja ERP rješenja, vrijeme je da korisnici počnu koristiti novi softver u svakodnevnom poslovanju. No, ovdje posao ne završava, jer je tokom korištenja ERP-a potrebno kontinuirano pratiti njegovo funkcioniranje. Program je potrebno redovito održavati i ažurirati kako bi pravilno funkcionirao, te kako bi njegovi korisnici mogli neometano raditi. Ovdje ključnu ulogu ima menadžment. Oni trebaju pratiti korištenje novog ERP-a i reagirati na eventualne probleme tokom upotrebe.

 

Implementacija ERP-a je veliki poduhvat, ali uz pravilno planiranje i provođenje, ne bi trebala predstavljati nikakav problem vama i vašem preduzeću. Uz odgovoran i ozbiljan pristup, implementacija ERP-a će vam donijeti mnoge benefite uključujući veću produktivnost, bolju organiziranost i konkurentnost na tržištu. Osim toga, značajno ćete pojednostaviti svoje poslovanje, jer nećete imati potrebu za unošenjem podataka u više različitih programa.

 

Izvori

Nabava i implementacija ERP sistema
5 Steps To Successful ERP Implementation
10 Steps to Successful ERP Implementation
10 Steps to a Successful ERP Implementation