Izvještaji za menadžment – format, podaci, informacije

Izvještavanje je za menadžment jedna od ključnih komponenti uspješnog upravljanja kompanijom. Na osnovu podataka i informacija rukovodioci donose poslovne odluke, planiraju poslovne aktivnosti, organizuju i kontrolišu. Svi ti podaci i informacije su najčešće predstavljeni u nekakvim izvještajima. Zbog toga je ova aktivnost jako bitna za efektivna i efikasno upravljanje kompanijom.

Nikada nema vremena da se uradi kako treba, ali uvijek ima vremena da se uradi ponovo!

Podsjetimo se da su osnovne (primarne) funkcije menadžmenta kompanijom:

• Planiranje
• Organizovanje
• Usmjeravanje, vođenje i motiviranje
• Koordiniranje i komuniciranje
• Kontroliranje
• Procjenjivanje i odlučivanje

Ove funkcije na bilo kom nivou menadžmenta su neophodne kako bi proces upravljanja bio efektivan – postizao rezultate.

Sve ove aktivnosti uključuje odlučivanje. Odluke mogu biti raznorodne – od rutinski dnevnih operativnih odluka, preko razriješavanja kratkoročnih problema i srednjeročnih odluka na menadžerskom nivou i sve do strateških dugoročnih odluka i kontrole rezultata i aktivnosti.

Sve ove odluke u procesu odlučivanja zahtijevaju tri osnovne karakteristike:

• Tehničke vještine u vezi sa obimom posla i odlučivanja
• Međuljudske vještine
• I sposobnost da se sagleda VELIKA slika (strateško razmišljanje)

Kako sve ove odluke donositi i na osnovu čega?

Jedan od mogućih i sve češćih odgovora na ovo pitanje jeste odlučivanje na osnovu dostupnih podataka. Podaci se prikazuju kroz izvještaje, a od kvaliteta podataka i izvještaja zavisi i dobrim dijelom kvalitet odlučivanja.

Podaci – Identifikacija i prikupljanje

Već smo pisali o značaju podataka za kvalitetno izvještavanje u jednom od prethodnih tekstova. Jedan od najvećih izazova savremenog poslovanje je identifikovanje i prikupljanje relevantnih podataka neophodnih za adekvatno izveštavanje. Često se zaboravi da je ova faza jedna od najvažnijih, a da u fazi pripreme imeplemetnacije vrlo elegantno se može uraditi revizija postojećih potreba za podacima i izveštajima.

Izvještaji – mjerenje i trendovi

Kako se podaci prikupljaju, poslovni događaji i efekti aktivnosti se mjere i na kraju grupišu u neke smislene izvještaje. Ti izvještaji mogu biti različitog formata. Primjera radi to mogu biti standardni izvještaji o troškovima, finansijski izvještaji, izvještaji o ostvarivanju plana i budžeta, izvještaji o performansama i razni ostali izvještaji. Izvještaji mogu pokazati razne podatke koji adekvatno grupisani prikazuju potrebne informacije neophodne za odlučivanje.

Mogu biti formatirani na razne načine od kojih je možda najzgodniji format – format nadzorne ploče. Pantheon X podržava nadzorne ploče. Nadzorne ploče se uz PANTHEON mogu koristiti u svom predefinisanom obliku (ima preko 30 predefinisanih nadzornih ploča) ili se mogu prilagoditi specifičnim potrebama kompanija.

Dodatno, podaci mogu biti predstavljeni i u interaktivnom formatu u nekoj vrsti interaktivnih izvještaja ili sistema poslovne inteligencije. I o ovoj temi smo već pisali kada smo postavljali temu za razmišljanje da li je to Poslovni ili IT izazov.

Odlučivanje i korekcije na osnovu informacija i izvještaja

Za kraj, važno je napomenuti da sve ove stvari informacioni sistem ERP kategorije vrlo lijepo rješava jer se brine o prikupljanju, čuvanju i kasnije prikazivanju podataka bilo kroz standardne izvještaje, nadzorne ploče ili napredne sisteme poslovne inteligencije (u slučaju PANTHEON-a preporučujemo da pogledate ZEUS poslovnu inteligenciju). A sve to iz jednostavnog razloga što ERP zaista štedi najdragocijeniji i jedini neobnovljivi resurs a to je vrijeme.

Prevovremene i tačne informacije

Podaci i informacije grupisani u jasne i smislene izvještaje dobijeni iz centralne baze podataka ERP sistema štede vrijeme, ubrzavaju i poboljšavaju proces odlučivanja. Iako podaci govore, ljudi donose finalnu procjenu i odluku i u tom smislu odgovornost za uspješno poslovanje je i dalje na ljudima. Tako za sada stoje stvari, bar dok ne smislimo neki novi način.

Zato imajte pouzdane, pravovremene i tačne informacije kao osnovu za poslovno odlučivanje.

Šta je sljedeći korak?

Pogledajte rješenje PANTHEON ZEUS i procijenite na koji način poslovna analitika i unaprijed pripremljeni izvještaji za menadžment mogu pomoći vašem svakodnevnom poslovanju!