Kako da odaberete pravi ERP za vaše poslovanje?
Došao je dan kada ste riješili da je vrijeme da stavite tačku na dosadašnju praksu i sa Excel tabela pređete na pravi ERP softver za vođenje poslovanja. Iako izbor pravog rješenja za vas može djelovati kao strašan zadatak jer postoji na stotine različitih rješenja, ideja ovog teksta je da vam pomognemo da odaberete rješenje koje će najbolje odgovarati vašem poslovanju.
Kao i uvijek, potrebno je da u obzir uzmete nekoliko ključnih faktora prije donošenja odluke, ali i pravog provajdera koji će obaviti implementaciju. Ali, krenimo redom. Lokalno rješenje ili cloud?
Lokalno rješenje ili cloud?
Izbor između lokalnog (on-premises) i cloud ERP sistema je možda i najbitnija odluka u cijelom procesu. Cloud rješenja su praktična u pogledu budžeta i skalabilnosti, jer omogućavaju svim članovima vašeg tima koji koriste ERP da mu pristupe sa bilo kojeg mjesta sa internet konekcijom, koristeći različite uređaje. Pored toga, cloud sistemi pružaju automatske nadogradnje, čime se eliminiše potreba za ručnim ažuriranjem i održavanje i osigurava se da uvijek imate najnovije funkcije i bezbijednosne zakrpe.
Iako neke kompanije biraju lokalne (on-premises) sisteme da bi zadržale kontrolu nad svojim podacima, moderni cloud sistemi danas nude naprednu tehnologiju, pružaju siguran i automatski backup podataka, eliminišući potrebu za ručnim poslovima. Pored toga, cloud ERP sistemi pružaju ekonomske prednosti u odnosu na lokalna rješenja, jer nemate veliki inicijalni trošak za skupim hardverom ili osobljem za održavanje servera, kao i kasnije troškove električne energije povezane sa održavanjem serverskih soba.
Definisanje zahtjeva za funkcijama ERP-a
Za početak, bilo bi dobro da imate spisak funkcija i mogućnosti koje vaš ERP treba da ispuni. On bi trebao da obuhvati i aspekte koji prevazilaze samo finansije i računovodstvo: bazični CRM, e-trgovina, upravljanje skladištima i zalihama, evidencija kadrova, obračun PDV-a, ali i neke specifične stvari: putni nalozi, carina, upravljanje proizvodnjom, obračun plata i slično. Ovo je bitno jer treba da razmislite i o vašim specifičnim poslovnim procesima i kako ERP sistem može da optimizuje operacije kako bi zadovoljio vaše kratkoročne i dugoročne strateške ciljeve.
Iako mnogi ERP sistemi imaju iste široke funkcionalnosti, razlika je uvijek u detaljima. Svaka ERP aplikacija imaće nešto drugačiji pristup, sa različitim interfejsom, rasporedom, kao i potpuno različitim funkcijama i operacijama iza scene. Stoga je detaljna analiza vašeg poslovanja ključna za izbor odgovarajućeg ERP rješenja.
Pored pomenute analize, bilo bi dobro da ocijenite svoje zahtjeve i rangirate ih prema prioritetu. Neki detalji će biti od vitalnog značaja za poslovanje, dok će drugi biti dobro došli, ali ne i obavezni. Naravno, ne treba se tu zaustaviti i uvijek navedite neke koje biste voljeli da vidite ako je to moguće.
Skalabilnost
Često se pri izboru ERP rješenja griješi jer se posmatraju samo sadašnje poslovanje i sadašnji problemi. Razmišljanje o dugoročnom rastu vašeg poslovanja je ključno prilikom odabira ERP sistema. Željećete rješenje koje može da se prilagodi i raste kako se vaše poslovanje širi, izbjegavajući potrebu za čestim alternativnim rješenjima ili značajnim prepravkama. Rješenja kao PANTHEON nude jednostavnu skalabilnost, jer sa proširivanjem nemate troškove dodatnog hardvera ili infrastrukture. Umjesto toga, jednostavno je dodati korisnike i proširiti funkcionalnost. Novi zaposleni i timovi se mogu brzo uključiti u sistem i sistem se može konfigurisati na daljinu, što znači da nema vremena kada su promjene na sistemu nedostupne.
Čak je i međunarodno proširenje još jedan ključni aspekt gdje je skalabilnost bitna. U ovakvim situacijama, podrška ERP rješenja za više jezika, valute i snažne mogućnosti izvještavanja o porezima u više zemalja olakšava vašu sposobnost upravljanja globalnim rastom. Ako planirate da istražite ili se proširite na nova tržišta bez kompleksnosti prilagođavanja ERP sistema različitim međunarodnim zahtjevima, onda je ova mogućnost jako bitna za vas.
Kako se mijenjaju zahtjevi vašeg poslovanja, vjerovatno ćete željeti da dodate nove funkcionalnosti. Sa modularnim pristupom rješenja kao što je PANTHEON, jednostavno je dodati module za upravljanje različitim aspektima kao što su e-trgovina, ljudski resursi ili upravljanje zalihama i skladištima.
Integracija
Vaš cilj treba da bude glatka integracija ERP sistema sa vašim postojećim softverom, kako ne bi bilo kašnjenja i zastoja u poslovanju i kako bi se osigurala tačnost podataka. Zbog toga bi bilo dobro da utvrdite koliko dobro ERP sistem može da se poveže sa vašim CRM-om, platformom za elektronsku trgovinu i/ili drugim ključnim alatima koje koristite. Besprijekorna integracija smanjuje ručni unos podataka i osigurava ažuriranje u realnom vremenu širom različitih sistema, poboljšavajući ukupnu efikasnost.
Sinhronizacija podataka takođe je vitalna, jer dobar ERP treba da pruži ažuriranja podataka u realnom vremenu kako bi se osiguralo da su svi sistemi uvijek ažurirani, što je od posebnog značaja za tačne finansijske izvještaje, upravljanje zalihama i podatke o kupcima.
Izbor pravog ERP provajdera
Iako ćete izbor za pravi softver za vaše poslovanje riješiti u relativno kratkom roku, izbor pouzdanog i iskusnog ERP provajdera jednako je važan kao i odabir samog softvera. Potrebno je odabrati partnera sa dokazanim iskustvom u implementaciji ERP sistema, sa iskustvom u vašoj industriji, jer će od toga sigurno zavisiti uspjeh implementacije.
Procijenite njihovu stabilnost, reputaciju i sposobnost prilagođavanja softvera vašim poslovnim potrebama. Razmotrite faktore poput podrške migracije podataka, opcija obuke i usluga kontinuirane podrške kako biste osigurali uspješnu implementaciju ERP-a. Ovdje ključne mogu biti studije slučaja, preporuke i reference klijenata, kako biste mogli da procijenite njihovo iskustvo i ekspertizu. Provjerite dostupnost podrške – pronađite provajdera koji nudi usluge više konsultanata i programera, a ne oslanja se samo na nekolicinu.
Željećete da izaberete partnera koji može da prilagodi ERP softver vašim specifičnim potrebama, a zatim ga prilagodi vašim budućim zahtjevima. Dakle, proverite koje sisteme i metodologije projekta se koriste, da vidite da li se poklapaju sa vašim zahtjevima.
Dobar ERP = Uspješno poslovanje
Odabir ERP rješenja je ključan za vaše poslovanje, jer ćete se u velikoj mjeri osloniti na njega. Stoga je bitno da potrošite dovoljno vremena i razmotrite navedene faktore, kako biste mogli da donesete pametnu odluku prilikom izbora ERP sistema i provajdera.
Pravo ERP rješenje može automatizovati procese, poboljšati komunikaciju između dijelova vaše firme, minimizirate greške i unaprijediti operativnu efikasnost, što će dugoročno dovesti do rasta i uspjeha vašeg poslovanja.
Za više informacija o PANTHEON ERP rješenju pozovite nas na 033 652 101 ili nam pišite na godigital@datalab.ba.
