Kako se pripremiti za kupovinu ERP software-a?
Nailazeći na probleme u poslovanju kada nam hitno treba neka informacija, a postojeće ERP rješenje ne zadovoljava kriterij brzine, vlasnici počinju razmišljati o nabavci novog software-a. Svjedoci smo na tržištu da se često kompanije brže i lakše odluče za ERP rješenje ukoliko isto koristi i konkurencija. Sve počinje od ispitivanja postojećeg tržišta, a nerijetko se odluka donosi i na osnovu informacije koje rješenje koristi konkurencija. Naime, kompanije se vode filozofijom ”ako odgovara njima, odgovarat će i nama.” Često zaista i bude tako.
U odjel prodaje često dobijamo zahtjeve za više informacija u vezi PANTHEON-a od ovakvih klijenata, ali i od onih koji ne koriste nikakav software, a svjesni su nepohodnosti istog za optimizaciju poslovanja i brži, lakši pristup podacima.
Nekoliko ključnih smjernica koje treba uvažiti kada manadžment uvidi potrebu za novim ERP rješenjem
Prva i osnovna stvar jeste odrediti skup funkcionalnosti koje mora imati budući software tzv. ”must have” da bi bio odabran. Potrebno je uzeti u obzir inpute (informacije koje posjedujemo) i outpute (šta želimo dobiti novim software-om). Obično su kompanije nezadovoljne postojećim ERP rješenjem pa tragaju za novim opcijama. Kada smo odredili koje poslovne procese treba pokrivati buduće ERP rješenje, potrebno je zadužiti grupu ljudi-komisiju koja će donijeti odluku o kupovini software, a u većini slučajeva komisija je sastavljena od barem tri člana:
- računovođa,
- IT administrator.
- te osoba koja na kraju odobrava kupovinu (direktor ili vlasnik). Vlasnik je obično tu da samo odobri cash flow, dok je ključna osoba u ovom procesu računovođa, odnosno osoba koja je najbolje upućena u interne aktivnosti kompanije.
Kako je pomenuto na početku ovog teksta, većinu novih kupovina inicira neki problem koji je nerješiv u postojećem software-u ili je doprogramiranje neke funkcionalnosti toliko skupo da se ne isplati. Nakon određivanja komisije za odabir ERP rješenja, idući korak jeste donošenje odluka koliko ljudi će raditi u software-u. Ova informacija će biti neophodna Sales consultantu kako bi mogao procijeniti licencnu konfiguraciju i dati Vam prave informacije o troškovima koji su neminovni. Prvenstveno mislimo na troškove kupovine licenci. Svaka kompanija koja se odluči na kupovinu trebala bi ispitati i potražiti više ERP rješenja, tražiti preporuke od poslovnih partnera, poznanika ako koriste neko rješenje te svakako od ponuđača tražiti referentnu listu postojećih korisnika koja je relevantna za područje u kom kompanija posluje.
Na kraju posljednje, ali ne manje važno jeste odrediti budžet kojim preduzeće raspolaže. Budžet bi trebao biti u skladu sa funkcionalnostima koje zahtijevate. Ako imate neku funcionalnost koja zahtijeva dodatno programiranje, te troškove također treba uključiti u razmatranje troškova nabavke licenci.
Nakon što smo sve iznad uzeli u obzir i prikupili informacije, preporuka je tražiti od sales konsultanta i nadležnog konsultanta iz tima za podršku prezentaciju ključnih funkcionalnosti kako bismo bili sigurni da sve navedeno ispunjava tražene zahtjeve i da će u budućnosti zadovoljiti potrebe kompanije. Dosta prodajnih procesa zna trajati i više mjeseci, šta implicira i više sastanaka, tako da svakako pri razmatranju uvođenja novog ERP rješenja ne smijemo zanemariti faktor vremena i hitnost uvođenja novog software-a.
Smjernice koje smo naveli su nastale na osnovu višegodišnjeg iskustva naših konsultanata te se nadamo da ćete ih prepoznati kao bitne i iskoristiti kod nabavke Vašeg software-a.
