Kako smo se u Datalabu organizirali u vrijeme vanrednih okolnosti?

Preduzeće Datalab posluje u državama jugoistočne Evrope sa podružnicama u Sloveniji, Bosni i Hercegovini, Hrvatskoj, Srbiji, Sjevernoj Makedoniji, Crnoj Gori, Kosovu i Bugarskoj. Matično preduzeće, koje se brine za razvoj i nadzor ostalih preduzeća je u Ljubljani. Poslovni procesi su kompleksni, odjeli su u svakoj državi podijeljeni po jednakom sistemu: podrška proizvodu, implementacije, prodaja, marketing, akademija i računovodstvo. Radi geografske raspršenosti se veliki dio poslovanja odvijao i do sada na daljinu. Najkritičnija područja, koja uključuju rad na terenu, su prodaja, podrška i projektni timovi za uvođenje PANTHEON-a u preduzeća. Rad od kuće nam dakle nije stran, svejedno smo se pandemiji morali dodatno prilagoditi. Većina razvojne ekipe je i do sada nekoliko dana radila od kuće, nikada ipak do sada nismo u praksi testirali kako bi to bilo kada bi cijelo preduzeće poslovalo na taj način.

Dana 24.2.2020 je naš izvršni direktor, g. Mertelj, sazvao upravni odbor preduzeća, pojasnio svoje viđenje situacije te između ostalog odredio testiranje spremnosti preduzeća za rad od kuće. Još prije nego je u Sloveniji dijagnosticiran prvi primjer infekcije, mi smo u trajanju od četiri dana izveli testni period tokom kojeg smo provjerili da li imamo svi sve potrebne pristupe do alata i portala, jer nam je bilo bitno da se pobrinemo da u slučaju pandemije ne ugrozimo poslovanje preduzeća. Provjerili smo, da li svi imamo mogućnost korištenja naših usluga ePoslovanja, preko kojih se neometano odvijaju poslovni procesi, kao što su izdavanje računa, pregled i potvrđivanje primljenih računa i ostalih dokumenata, da li su poslovni procesi (Workflow-i) odgovarajuće postavljeni, da li se svi podaci kako treba pohranjuju u sigurnosne kopije, preusmjerili smo fiksne telefone na mobitele, testirali alate za video konferenciju, omogućili VPN pristupe itd.

Nakon uspješnog testa je 13.3.2020 uprava preduzeća odredila rad od kuće svim zaposlenim u svim državama. Danas, svi radimo od kuće radi zdravlja, radi odgovornosti prema svim korisnicima, jednih prema drugima i zato, jer su naša djeca kod kuće.

Na vlastitoj koži smo iskusili da je najbitnije to da preduzeće ima jasno razvijenu organizacijsku strukturu te da posluje što više digitalno. Preduslov za svako radno mjesto je da zaposleni imaju odgovarajuću opremu i pristupe do najbitnijih podataka i dokumenata, koje pri svom radu trebaju i da se komunikacija odvija redovno, u ovom slučaju online.

Kako u Datalabu bez poteškoća poslujemo bez prisutnosti zaposlenih na radnom mjestu?

Osnova leži u IT rješenjima, koja omogućavaju da više pojedinaca pristupa do iste baze podataka bez obzira na to gdje se nalaze. To nam omogućava poslovanje u oblaku.

Pogledajmo, kako su svoj rad reogranizirali pojedinačni odjeli. S najvećim izazovima su se susreli u odjelu podrške, implementacije te u prodaji.

 

ANDREJ MERTELJ, izvršni direktor Datalab Tehnologije d.d.

Moj hobi je bila uvijek genetika – programiranje življenja. Odmah nakon prvih informacija, koje su došle do mene, tematika me uznemirila i počeo sam detaljno razmišljati o implikacijama, koje COVID-19 donosi. Vrlo brzo smo u upravi dogovorili smjernice i odredili testove pripravnosti. Kao građanin srednje dobi sjećam se vježbe »Ništa nas ne smije iznenaditi«, tako da mi doktrina pripremljenosti nije strana.

Obzirom da pokrivam i područje razvoja koje, radi programera u različitim državama, već duže vremena posluje »na daljinu«, u tom dijelu preduzeća nismo imali poteškoća sa organizacijom i opremom. Otpali su samo redovni sedmični sastanci u sjedištu preduzeća, koje smo nadomjestili video konferencijama. Posao se odvija normalno, do sada opažam čak i malo povećanje produktivnosti i predanost radu.

Mirne savjesti tvrdim, da su svi naši zaposleni razumjeli rizike, koje pandemija nosi, da paze na svoju zaštitu te socijalne kontakte i da im je jasno da dolaze teška vremena u kojima nas i naše digitalne usluge korisnici trebaju više nego ikad prije. Naša društvena odgovornost je evidentna. Kao pomoć slovenačkoj privredi ćemo pripremiti besplatne alate za digitalizaciju te posebno ugodne pakete uvođenja digitalnog poslovanja za koje ćemo ponuditi i odgođeno plaćanje.

Sa svim svojim aktivnostima nastojimo smanjiti štetu, koja će nastati privredi i posljedično svima nama.

 

NEDIM PAŠIĆ, direktor Datalab BH

Pored pandemije, kao opšteg problema, imao sam 9.3.2020 operaciju kičme u Ljubljani. Nakon buđenja iz narkoze započela je i druga operacija – povratak kući u Bosnu i Hercegovinu. Transport do Sarajeva i čekanja na graničnim prijelazima nisi bili nimalo jednostavni. Nalazim se u samoizolaciji. Svaki dan se telefonski javljam ljekaru i za sada je sve uredu. Trudim se da svaki dan napravim mali napredak i hodam.

Da nije ovakva situacija vjerovatno bih bio standardni bolesnik na bolovanju, kojeg bi obilazili prijatelji i rodbina. Međutim, sada mi komšije i familija ostave šta je potrebno za taj dan od hrane i evtl. ostalih potrepština.

Zbog ove situacije se ne smatram bolesnikom. Prilagodio sam se kao i moje radno mjesto. Ne mogu sjediti, pa radim stojeći ili ležeći. Radim punom parom i ne mislim na kičmu. Zahvaljujući dostupnoj tehnologiji sam svakodnevno u komunikaciju sa mojim timom, koji također uglavnom radi od kuće. Osim lokacije, ništa drugo se nije promijenilo. Svakodnevno dobijam izvještaje na e-mail o poslovanju preduzeća, na osnovu čega mogu brzo da reagujem gdje je to potrebno.

Korisnici PANTHEON-a u potpunosti mogu računati na nas i našu uslugu. Sretan sam što imamo digitalne alate, koji u ovakvim situacijama mogu obezbijediti ne samo sigurnost poslovanja i bezbijednost podataka nego prije svega zaštitu zdravlja ljudi i operativnost radnih mjesta, jer posao mogu danas obavljati sigurno iz svojih domova.

 

MONIKA RODMAN, odjel podrške

U Sloveniji smo se u odjelu podrške organizirali tako da našim korisnicima nudimo brzu i učinkovitu pomoć također u trenutnom stanju koje nam ugrožava sigurnost zbog virusa. Svjesni smo da je u ovom trenutku još bitnije da ostanemo zdravi i da osiguramo našim korisnicima te svim članovima ekipe sigurnost i zaštitu od virusa i naravno ažurnu i stručnu pomoć.

Rad od kuće omogućava potpuno jednak način pružanja usluga kao i da ih pružamo iz naših poslovnih prostora. Nešto drugačije izgleda rad na implementaciji programa PANTHEON kod novih korisnika obzirom da se sve aktivnosti izvode virtuelno preko različitih veza.

Vjerujemo da su mjere ove vrste potrebne i potrudit ćemo se da budemo u ovom trenutku učinkoviti i našim korisnicima ponuditi svu pomoć koju trebaju.

 

MELISA ALIŠA, odjel podrške

U Bosni i Hercegovini smo se u odjelu podrške organizirali tako da našim korisnicima pružimo stručnu  i efikasnu pomoć. U posljednjih par dana svi smo postali mnogo više svjesni cjelokupne situacije kod nas i u okruženju, te nam je primarni cilj svim zaposlenima, a i korisnicima osigurati sigurnost i zašititu od COVID19.

Rad od kuće omogućava potpuno jednak način pružanja usluga kao i da ih pružamo iz naših poslovnih prostora. Što se tiče rada na implementaciji programa PANTHEON kod novih korisnika obzirom da smo obuke uposlenih uglavnom radili kod klijenta ili u našoj učionici, sada moramo da se prilagodimo cjelokupnoj situaciji i da obuku organizujemo i radimo online. Za nas rad putem remote-a zaista nije nepoznanica i do sada imamo jako puno pozitivnih priča vezanih za takav način održavanja obuke, jer su na taj način i klijenti zaštićeni. Ne trošimo sate na putovanje do korisnika, nego ih sada efikasno koristimo za rad sa klijentima na implementacijama.

Smatramo da su mjere ove vrste neophodne i trudimo se da u ovom trenutku korisnici ne osjete posljedice pandemije barem u slučaju poslovno-informacionog sistema koji koriste.

 

VANJA CIGOJ, Akademija i interne edukacije

Život nam se od nastupa pandemije veoma promijenio. Škole i vrtići su zatvoreni, rad se odvija od kuće ili u smjenama. Također i u ovom vremenu trebamo pomoć i znanje za korištenje PANTHEON-a i drugih vezanih digitalnih usluga, međutim neodgovorno bi bilo organizovati konferencije i/ili edukacije. Zato smo također edukacije u ovom periodu u cijelosti digitalizirali. U Datalabu smo tako pripremili webinare i kataloge PANTHEON edukacija, koji su korisnicima dostupni u video obliku (on-line) 24/7. Isto tako su preko weba na raspolaganju besplatna video uputstva o novostima u PANTHEON-u, koje korisnik može pogledati na korisničkom serveru UserSite (NOVOSTI I SAVJETI).

PANTHEON konferencije, planirane u svima državama u periodu između aprila i juna 2020, smo pomjerili na kasniji datum. Edukacije uživo za sve vas planiramo ponovo krajem aprila, ukoliko to okolnosti budu omogućavale.

 

AIDA ŠABIĆ, Akademija i interne edukacije

Zbog novonastale situacije svakodnevnica svih nas, a posebno zaposlenih se znatno promijenila. Kako i sami razmišljamo a i većina naših PANTHEON korisnika – ne možemo odlagati posao ili ostavljati nezavršene radne obaveze.  U Datalab Akademiji smo se odmah prilagodili situaciji.

Edukacije smo digitalizirali i pripremili webinare i kataloge PANTHEON edukacija, koje su vam dostupne 24/7 na vaš zahtjev u obliku video materijala (online), u bilo koje doba dana ili noći. Dostupni su vam besplatni video savjeti i novosti PANTHEON-a na korisničkim stranicama UserSite (NOVOSTI I SAVJETI) za samoedukaciju.

PANTHEON edukacije uživo ćemo ponovo organizirati kada okolnosti i uvjeti to budu dopuštali. Tako smo i PANTHEON konferenciju koja je trebala biti održana u junu ove godine u BiH i drugim državama, prolongirali za 2021. godinu.

 

MAJA FUJAN, marketing

Marketing ekipa u cijeloj regiji je mala, brza i fleksibilna. Naš svakodnevni rad se inače većinom odvija na daljinu. Obzirom na situaciju smo preduzeli nekoliko mjera. Manje prodajne događaje smo preusmjerili na webinare, učešće na većim događajima su organizatori većinom sami otkazali odnosno preusmjerili na livestream. Isto tako smo planirane objave u printanim medijima prenijeli u digitalni oblik te povećali inbound aktivnosti

Komunikaciju i obavijesti oblikujemo optimistično, ističemo dobre prakse, savjete, usredotočili smo se na usluge ePoslovanja te prednosti uvođenja digitalizacije. Trudimo se biti dobar korporativni državljanin i pomagati zajednici gdje to možemo.

 

 

EMINA MEŠANOVIĆ, marketing

Naše marketing aktivnosti su se i do sada najvećim dijelom odvijale preko digitalnih kanala, tako da neko veće prilagođavanje nije bilo potrebno osim naravno odgađanje svih event-a. Ostajemo optimistični i trudimo se na najbolji način komunicirati i djelovati kako interno tako i eksterno, odgovorno i bez panike.

Kroz naše digitalne kanale omogućavamo našim korisnicima pristup do najboljih praksi, savjeta i pomoć pri korištenju PANTHEON-a. Jednako smo tu za sve one koji su tek sada uočili prednosti digitalnog poslovanja da im pomognemo da na što lakši način digitalne servise implementiraju u svojim kompanijama. Neminovnost korištenja digitalnih servisa na radnom mjestu, koje je trenutno locirano kod kuće, smo svi zadnjih dana potvrdili.

 

AMBROŽ JARC, prodaja

U Prodajnim odjelima u regiji smo najprije informisali o virusu i pripremili odgovarajuće mjere za zaštitu sebe i zapaoslenih. Drugi korak je bio prilagodba postojećih prodajnih procesa, kako bi se isti mogli izvoditi i od kuće. U te svrhe koristimo digitalne alate, koje nudi PANTHEON (npr. eDokumentacija), a kao komunikacijski kanal se koriste Skype i MS Teams.

Uzimajući u obzir potrebe korisnika smo prilagodili radno vrijeme prodajne ekipe. Ukoliko se pokaže, da je potrebno tokom prodajnog procesa imati lični kontakt, imamo u sjedištu preduzeća sobu, u kojoj mogu biti samo dvije osobe, koje dijeli sto na odgovorajućoj razdaljini. Na raspolaganju su dezinfekcijska sredstva i zaštitne maske. Nakon svakog sastanka se soba odgovarajuće dezinficira (vrata, šteke, sto, stolice) i na 2 sata prozrači.

 

KENAN ARNAUTOVIĆ, prodaja

U toku je vanredna situacija, ali mi u Datalabu imamo alate koji nam omogućavaju rad sa udaljenih lokacija. Naš prodajni odjel je uspostavito neometan rad te pruža punu podršku našim komitentima. Naša prednost, koju imaju na raspolaganju i naši korisnici, jesu digitalni alati i servisi, koji nam omogućavaju da imamo precizan uvid u sve aktivnosti i tako mogućnost neometanog rada od kuće ili sa udaljenih lokacija.

Za potrebe sastanaka imamo više digitalnih alata koje koristimo, a koji su zastupljeni kod skoro svih naših korisnika (Skype, Viber, ISL ili Microsoft Teams). Uz pomoć istih možemo biti prisutni na svim sastancima bez rizika od prenosa zaraze te imamo mogućnost da kvalitetno razmijenimo potrebne informacije, kako bismo mogli provoditi dogovorene projekte. Pobrinuli smo se i za situacije gdje je nužan lični kontakt i obezbijedili uslove za kratke sastanke u prostoriji koju redovno dezinficiramo i koja nudi dovoljan prostor za potrebnu udaljenost između dva sagovornika.

Bitno nam je da svim našim korisnicima olakšamo poslovanje i time omogućimo da sa što manje finansijskih gubitaka uspješno prežive situaciju u kojoj se trenutno svi nalazimo.

Iz svake situacije možemo nešto naučiti

Otkako preduzeće posluje »od kuće« smo naučili, da bez uspostavljenog sistema za automatizaciju, upravljanje i organizaciju dokumenata te moćnog poslovnog sistema, posao se ne bi mogao odvijati. Dobro postavljeni poslovni procesi te agilnost preduzeća, kada su promjene potrebne, su ključni faktori u kriznim situacijama. Bitno je transparentno komuniciranje, jasne upute te kontrola i kontinuirana poboljšanja.

Ukoliko i vi razmišljate na sličan način, javlja se pitanja, da li je vaša poslovna infrastruktura spremna? Ukoliko se zanimate odnosno imate pitanja o našem prelasku na rad od kuće ili o našim rješenjima, koja provjereno rade preko zatvorenih državnih granica, pozivamo vas da nas pozovete na 033 652 101 ili nam pišete na godigital@datalab.ba.