Šta je sistem za upravljanje dokumentacijom?

Sistem za upravljanje dokumentacijom u informatičkom smislu je skup računarskih programa koji se koriste za skladištenje elektronskih dokumenata i skeniranih papirnih dokumenata, kao i za praćenje dokumenata kroz njihov životni ciklus.

Sistem za upravljanje dokumentima ili DMS – skraćenica od engleskog termina „Document Management System“ koji ćemo i mi dalje koristiti u tekstu služi za skeniranje, upravljanje (WorkFlow) i arhiviranje papirnih i elektronskih dokumenata.

DMS se može posmatrati i kao set standardnih postupaka koji:

• Kontrolišu kreiranje i odobravanje dokumenata
• Prate verzije dokumenata
• Obezbjeđuju upravljanje skladištem dokumenata iz kojeg se lako mogu pretraživati dokumenti
• Obezbjeđuju sigurnost i bezbjednost dokumenata i sprječavaju neautorizovan pristup dokumentima
• Obezbjeđuju postupke arhiviranja dokumenata, kao i brisanje starih dokumenata za koje više nema potrebe za čuvanjem u arhivi

Sistem za upravljanje dokumentima se može voditi ručno i bez računara, naravno. I to je dobro poznato onima koji su imali prilike da se upoznaju sa likom glavnog arhivatora g. Đorđa Čvarkova. Pogledajte par epizoda i vidjet ćete svu efikasnost ručnog upravljanja dokumentacijom 🙂 . Naravno nije sve tako crno, ali…

Elektronski sistem za upravljanje dokumentima

Dakle, kada govorimo o DMS-u uglavnom govorimo o elektronskom sistemu za upravljanje dokumentacijom. Znači, računari, računarska  mreža, poslovni softver sa mogućnostima upravljanja dokumentacijom, radnim procesima i sl.

Prevedeno na jezik poslovne prakse to znači da vam je u najmanju ruku potreban uređaj za skeniranje papirnih dokumenata (najčešće skener, ali može biti i fotoaparat na mobilnom telefonu zašto da ne), zatim potreban vam je definisan proces (WorkFlow) šta se dešava sa skeniranim dokumentom i naravno potreban vam je softverski alat koji svime time upravlja.

To znači da ako dobijete ulazni papirni račun od dobavljača postoji način da takav račun skenirate i pridružite unosu ulaznog dokumenta u PANTHEON i na taj način uvijek imate dostupnu sliku originalnog ulaznog računa koji dalje ulazi u proces odobravanja, knjiženja, plaćanja i arhiviranja. Dodatno, svaki takav ulazni dokument moguće je opisati dodatnim parametrima na osnovu kojih ga kasnije možete pronaći. Ovi parametri se često nazivaju metapodaci i oni sadrže na primer: naziv kupca, datum, opis i sl.

Šta sa elektronskim dokumentima?

Za DMS nije mnogo bitno da li su u pitanju elektronski ili papirni dokumenti. Razlog je jednostavan i papirni i elektronski dokumenti za DMS su tretirani kao elektronski. Elektronski dokumenti nastaju elektronski i tu nema mnogo dileme, a papirni putem skeniranja dobijaju svoj elektronski oblik i dalje u DMS-u žive svoj elektronski život. To naravno još uvek ne znači da originalni papirni dokument treba da bacite u kantu za smeće, ali svakako je lakše pretražiti elektronsku arhivu nego preturati po gomili papira u registratorima koji ne moraju neophodno biti na dohvatu ruke.

I tu postoji rješenje, pročitajte naš blog post na temu prednosti korištenja elektronskih dokumenata.

Koji su poslovni preduslovi?

Pored informatičkog postoji i poslovni aspekt cijele priče. To je set procedura, pravila i okvira za upravljanje dokumentacijom.

Uzmimo na primjer proces prodaje: tu imamo nekoliko dokumenata koji su od značaja. Imamo neku ponudu, imamo predračun, možemo imati i nekoliko verzija ponude, pa zatim finalnu ponudu, pa onda ugovor, pa račun ili otpremnicu, i sl.

Svaki od ovih dokumenata može, a ne mora imati obavezno odobravanje i pregled od strane vođe prodaje i sl. Ako nešto nije uredu sa ponudom, predračunom ili verzijom istih, definisana odgovorna osoba u sistemu može reagovati komentarom ili odbacivanjem takvog dokumenta i vraćanjem na reviziju. O svim ovim aktivnostima može, a ne mora ići obaveštenje izvornom kreatoru dokumenta (PANTHEON WorkFlow u tome pomaže svojim naprednim sistemom pravila).

Na kraju, a u zavisnosti od toga kako je definisan proces prodaje i koje su aktivnosti i postupci navedeni i opisani u softveru, direktor ili ovlašćena osoba potpisuje račun ili ugovor, magacioner izdaje otpremnicu, a računovođa knjiži u finansijama dokumente koji su obilježeni kao finalni. Zatim služba plaćanja pokreće novi proces kojim se, primjera radi, vrši naplata po računu ili šalje obavještenje o dospjelosti plaćanja ili kašnjenja.

Dakle, ključ je u definisanju poslovnih procesa i koraka, aktivnosti ili postupaka u tom procesu. Ukoliko takve procese već imate definisane u okviru nekog standarda (a o tome smo već pisali – Značaj standarda u poslovanju) posao će vam biti donekle olakšan. Ako takve procese nemate definisane, možete iskoristiti implementaciju sistema za upravljanje dokumentima kao pomoć pri definisanju ključnih poslovnih procesa.

Prednosti za poslovanje – automatizacija

Ključna stvar u cijeloj priči je automatizacija komunikacija, obavještavanja i odobravanja svih definisanih koraka u poslovnom procesu. Umjesto da svako pojedinačno „juri“ direktora da potpiše ili odobri ovo ili ono, definisanim procesima, podržanih PANTHEON WorkFlow doći ćete do toga da se uz par klikova ove sve stvari brže završavaju. Plus postoji slijedivost cijelog procesa, što omogućava bolju kontrolu, mjerljivost i kasnije unaprjeđenje.

Sve ovo naravno nije lako postići. Ali ako već koristite PANTHEON ili razmišljate o ovim i sličnim mogućim unapređenjima, pozivamo vas da razmislite koliko nepotrebnog vremena trošite na ručne procese odobravanja i obavještavanja? Koliko ste zapravo blizu ili daleko od gore pomenutog glavnog arhivatora g. Đorđa Čvarkova? I gdje biste htjeli da budete u budućnosti?