Zašto uvesti eRačun? Sve što morate znati o tome

Datalab BH organizuje 19.5.2022. u Sarajevu konferenciju pod nazivom „Connected and secure digital companies“. Konferencija stavlja fokus na potrebe digitalizacije privrednog sektora. Prezentirani će biti nova generacija ERP software-a PANTHEON 11, alati za digitalizaciju i automatizaciju poslovnih procesa, trendovi u digitalizaciji, kao i zakonske aktuelnosti u oblasti računovodstva.

Jedna od tema konferencije su eRačuni i značaj GS1 standarda, koju će prezentirati GS1 Bosne i Hercegovine, zlatni sponzor PANTHEON konferencije.

eRačun

U posljednje vrijeme puno se pisalo i radilo na digitalizaciji. Pandemija je ubrzala implementaciju, prisilila veliki broj korisnika da prihvati nove izazove i krene u realizaciju projekta digitalizacije. Međutim, da li zaista idemo u ispravnom pravcu, kada je riječ o eRačunu?

Uvođenje eRačuna u potpunosti mijenja način na koji ste do sada poslovali – nabolje. Zamjenom papirnatih u elektronske račune mijenjamo niz nekorisnih radnih manuelnih procesa koji su prepoznati kao najveći generatori troškova.

Kada smo svjesni prednosti eRačuna, zašto ne krenemo u implementaciju istog?

U zemljama Evropske Unije i zemljama okruženja vlade su imale veliki uticaj na implementaciju i nametnute su zakonske regulative za eFakturisanje. Tako npr. direktiva 2014/55/EU za članice Evropske Unije propisuje način na koji se prima, prenosi i šalje elektronski račun. Srbija kao zemlja koja nije članica Evropske Unije prošle godine je usvojila Zakon o elektronskom fakturisanju koji propisuje osim B2G i B2B fakturisanje. To praktično znači da će sve firme u Srbiji biti u obavezi da od 01.06.2022. godine osiguraju mogućnost za slanje i primanje eFaktura.

Koja je stvarna prednost eRačuna?

Korist slanja i primanja eRačuna je višestruka. Posao prepisivanja svih podataka sa računa u velikim sistemima traje satima. Vjerovatno vam ovo zvuči poznato!? Kod elektronske razmjene podataka (EDI) prva prednost je što faktura automatski „ulazi“ u sistem, dakle nema prepisivanja stavki računa. Svi podaci koji su u sistemu su ispravni, te su kreiranje kalkulacija, zaduživanje robe i svi ostali procesi ubrzani.

Slanje eRačuna je sigurno,  jer za razliku od papirnatog, eRačun je preporučena pošiljka, ovjerena, sa odgovarajućim vremenskim žigom, nepodložna manipulacijama i izmjenama. Dakle, ne može se desiti da nas neko ubjeđuje kako je poslao račun, kako pošta račun nije isporučila, kako se račun zagubio negdje na protokolu i sl.

Daljna prednost se ogleda u arhivisanju i čuvanju dokumenata.

Zašto ne mogu poslati račun e-mailom i to je digitalni format?

Često u praksi čujemo da kompanije komuniciraju digitalnim putem, putem e-maila. Mi imamo elektronski račun u PDF formatu!? Ovo je tačna konstatacija, ali tehnologija koja bi bila prihvatljiva prije 20 godina. Tehnologija i promjene su tako brze da preduzeća moraju brže reagovati i brže prihvatati nove trendove i standarde. Kada pričamo o elektronskom računu mi ustvari pričamo o tome da račun iz jednog sistema „direktno uđe“ u drugi sistem neovisno od ERP sistema koji se koristi i bez „printanja i prekucavanja“ i uticaja ljudskog faktora. Da, dobro ste pročitali! EDI funkcioniše na principu standardizovanih poruka, a osnov za kreiranje tih poruka čine GS1 Standardi.

eRačun: ko i kada?

Projekat eInvoicinga u zemljama Evropske Unije se često karakteriše kao najuspješniji projekat privrede i vlasti. Za uspješnu implementaciju potrebna je podrška vlasti. Prednosti su dokazane i obostrane.

Što se tiče Bosne i Hercegovine potrebno je djelovati u više pravaca. Prije svega potrebna je kritična masa i svijest poslovne zajednice da je eRačun neophodan. Zatim moramo zajednički djelovati na vlasti kako bi krenuli u zajedničku inicijativu implementacije eRačuna na nivou države. Potreban je standardizirati oblik računa, gdje GS1 sa svojom ekspertizom može dati veliki doprinos. Svjesni smo da put nije lak, ali sve što se počne se i završi samo treba krenuti.

Više o GS1 Bosne i Hercegovine možete pogledati na: http://www.gs1bih.org

Više o PANTHEON konferenciji, mogućnost prijave i detaljan program pogledajte na https://konferencija.datalab.ba/program/