Želite da poslujete međunarodno? Centralizovan sistem je vaš najpouzdaniji partner

Kada preduzeća „postanu međunarodna“, to čine kako bi otvorila nova tržišta, ubrzala rast i povećala profitabilnost. Međutim, kako bi iskoristili ove mogućnosti, moraju da savladaju popriličan broj novih izazova: moraju da upravljaju finansijskim operacijama u zemljama sa različitim valutama, različitim poreskim zakonima i zahtjevima za izvještavanje i nadzor.

Međunarodna preduzeća moraju da budu u mogućnosti da upravljaju finansijskim konsolidacijama na više nivoa, svaka poslovnica mora imati lokalnu operativnu kontrolu, a matična kompanija mora da bude u stanju da uvrsti podatke u konsolidovane finansijske izvještaje.

U savremenom svijetu, to se rješava jednostavno, pouzdanim softverskim rješenjem koje će sve te zadatke i obračune uraditi za vas, a u isto vrijeme držati sve informacije lako proverljivim. To danas rade centralizovani poslovni sistemi ili ERP (Enterprise Resource Planning).

Šta je ERP ili Enterprise Resource Planning sistem?

Sistemi za planiranje resursa u preduzeću (ERP) su vrsta softvera koji integriše osnovne procese u preduzeću. Tradicionalno su to bili sistemi koje su prvenstveno koristile velike multinacionalne kompanije, jer su bili skupi za upravljanje i morali su da imaju specijalizovan IT tim koji će se baviti njihovom implementacijom i održavanjem.

Međutim, ERP sada sve više koriste manje organizacije u mnogim industrijama, posebno od kada se  pojavio i ERP “u oblaku”. Iako se ovi sistemi isprva ne čine praktičnim za najmanje kompanije, mala i srednja preduzeća širom svijeta usvajaju ERP.

Koje kompanije usvajaju ERP?

Preduzeća biraju ERP softver iz različitih razloga. Jedan od razloga je sve veća dostupnost tih sistema u velikom broju industrija, čak i na tržištima određenih niša. Na primjer, neka ERP rješenja udovoljavaju specifičnim potrebama maloprodajnih prodavnica, dok druga služe potrebama zdravstvenih ustanova, a treća ispunjavaju specifičnosti proizvođača nafte ili gasa.

Gotovo svaka organizacija može pronaći rješenje koje će zadovoljiti njihove poslovne potreba, a mi smo izdvojili pet najbitnijih razloga zbog kojih ERP unapređuje Vaše poslovanje:

1. Upravljanje poslovanjem pomoću jednog sistema

Jedna od glavnih prednosti centralizovanih poslovnih rješenja u savremenom poslovanju je to što možete upravljati mnogim osnovnim poslovnim oblastima pomoću samo jednog sistema. Uzmimo primer proizvodnog ERP sistema. Tipična struktura proizvodnog ERP rješenja sastoji se od ovih glavnih funkcionalnih kategorija:

• Finansije
• Ljudski resursi
• Upravljanje proizvodnjom
• Upravljanje zalihama
• Upravljanje nabavkom
• Upravljanje kvalitetom
• Upravljanje prodajom

Ako vaša organizacija ne koristi rješenje za cijelo preduzeće, poput ERP-a, vjerovatno koristi drugu aplikaciju za ispunjavanje svake od ovih funkcija. A kada preduzeća upravljaju sa nekoliko funkcija odvojeno, mogu se pojaviti mnogi problemi, koji uključuju:

• Greške u podacima
• Dupliranje funkcija ili zapisa
• Nedostatak vidljivosti poslovanja u cjelini
• Nedostatak komunikacije između različitih oblasti poslovanja

ERP rješenje integriše sve ove različite poslovne funkcije u jedinstveni sistem i omogućava im međusobnu komunikaciju. Na primjer, kada vaš prodajni tim potvrdi narudžbu, vaš ERP sistem će automatski generisati transakciju za finansijsko odjeljenje, proizvesti radni nalog za odjeljenje proizvodnje, ažurirati vaš inventar i obavijestiti odjeljenje nabavke da dopune odgovarajuće zalihe.

Ako vaša kompanija ima jedinstven sistem evidencije za upravljanje svojim informacijama i procesima, tada sve vaše funkcionalne oblasti mogu svoje odluke i radnje zasnivati na istom skupu podataka. To znači da sva odjeljenja vode posao koristeći iste informacije.

2. Noviji ERP sistemi prilagođeni su za lakšu nadogradnju

Tehnologija se brzo mijenja, što znači da zastarjeli sistemi preduzeća više ne mogu podržati rast kompanije. Zbog toga, može dođi do sprečavanja rasta i razvoja kompanije i poslovanja. Štaviše, troškovi ažuriranja programiranja starog sistema često se vremenom povećavaju. U nekom trenutku, kompanije uvide da im se ne isplati konstantno održavanje tog zastarjelog sistema, pa se umjesto toga odlučuju za praktičnije i finansijski ispravnije, moderno integrisano rješenje.

Tehnologije poput mašinskog učenja, analitike podataka i Interneta stvari (IoT), kao i druge savremene mogućnosti, omogućene su u okviru savremenih softverskih sistema. Ove najsavremenije tehnologije sposobne su da dešifruju trendove i obrasce i omoguće funkcionalnosti koje omogućavaju kompanijama da donose bolje odluke i tako steknu konkurentsku prednost. Da bi ostala konkurentna i pozicionirala se za rast, preduzeća moraju da koriste savremene sisteme. Potrebni su im sistemi koji im omogućavaju da budu fleksibilni i skaliraju svoje poslovanje.

ERP rješenja su dizajnirana da nude fleksibilnost, prilagodljivost i skalabilnost za rast. Još važnije, jedna od prednosti sistema planiranja resursa u preduzeću je ta što vam može pružiti prednost u upravljanju svojim kupcima, partnerima i dobavljačima. Sa modernim ERP sistemom moći ćete lako da ispunite najnovije zahtkeve za izvještavanje. Na primjer, putem modula e-trgovine ERP sistema, vaši kupci će uživati u jednostavnijem iskustvu sa stvarima poput naručivanja putem interneta jednim klikom. Naručivanje vašeg snabdijevanja može biti pouzdano sa potpuno automatizovanom elektronskom razmjenom podataka (EDI), među ostalim pogodnostima.

3. ERP sistemi pojednostavljuju poslovne procese

Prilikom izbora i primjene ERP sistema, kompanije su prisiljene da razmotre – ili preispitaju – svoje poslovne procese i tokove rada. Savršena je prilika da procijenite šta ima smisla, šta funkcioniše, šta je važno i šta se može poboljšati. Pokretanjem ERP sistema, vaša organizacija može postići brzinu, efikasnost i tačnost u svom poslovanju. Jedna od blagodati korištenja ERP sistema je što sistem automatizacijom i integracijom povećava produktivnost vaše organizacije, istovremeno smanjujući vrijeme i troškove rada. Ostale prednosti uključuju i to što vam ERP sistem pomaže da udovoljite zahtjevima svojih poslovnih partnera i spoljnih zainteresovanih strana, te da vaše zaposlene može učiniti srećnim i produktivnim.

4. ERP sistemi pomažu u boljoj analizi podataka preduzeća

Pogodnosti planiranja resursa za preduzeća uključuju transformisanje načina na koji prikupljate i analizirate podatke iz cijelog vašeg preduzeća, pomažući timovima za podatke da brzo utvrde tačan uvid u cjelokupno vaše poslovanje. To rade na dva opšta načina:

1. Pristupite podacima iz jednog skladišta preko mnogih uređaja: ova rješenja omogućavaju zainteresovanim stranama da pristupe podacima više poslova iz jednog izvora, ali preko mnogih uređaja (uključujući telefone i tablete), nezavisno od lokacije. To omogućava efikasniju i tačniju analizu podataka nego kod podataka koji su smješteni u više sistema. Specijalisti za podatke mogu lakše da vode analize i efikasno prepoznaju poslovne trendove i potencijalne probleme.
2. Podaci u realnom vremenu: ERP nudi podatke u realnom vremenu o poslovnim procesima, resursima i radnom statusu. To znači da korisnici mogu biti sigurni da su informacije koje vide ažurne i relevantne, što često nije slučaj sa zastarjelim sistemima.

Štaviše, većina ERP sistema sada nudi naprednu funkcionalnost ili integraciju poslovne inteligencije (BI). Ovo može pomoći kompaniji da dobije još veću vrijednost iz svojih podataka – i stekne bolji uvid u posao.

Zašto je ova ERP funkcija bitna?

Mnoge kompanije imaju gomilu podataka koji su u vezi sa njihovim poslovanjem. Izvlačenje uvida iz vaših poslovnih podataka može biti izazovno i dugotrajno. Podaci mogu biti zastarjeli i samim tim nepouzdani, a često pokušavate da shvatite stotine skrivenih skupova podataka iz različitih oblasti vašeg poslovanja. Analiziranje podataka kompanije je izuzetno dragocjeno, jer vam pruža jedinstveni uvid koji nećete dobiti nigdje drugo, kao što su, na primjer, vaši najprometniji i najsporiji periodi prodaje.

5. Ispunjavanje očekivanja kupaca

Šta kupci očekuju od preduzeća?

Kupci imaju velika očekivanja, bilo da su individualni potrošači ili druge organizacije. Mnogi potrošači sada očekuju besprijekorno višekanalno iskustvo – na primjer, možda će željeti da pregledaju katalog proizvoda u prodavnici, izvrše online narudžbu, prime artikal u najbližoj maloprodajnoj prodavnici ili ga pošalju na popravku od kuće.

Kupci takođe očekuju da će dobiti konzistentnu uslugu, bez obzira sa kojim odjeljenjem vaše kompanije komuniciraju. Preduzeća treba da se pobrinu da njihovi različiti odjeli međusobno neometano komuniciraju, tako da u svakom trenutku svako odjeljenje ima relevantne informacije o kupcima na dohvat ruke i može efikasno da komunicira sa kupcem preko bilo kojeg kanala. Kako bi ispunile ova očekivanja, kompanije često vrše promjene, a da bi prilagodili svoje procese i ispunili ta očekivanja, preduzeća ulažu mnogo u tehnologiju.

Kako ERP softverska rješenja ispunjavaju ova očekivanja?

Jedna od prednosti implementacije ERP-a je što je to centralizovani alat za komunikaciju za sva odjeljenja. Pruža zaposlenima globalni pogled na svu komunikaciju sa kupcima, od prve tačke ugovora do najnovije. Dakle, kada se kupac javi da bi se riješio tehnički problem ili da bi kupio dodatne usluge, zaposleni na kraju na telefonu može brzo da pregleda prethodnu komunikaciju kupca sa preduzećem da bi vidio istoriju transakcija, preferencije, istoriju usluga i drugo. Krajnji rezultat je da zaposleni mogu pružiti efikasniju i personalizovaniju uslugu kako bi ispunili velika očekivanja kupaca.

Pronađite pravi ERP za svoju organizaciju

Većina organizacija shvatiće da je kupovina i primjena ERP softverskog sistema u cjelokupno poslovanje velika investicija. Međutim, ERP sistem pruža osnovnu infrastrukturu za upravljanje svim poslovnim procesima i koordinaciju ponude i potražnje. Kako kompanija raste, tako je posao prati i van granica država. Tako se i procesi i operativna složenost kompanije znatno povećavaju, što često zahtijeva zamjenu trenutnih poslovnih sistema. Mora se voditi računa da novi ERP sistem, ne obezbijedi samo podršku neposrednim zahtjevima organizacije, već uključuje i predvidive buduće zahtjeve, koji su rezultat očekivanog daljeg razvoja poslovanja, a sve u cilju postizanja većeg uspjeha na međunarodnom planu. Na taj način, investicija u ERP se isplaćuje, a kompanije postavljaju zdrave temelje budućem globalnom poslovanju. U suprotnom, kompanija rizikuje da takav sistem postane teret kompaniji, umjesto da ERP bude dragocjen alat za poslovno planiranje i upravljanje.