Nadogradite podatke, a ne samo softver

Često se u praksi srećemo sa korisnicima koji žele da unaprijede svoje poslovanje. Ipak, u tom procesu se često srećemo sa brojnim problemima, od kojih većina uopšte nije softverske prirode. Jedan od takvih problema ćemo obratiti ukratko u ovom blog članku. Naime, riječ je o veoma značajnom, praktično osnovnom, koraku prilikom unaprijeđenja: podaci i njihov kvalitet.

Podaci su ključ. Podaci su imovina kompanija. Podaci su osnov za informacije. Od kvaliteta podataka zavisi kvalitet informacija koje će kompanije dobijati iz informacionog sistema.

I često je kvalitet podataka na jako niskom nivou. Razlozi su mnogobrojni, a jedan od najčešćih je taj što se o podacima ne vodi računa. Podaci se ne posmatraju na isti način kao i druga imovina preduzeća.

Redovno servisiranje podataka

Primjera radi: ako kompanije ima vozni park, velika je vjerovatnoća da će se servisiranje obavljati redovno, da će vozači obraćati pažnju na sitnice tokom korištenja vozila i uredno javljati uočene nedostatke kao i da će o svakom provjerenom vozilu brinuti sa dužnom pažnjom. Jasno je poprilično zašto je to tako. Ako vozilo redovno održavate, duže će trajati i duže će donositi ekonomsku i bilo koju drugu korist kompaniji.

Zašto se ista logika na primjenjuje na podatke? Ili čak iako se primjenjuje to se čini ad-hoc, ili kad je baš frka.

Ako komercijalna vozila godišnje prelaze nekih 30-50k kilometara i ako je servisni interval za redovno održavanje postavljen na 15-20k kilometara, po logici stvari, minimum dva puta godišnje će se obaviti redovni servis i provjeriti stanje vozila.

Pitanje je koliko puta godišnje provjeravate stanje svojih podataka?

Iz iskustva možemo tvrditi da to skoro po pravilu nije niti jednom godišnje.

Prvi servis – implementacija ERP rješenja

Priča od maloprije važi za kompanije koje već imaju implementiran neki ERP sistem. Ili tako bar izgleda. Ali nije baš tako. Kakve god podatke u kompaniji da koristite, održavanje podataka je od značaja.

Zašto? Vrlo je jednostavno.

Svijet se mijenja, ali i sve se mijenja. Sjetimo se stare latinske «panta rei». Dakle, čak iako ste u nekom trenutku postavili osnovne podatke koje u kompaniji koristite njih treba održavati.

Recimo, a to važi nezavisno od sistema koji se koristi, u startu ste imali definisane osnovne podatke o kupcima: naziv, adresa, grad, telefon, kontakt osoba i sl. I to je neko vrijeme radilo ok. Zatim, zbog potreba izvještavanja, značajno vam je da dodate i region, kategoriju kupca, klasifikaciju, tip i sl. Vrlo je vjerovatno da te stvari niste u početku planirali. Ako imate sistem koji ovo već podržava situacija je dosta jednostavna, dodaćete te podatke u za to predviđena polja i nastaviti dalje. Ili još bolje, ako je vaš informacioni sistem integrisan sa nekom javno dostupnom bazom podataka, možda ove podatke može automatski povući iz te baze i osvježiti ih. Ipak, imajte na umu da nisu svi podaci dostupni iz javnih baza podataka.

A šta ako tih polja nema u informacionom sistemu? Razne opcije su u igri. Možete razmotriti cijenu nadogradnje informacionog sistema sa tim poljima ili ćete možda izvesti podatke u Excel, pa ćete ih tamo sređivati i analizirati. Da li ste u tom slučaju sigurni da će svi gledati isti Excel kada budete radili izvještavanje?

Šta možete uraditi kako biste nadogradili vaše podatke?

Koliko puta vam se dogodilo da pregledate listu dospijelih potraživanja i krenete da pozivate dužnike, kad vi tamo a ono kontakt telefon ne radi, osoba za plaćanje više nije u toj firmi, umjesto email adrese imate oznaku koja više liči na „specifični žanr“ nego na email i slično. I nama se to ponekad dešava. Budimo realni svima se to dešava. Ipak, postoje načini, koje sami primjenjujemo i koji mogu pomoći da se gore opisana situacija svede na minimum.

1. korak: Revidirajte postojeće podatke

Pregledajte podatke koje već imate. Klasifikujte ih, grupišite i definišite šta vam je sve potrebno. Provjerite da li su sva neophodna polja tu i da li su, što je važnije, popunjena.

Za svaku kategoriju definišite minimum zajedničkih podataka, a zatim definišite za svaku kategoriju specifičnosti. I da, to uradite u nekom formatu koji je lako čitljiv ljudima. Zatrebat će vam kasnije.

Ako vaš informacioni sistem ima mogućnost izvoza u Excel, onda vam ovaj posao može biti još lakši.

2. korak: Mapirajte podatke i uspostavite pravila

Kada izvršite reviziju postojećih podataka i definišete šta vam je sve od podataka potrebno, razmislite i o tome šta će vam možda biti potrebno u bližoj budućnosti. Zatim uspostavite pravila kako će se postojeći podaci proširivati, kako će se ažurirati i ko će biti zadužen da ove stvari prati. Još bolje, ako imate resursa raspodijelite zaduženja po grupama podataka. Primjera radi, komercijala prati podatke o postojećim i potencijalnim kupcima, finansije podatke o dobavljačima, kadrovsko o zaposlenima i sl.

3. korak: Nadogradite podatke

Kada ste sve ovo uradili, nadogradite podatke. Odnosno, popunite podatke koji nedostaju za svaku grupu podataka, ako je moguće, ako nije moguće to uraditi odmah, svakako je preporuka da uspostavite neku strategiju popunjavanja podataka u budućnosti i obavezno postavite rok. Razmislite opet kako ćete sve ovo primjeniti na podatke koji su vam potrebni ili će vam biti potrebni u budućnosti, a trenutno nisu dostupni ili nisu u informacionom sistemu.

4. korak: Provjerite podatke

Ako ste uradili sve do ovog koraka, uradite i ovaj korak. Provjerite podatke. Provjerite da li su podaci zaista podaci koji su vam potrebni, provjerite da li su adekvatno popunjeni i da li su mogu koristiti. Provjerite format podataka, integritet podataka, postojanje podatka i sl. Ovo posebno važi kada se koriste spoljni alati kao što je Excel. Tu se dosta često dešavaju greške formatiranja, pa umjesto brojeva dobijete tekst i sl. Ovo je obavezan korak i nikako ga ne bi trebalo preskočiti. Jedino tako ćete biti sigurni da podaci koje uvozite u vaš informacioni sistem, budu zaista i oni koje treba unijeti.

5. korak: Uspostavite proces upravljanja podacima

Sve gore opisane aktivnosti se mogu opisati i složiti u jedan dokument. Na taj način, će svako ko ubuduće bude imao potrebe da se bavi podacima (prilikom redovnog godišnjeg servisa podataka, npr.) moći da isprati i na pravi način obavi taj posao. Nije komplikovano, ali zahtjeva dosta razmišljanja i pripreme. Od klasifikacije podataka, definisanja obima i područja primjene podataka, pa sve do praćenje životnog ciklusa podataka. Na kraju, zašto biste trošili vrijeme svakom ponaosob objašnjavajući šta i kako treba da radi? Priručnik i uputstvo za rad su uvijek dobrodošli.

Pitanje koje se nameće prirodno jeste, a zašto ovo moram da radim, zar to sve nije u informacionom sistemu, poslovnom softveru, ERP-u? Vrlo jednostavno, nije. Ima podataka koji se nalaze i van ERP sistema u nekim pomoćnim alatima, na internetu, u mobilnim uređajima, laptop računarima i sl. Proces treba da obuhvati i upravljanje ovim podacima.

Na kraju, kako se potreba za podacima konstantno mijenja i prilagođava tekućem poslovanju, topla preporuka je da se ovaj proces uspostavi i dosljedno primjenjuje. Kako će ovaj proces izgledati zavisi od svake pojedinačne kompanije, a mi možemo pomoći stvarajući okvir za podatke kroz PANTHEON bazu podataka koja zaista nudi ogromne mogućnosti kada su šifarnici u pitanju.

Razmislite o tome da pored vašeg voznog parka i vaši poslovni podaci budu u odličnom, a ne samo „voznom“ stanju.

Data Scientist – Naučnik za podatke – pretvara podatke u profit?

Nije slučajno da se danas sve više i više čuje za neko zanimanje «naučnik za podatke». To svakako nije u ovom kontekstu u kom mi pišemo o podacima, ali jeste indikator koliko su danas podaci značajni za poslovanje. Na kraju krajeva, razmislite samo koliko je kompanija nastalo na internetu u poslednjih samo 10 godina koji ostvaruju ogromne prihode imajući kao imovinu samo podatke. Podaci su osnov za kvalitetne informacija, a kvalitetne informacije pomažu boljem odlučivanju, a bolje odlučivanje donosi poslovni rezultat. Pantheon moto je „Pretvorite podatke u dobit“.

Razmislite: kakvi su vam podaci, takva će vam biti i dobit, zar ne?